Какие документы необходимы для заключения договора поставки

Коротко

Договор поставки — это договор, по которому поставщик передаёт покупателю товар в согласованный срок, а покупатель его принимает и оплачивает. Заключить его можно одним документом или обменом документами: заявкой, счётом, спецификацией. Комплект делится на три части — то, что фиксирует сделку, то, что подтверждает стороны и их полномочия, и то, что сопровождает товар.

Три группы документов

Первая группа отвечает на вопрос «о чём договорились»: сам договор, спецификация с наименованием, количеством, ценой и сроками, график поставок, заявки. Договор, спецификация, график поставок и заявки фиксируют, о чём договорились стороны. Наименование и количество товара можно согласовать в самом договоре или в других документах сделки.

Вторая группа отвечает на вопрос «кто подписывает и чем отвечает»: карточка контрагента с реквизитами, документ о полномочиях подписанта, устав в нужных случаях. Третья группа — товарные и сопроводительные документы: счёт, накладная или универсальный передаточный документ, сертификаты и декларации, если товар подлежит обязательному подтверждению соответствия, транспортные документы.

По статье 432 Гражданского кодекса договор считается заключённым, когда стороны согласовали все существенные условия. Для поставки прежде всего согласуют предмет: какой товар и в каком количестве поставляют. Срок поставки лучше указать отдельно; если договор не позволяет его определить, применяют правила статьи 314 ГК РФ. Нужно также согласовать условия, которые одна из сторон заявила как необходимые. Всё остальное — цена, порядок оплаты, доставка, ответственность — стороны определяют сами.

Что подготовить до подписания

Договор поставки в двух экземплярах: предмет, сроки, цена и порядок расчётов, приёмка по количеству и качеству, ответственность, подсудность споров.
Спецификация или приложение с номенклатурой: наименование, единица измерения, количество, цена за единицу и общая сумма, срок отгрузки по каждой позиции.
Карточка контрагента: полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, банковские реквизиты; для предпринимателя — ИНН, ОГРНИП и реквизиты счёта.
Документ о полномочиях подписанта: для директора — решение или протокол о назначении, для представителя по доверенности — сама доверенность с правом подписи договоров.
Копия устава, если договором или внутренними правилами покупателя предусмотрена такая проверка.
Счёт на предоплату, если договор предусматривает аванс.
Согласованный образец товарного документа: товарная накладная или универсальный передаточный документ, с печатями и подписями сторон.
Сертификат соответствия или декларация о соответствии для товаров, которые подлежат обязательному подтверждению соответствия.
Транспортная накладная и доверенность на получение груза, если доставку оформляют отдельно от договора.

Как проверить контрагента и подписанта

Полномочия директора подтверждает запись в ЕГРЮЛ и решение о назначении. У представителя проверяют доверенность: в ней должно быть прямо названо право заключать договоры поставки и подписывать товарные документы. Доверенность от организации подписывает руководитель или лицо, уполномоченное законом и учредительными документами, — пункт 4 статьи 185.1 Гражданского кодекса.

Если сделку согласовывали письмами и счетами, сохраняйте переписку: при споре она подтверждает, о каких условиях договорились. Счёт, оплаченный покупателем, и отгрузка по нему работают как оферта и акцепт — договор считается заключённым на условиях счёта.

Что обязательно, а что зависит от сделки

Документ	Когда нужен	Что подтверждает
Договор поставки	Всегда, хотя бы в виде счёта и переписки	Условия сделки
Спецификация	Если товаров несколько или поставка идёт партиями	Номенклатуру, количество, цены, сроки
Карточка контрагента	Всегда	Реквизиты и идентификацию сторон
Доверенность представителя	Если подписывает не директор	Полномочия подписанта
Сертификат или декларация	Если товар подлежит обязательному подтверждению соответствия	Соответствие товара требованиям
Товарная накладная или УПД	При каждой отгрузке	Передачу товара и его стоимость
Транспортная накладная	Если товар везут перевозчиком	Перевозку и получение груза

Частые вопросы

Можно ли заключить договор поставки без бумажного договора?

Да. Договор заключают обменом документами: покупатель отправляет заявку, поставщик выставляет счёт, покупатель его оплачивает. Условия тогда берут из счёта и переписки, поэтому в счёте важно точно указать товар, количество, цену и срок отгрузки.

Нужна ли печать на договоре?

Общего требования о печати на договоре нет. Достаточно подписей уполномоченных лиц; печать ставят, если она есть у организации и стороны о ней договорились.

Какие документы нужны, если поставщик — индивидуальный предприниматель?

Вместо устава и решения о назначении — свидетельство о регистрации и ИНН, вместо должности руководителя — сам предприниматель как подписант. Доверенность нужна, если за него подписывает другой человек.

Что проверить в спецификации?

Наименование товара с артикулом, единицу измерения, количество, цену за единицу, общую сумму, срок и порядок отгрузки. Расхождение между договором и спецификацией по этим пунктам — частая причина спора о том, что именно поставили.

Обязательно ли прикладывать сертификаты к договору?

Сам договор этого не требует. Но если товар подлежит обязательному подтверждению соответствия, документ о соответствии нужен при передаче: без него покупатель вправе не принять товар, а продажа без такого документа незаконна.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы сделки — не повод тормозить поставку

Соберу ИИ-агента, который проверит комплект документов

Договор, спецификация, карточка контрагента, счёт, УПД — по каждой поставке набор один и тот же, а сверяют его вручную. Я собираю ИИ-агента, который разбирает входящие документы, сверяет реквизиты и номенклатуру с договором и отмечает, чего не хватает.

Агент подключается к почте, CRM и 1С и работает на ваших реальных поставках: проверяем на сотне случаев из вашей практики, прежде чем отдавать ему поток. Это для компаний, где поставки идут десятками в месяц и каждая сделка обрастает бумагами.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»