Налоговая запрашивает документы по контрагенту, а их нет: что делать
Коротко
Молчать нельзя: на требование отвечают в срок, а если документов нет — не позднее следующего рабочего дня после получения требования отправляют в инспекцию уведомление по форме, утверждённой приказом ФНС от 21.02.2024 № СД-7-2/148, с причинами отсутствия и предполагаемой датой, когда документы появятся.
Сколько дней даёт инспекция
Срок зависит от основания требования. При проверке самой компании — 10 рабочих дней (пункт 3 статьи 93 НК). По встречной проверке, когда запрашивают сведения о контрагенте, — 5 рабочих дней (статья 93.1 НК). Вне рамок проверок, когда инспекцию интересует конкретная сделка, — 10 рабочих дней (статья 93.1 НК).
Срок считают от даты получения требования. Если оно пришло по электронным каналам, датой получения будет день, указанный оператором электронного документооборота; бумажное требование вручают под подпись или направляют заказным письмом, и тогда отсчёт идёт от даты вручения.
Как ответить, если документов нет
- Если документов нет, сообщите об этом инспекции в срок исполнения требования: в течение пяти или десяти рабочих дней в зависимости от его основания.
- В уведомлении указать причины: документы не составлялись, утрачены, переданы другому органу или уже направлялись в инспекцию раньше.
- Назвать предполагаемую дату, когда документы будут готовы, если их можно восстановить: запрос поставщику, дубликат у перевозчика, выписка из банка.
- Приложить то, что есть на руках: договор, счёт, платёжное поручение, транспортные документы, переписку с контрагентом.
- Дальше направить документы, как только получите их, — уведомление не заменяет ответ, а фиксирует причину задержки.
Если документы были, но потерялись
Утрата не освобождает от ответа. В уведомлении пишут, какие документы утрачены, при каких обстоятельствах и что делается для восстановления: запрошен дубликат у контрагента, заказана выписка по счёту, поднят архив электронного документооборота.
Восстановленные документы направляют в инспекцию вместе с сопроводительным письмом, где указывают реквизиты требования и приложения. Хранить копии и электронные образы документов по сделкам — обязанность по закону о бухгалтерском учёте и Налоговому кодексу, поэтому архив стоит держать в порядке до истечения срока хранения.
Если запрос касается контрагента второго звена
Инспекция вправе запрашивать документы не только у прямого контрагента, но и по цепочке дальше. Десятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 19.02.2026 по делу № А41-71153/2025 признал такой запрос законным и оставил в силе штраф по статье 126 НК, пусть и сниженный до 25 рублей из-за смягчающих обстоятельств.
Практический вывод: отвечать нужно даже тогда, когда связь требования с проверкой не видна. Если документов по дальнему звену у компании нет и быть не может, об этом прямо и пишут в уведомлении: коммерческих отношений с этим лицом нет, документы не составлялись. Отказ отвечать сам по себе становится нарушением.
Если контрагент не прислал документы
Бывает, что товар получен, а подписанные документы поставщик так и не передал. Тогда в ответ на требование направляют пояснение: сделка состоялась, документы от контрагента не поступили, запрос ему направлен повторно. К пояснению прикладывают то, что подтверждает получение товара: транспортные документы перевозчика, акт приёмки, переписку.
Такое пояснение не снимает обязанности представить сами документы, когда они появятся, но показывает инспекции, что компания не уклоняется от ответа.
Частые вопросы
Можно ли просто не отвечать, если требование кажется необоснованным?
Нет. На требование нужно ответить в установленный срок. Если связь запрошенных документов с проверяемым лицом установить невозможно, требование можно оспорить.
Какие штрафы грозят за молчание?
За непредставление документов — 200 рублей за каждый непредставленный документ по пункту 1 статьи 126 НК. Если в требовании запрошены и документы, и информация, инспекция может применить сразу два штрафа: по пункту 2 статьи 126 НК и по статье 129.1 НК.
Что писать, если документов не было изначально?
Так и написать: документ не составлялся, поскольку сделка или операция не требовала его оформления. Указать, какие документы по этой сделке есть, и приложить их.
Нужно ли сообщать предполагаемую дату, если непонятно, когда документы появятся?
Указать реальный срок, в который компания рассчитывает восстановить документы. Если срок неизвестен, пишут, что документы запрошены у контрагента и будут направлены по мере получения, а затем действительно их направляют.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Ответ на требование — не единственная рутина в налоговой работе
Соберу ИИ-агента, который отвечает на требования и разбирает документы
Требования, пояснения, сверки с контрагентами повторяются из месяца в месяц и съедают время бухгалтера. Я собираю ИИ-агента под одну такую задачу: он читает входящее требование, находит нужные документы в учётной системе и готовит черновик ответа по вашему шаблону.
Агента подключаю к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы. Это для компаний, где одна и та же задача повторяется сотни раз в месяц.