Можно ли выдать трудовую книжку по доверенности другому лицу

Коротко

Да. В день увольнения книжку обязан получить сам работник, но закон не запрещает отдать её представителю по доверенности. Прямой нормы в Трудовом кодексе нет, поэтому действует гражданское правило о представительстве: доверенность оформляют у нотариуса, в ней отдельно прописывают право получить трудовую книжку, а в книге учёта движения трудовых книжек фиксируют реквизиты доверенности и данные того, кто расписался за книжку.

Что говорит закон

Статья 84.1 ТК требует выдать трудовую книжку в день прекращения договора и рассчитать работника по статье 140. Если в этот день человека на работе нет, работодатель направляет уведомление: явиться за книжкой или согласиться на отправку почтой. С даты отправки уведомления ответственность за задержку выдачи снимается.

Доверенность — третий путь. Трудовой кодекс о ней молчит, и работает статья 185 Гражданского кодекса: письменное полномочие совершать действия от имени доверителя. Получение трудовой книжки — действие, связанное с личным документом, поэтому простая письменная форма не подходит: нужна доверенность, удостоверенная нотариусом (пункты 2 и 4 статьи 185, статья 185.1 ГК).

Кто именно придёт за книжкой, значения не имеет: родственник, юрист, коллега. Отказать только потому, что человек не родственник, работодатель не вправе.

Что должно быть в доверенности

Паспортные данные доверителя и представителя, дата и место оформления.
Конкретное полномочие: получить трудовую книжку. Общая формулировка «представлять интересы» не годится — полномочие должно быть названо прямо.
Реквизиты работодателя, если они известны, — это снижает споры на проходной и в кадровой службе.
Подпись доверителя, удостоверенная нотариусом. Если человек не может подписать сам из-за болезни или физических ограничений, в его присутствии и в присутствии нотариуса подпись ставит рукоприкладчик, а причину указывают в тексте.
Срок действия. Если срок не указан, доверенность действует один год со дня совершения (статья 186 ГК).

Как выдать книжку и что записать

Сверьте доверенность с паспортом представителя: полномочие, данные, подпись нотариуса, срок. Снимите копию доверенности и подшейте её к личному делу работника — она подтвердит законность выдачи, если человек позже заявит, что книжку не получал.

В книге учёта движения трудовых книжек отметьте выдачу: реквизиты доверенности, фамилию и инициалы представителя. Расписывается в получении тот, кто фактически забрал книжку, — доверенное лицо, а не работник. Роструд допускает и развёрнутую запись вроде «выдана на руки на основании нотариальной доверенности такому-то представителю такого-то работника».

Если книжку забирает представитель, а сам работник в день увольнения на работе отсутствовал, уведомление по части 6 статьи 84.1 всё равно отправьте: так снимается риск спора о задержке. Уведомление и выдача по доверенности друг друга не исключают.

Три способа передать книжку

	Лично работнику	Представителю по доверенности	Почтой
Основание	ч. 4 ст. 84.1 ТК	ст. 185, 185.1 ГК	ч. 6 ст. 84.1 ТК
Что нужно	Явка работника	Нотариальная доверенность с правом получить книжку	Письменное согласие работника с адресом
Кто расписывается в книге учёта	Работник	Представитель	Отметка об отправке
Риск для работодателя	Низкий	Средний: проверьте полномочие и срок доверенности	Низкий при сохранённой описи и квитанции

Частые вопросы

Обязательно ли заверять доверенность у нотариуса?

Да, если книжку получает не сам работник. Получение трудовой книжки — распоряжение личным документом, и кадровая служба должна видеть нотариально удостоверенную доверенность или доверенность, приравненную к ней по статье 185.1 ГК РФ. Простая письменная доверенность не годится, даже если работник написал её при свидетелях.

Можно ли отдать книжку без доверенности, если пришла жена или мать работника?

Нет. Родство само по себе полномочий не даёт. Без нотариальной доверенности книжку не выдавайте: передайте её только работнику, отправьте почтой по его письменному согласию или дождитесь представителя с документом.

Что делать, если работник не может приехать и не может подписать доверенность?

Доверенность подписывает рукоприкладчик в присутствии работника и нотариуса, причина указывается в тексте. Так оформляют доверенность для человека, который из-за болезни или физических ограничений не держит ручку.

Что будет, если выдать книжку без доверенности?

Работник сможет заявить, что книжку он не получал, и потребовать средний заработок за задержку выдачи. Спор решает суд, и отсутствие документа о полномочиях представителя играет против работодателя.

Нужно ли указывать доверенность в самой трудовой книжке?

Нет. В трудовой книжке фиксируют сведения о работе и увольнении, а не о том, кто её забрал. Данные доверенности и представителя идут в книгу учёта движения трудовых книжек и в личное дело.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Кадровые документы не должны держаться на памяти одного человека

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Уведомления, отметки в книге учёта, ответы на одни и те же вопросы сотрудников — это часы кадровой службы, которые уходят на повторяющиеся действия. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»