Какие документы нужны для подтверждения расходов при УСН доходы минус расходы

Коротко

Расход при УСН «доходы минус расходы» принимают, если он оплачен и подтверждён документами, а его вид разрешён статьёй 346.16 Налогового кодекса. С 01.01.2026 перечень расходов открыт: подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 разрешает иные расходы по правилам главы 25 НК, и условия признания затрат при этом сохраняются. Документальное подтверждение — требование пункта 1 статьи 252: бумаги оформлены по закону и из них видно, что расход понесён. Специальных форм первички для УСН нет, поэтому берут обычные документы общего режима и записывают операции в книгу учёта доходов и расходов по статье 346.24.

Что считается подтверждением расхода

Пункт 1 статьи 252 НК называет документально подтверждёнными затраты, которые подтверждены документами, оформленными по законодательству, и из которых видно, что расход действительно понесён. Для УСН это правило действует через пункт 2 статьи 346.16: без документа расход в базу не идёт.

Своих бланков для упрощенцев не придумали. Подходят документы общего режима: договоры, акты приёмки-передачи, товарные накладные, платёжные поручения и кассовые чеки. При покупке за наличные подтверждают чек контрольно-кассовой техники, а если продавец не обязан его выдавать — товарный чек, квитанция или другой документ о приёме денег, оформленный продавцом.

С 2026 года к привычному перечню добавились иные расходы по подпункту 45 пункта 1 статьи 346.16, которые признают по правилам главы 25 НК. Документы нужны те же: подтвердить, что затрата реальна и оформлена по закону.

Какие документы держать по каждому расходу

Договор или счёт с реквизитами сторон — показывает, за что платили.
Платёжное поручение, кассовый чек, квитанция или расписка — подтверждают оплату.
Акт выполненных работ, акт приёмки-передачи, товарная накладная или универсальный передаточный документ — подтверждают, что товар или услугу получили.
Документы на доставку, хранение и возврат, если расход связан с товаром.
Книга учёта доходов и расходов — в неё записывают операцию на основании первички, позиционным способом, без двойной записи (пункт 1.1 Порядка, приказ Минфина от 22.10.2012 № 135н).

Входит ли в расходы по УСН налог по УСН

Нет. Единый налог при УСН — это налог, которым облагают результат деятельности, и в перечне расходов статьи 346.16 его нет. Открытый перечень иных расходов по подпункту 45 пункта 1 статьи 346.16 этого не меняет: сам налог по УСН уплаченная сумма базу не уменьшает.

Не путать с другими налогами: в перечне статьи 346.16 отдельные налоги и сборы, которые платят по закону, стоят как самостоятельный вид расхода. Условие одно — налог должен быть оплачен. По каждому такому платежу держите платёжку и декларацию или расчёт, из которого видна начисленная сумма.

Уплата налога по УСН входит в расходы или нет — ответ короткий: нет, не входит ни в годовой расчёт, ни в авансы.

Как хранить и что проверяют

Документы хранят столько, сколько нужно для проверки: книга учёта и первичка должны быть под рукой у налоговой. Сроки хранения бумаг для налогового учёта задаёт статья 23 НК, для бухгалтерских — закон о бухгалтерском учёте.

На проверке смотрят цепочку: договор — оплата — получение. Если из документов не видно, что расход понесён именно на бизнес, или в бумагах нет обязательных реквизитов, инспекция снимет сумму из базы и доначислит налог.

Отдельно следят за расходами на товары: их списывают по мере реализации, поэтому нужны и документы на покупку, и документы на продажу.

Частые вопросы

Подойдёт ли чек без товарного чека?

Да, если из чека видно, что куплено. Когда в чеке только сумма, просите у продавца товарный чек или другой документ с наименованием товара.

Нужен ли кассовый чек при оплате с расчётного счёта?

Платёжное поручение подтверждает оплату, но не заменяет документ о получении товара или услуги. Держите и платёжку, и акт либо накладную.

Можно ли подтвердить расход только выпиской по счёту?

Выписка показывает движение денег, но не показывает, за что заплатили. Нужен договор или счёт и документ о получении.

Входит ли налог по УСН в расходы следующего года?

Нет. Уплата единого налога при УСН базу не уменьшает ни в том году, когда заплатили, ни позже.

Какие документы нужны для иных расходов по открытому перечню?

Те же, что и для остальных: договор, платёжка и документ о получении. Плюс подтверждение, что затрата отвечает правилам главы 25 НК.

Что делать, если документ потерялся?

Запросите дубликат у продавца: акт, накладную или чек. Без документа расход из базы убирают.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Платёжный календарь: как увидеть кассовый разрыв до нехватки денег

Расходы видно в цифрах, а не в папке с документами

Соберу юнит-экономику и финансовую модель бизнеса

Когда расходы подтверждены, следующий вопрос — сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре, клиенте и канале после себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов. Я считаю это по каждой позиции и показываю точку безубыточности.

По финансовой модели видно, что будет с деньгами при каждом решении: поднять цену, добавить канал, нанять человека. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»