Кем утверждается акт приёмки товаров

Коротко

Акт приёмки товаров, работ, услуг по форме 0510452 подписывает сотрудник, который фактически принял товар, а утверждает руководитель учреждения-заказчика. Если создана приёмочная комиссия, документ подписывают все её члены, а утверждает его заказчик. Такой порядок задаёт приказ Минфина от 15.04.2021 № 61н, а с 1 января 2026 года действует форма в редакции приказа Минфина от 30.09.2024 № 144н.

Кто подписывает, а кто утверждает

В акте две разные роли. Подпись подтверждает, что человек своими глазами проверил поставку: количество, качество, комплектность. Утверждение — решение заказчика принять товар и оплатить его. Поэтому подписант и утверждающий — разные люди, и путать их нельзя.

Подписывает акт сотрудник, отвечающий за приёмку. Утверждает руководитель учреждения-заказчика. Если получатель товара не является заказчиком по контракту, акт дополнительно подписывает уполномоченное лицо заказчика.

Обратный порядок не работает: отправить акт поставщику на подпись после того, как его утвердил руководитель, нельзя — это противоречит приказу № 61н, на что указало письмо Минфина от 14.03.2024 № 02-06-09/23030.

Кто ставит подписи в разделе 3

Сотрудник, отвечающий за приёмку, — электронная подпись.
Уполномоченный сотрудник заказчика — усиленная квалифицированная электронная подпись.
Председатель приёмочной комиссии — усиленная квалифицированная электронная подпись.
Члены комиссии — электронная подпись.
Руководитель учреждения-заказчика — усиленная квалифицированная электронная подпись: это и есть утверждение.
Представитель поставщика или незаинтересованной организации — только если лично участвовал в приёмке.

Если создана приёмочная комиссия

Комиссию по приёмке заказчик вправе создать по статье 94 Закона № 44-ФЗ, и в ней не меньше пяти человек. Обязанности собирать комиссию нет: это право заказчика.

Когда комиссия есть, документ о приёмке подписывают все её члены, а утверждает заказчик — так прямо сказано в части 7 статьи 94. Член комиссии, который не согласен с приёмкой, излагает причины отказа письменно: этот документ становится основой для мотивированного отказа от приёмки.

Подпись поставщика и приёмка без него

Представитель поставщика подписывает акт, только если участвовал в приёмке лично. Свою подпись он ставит электронной подписью в рамках электронного взаимодействия; если технической возможности нет, расписывается собственноручно на бумажной копии электронного акта.

Бывает, что договор не предусматривает участия поставщика в приёмке. Тогда акт утверждают без его подписи и направляют ему скан-копию — чтобы подтвердить, что у принимающей стороны возникла обязанность оплатить товар.

Если поставщик в приёмке не участвовал, а при поступлении нашли расхождения по количеству, качеству или ассортименту, приёмку проводят по обычаям делового оборота.

Когда акт по форме 0510452 не нужен

Если сведения о контракте размещены в реестре контрактов единой информационной системы, отдельный акт по форме 0510452 не требуется. Это подтверждает письмо Минфина от 29.11.2024 № 02-06-06/120312.

Форму применяют заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ, которые проводят приёмку вне единой информационной системы. С 1 января 2026 года они обязаны использовать редакцию приказа Минфина № 144н.

Частые вопросы

Может ли руководитель сам подписать акт вместо сотрудника по приёмке?

Руководитель утверждает акт, а подписывает его сотрудник, принявший товар. Если приёмку вёл сам руководитель, он совмещает обе роли, но в акте это разные подписи.

Обязателен ли представитель поставщика при приёмке?

Только если это условие записано в договоре или контракте. Без такого условия акт утверждают без подписи поставщика и направляют ему скан-копию.

Что делать, если часть комиссии против приёмки?

Несогласные члены комиссии составляют документ с причинами отказа. На его основе заказчик направляет поставщику мотивированный отказ от приёмки.

Нужен ли акт, если контракт есть в реестре контрактов?

Нет. При размещении сведений о контракте в реестре контрактов единой информационной системы акт по форме 0510452 не оформляют.

Кто заполняет сам бланк?

Член приёмочной комиссии или другой уполномоченный сотрудник учреждения. Заполняют на основании документов, которыми поставщик подтвердил поставку.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Бумаги не должны тормозить деньги

Соберу ИИ-агента, который проверяет документы за вас

Акт приёмки, счёт, накладная, спецификация — сверять их руками каждый раз дорого. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает документы, сверяет суммы и реквизиты с заказом и показывает расхождения до подписи.

Подключаю агента к вашей CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне ваших настоящих документов. Это для компаний, где одна и та же проверка повторяется сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»