Выдача трудовой книжки родственникам умершего сотрудника

Коротко

Выдача трудовой книжки родственникам умершего сотрудника — это передача бумажной трудовой книжки члену семьи или родственнику после внесения записи о прекращении трудового договора по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. Порядок задаёт пункт 38 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н: книжку выдают на руки члену семьи под расписку после предъявления свидетельства о смерти либо высылают по почте по письменному заявлению родственника.

Что происходит с трудовой книжкой после смерти работника

Смерть работника прекращает трудовой договор по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. Дата прекращения — дата смерти, она указана в свидетельстве. До выдачи книжки родственникам в неё вносят запись о прекращении договора со ссылкой на этот пункт.

Дальше книжка не остаётся в отделе кадров навсегда: пункт 38 Порядка № 320н требует выдать её члену семьи, который обратился и предъявил свидетельство о смерти, под расписку. Если родственник просит отправить почтой, книжку высылают по письменному заявлению.

Как выдать трудовую книжку родственникам умершего работника

Внесите в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
Попросите родственника предъявить свидетельство о смерти и документ, подтверждающий родство, — например, свидетельство о браке.
Если книжку забирают лично, возьмите расписку в получении. В книге учёта движения трудовых книжек сделайте отметку о выдаче и попросите получателя расписаться.
Если родственник хочет получить книжку по почте, возьмите письменное заявление с адресом. Отправьте книжку и отметьте в книге учёта «Отправлена по почте» с датой отправки.
Когда придёт почтовое уведомление с подписью получателя, занесите дату фактического получения и реквизиты квитанции в книгу учёта.
В личной карточке Т-2 в разделе «Основание прекращения трудового договора» укажите пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ и реквизиты свидетельства о смерти; в графе «Подпись» поставьте отметку, что работник её не подписывает в связи со смертью.

Какие документы подтверждают право получить книжку

Пункт 38 Порядка № 320н говорит о члене семьи, предъявившем свидетельство о смерти. На практике отдел кадров просит ещё и документ о родстве: свидетельство о браке, о рождении, документ об усыновлении. Это защищает работодателя от выдачи книжки постороннему человеку.

Если родственник действует по доверенности, проверьте саму доверенность и паспорт представителя. Доверенность остаётся в деле вместе с распиской или заявлением.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель сам сообщать родственникам о том, что книжка готова?

Нет. Пункт 43 Порядка № 320н говорит только о хранении невостребованной книжки до обращения. Обязанность уведомлять работника по статье 84.1 ТК РФ относится к самому работнику, а его уже нет. Сообщить родственникам — добрая воля работодателя, а не требование закона.

Можно ли отправить книжку почтой без заявления?

Нет. Пункт 38 Порядка № 320н допускает пересылку только по письменному заявлению одного из родственников. В заявлении указывают адрес получателя и способ доставки.

В какой срок нужно отправить книжку после заявления?

Отдельного срока для случая смерти в Порядке № 320н нет. По аналогии со статьёй 84.1 ТК РФ книжку направляют не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления. Этот срок применяют и к пересылке.

Что делать, если никто из родственников не обращается?

Оставьте книжку на хранении у работодателя до востребования — так предписывает пункт 43 Порядка № 320н. Уничтожать или выбрасывать её нельзя.

Выдадут ли родственникам дубликат, если книжка потеряна?

Нет. Дубликат оформляют только по заявлению самого работника. После смерти работника родственникам можно выдать заверенные копии приказов о приёме и увольнении или справку о работе в организации.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держать бизнес

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Оформление книжек, журналы учёта, карточки Т-2 — это часы работы отдела кадров, которые часто можно сократить. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»