Какие документы должен предоставить агент принципалу по агентскому договору

Коротко

Главный документ — отчёт агента: статья 1008 ГК обязывает агента представлять его в порядке и сроки из договора, а если сроков там нет — по мере исполнения договора или по его окончании. К отчёту прикладывают доказательства расходов, сделанных за счёт принципала, если договор не говорит иначе. Счёт-фактуру агент выставляет на своё вознаграждение, а счета-фактуры поставщиков перевыставляет принципалу.

Отчёт агента — основание для расчётов

Статья 1008 ГК устроена просто: агент отчитывается перед принципалом. Порядок и сроки отчёта задаёт договор. Если в договоре об этом ни слова, отчёт подают по мере исполнения поручения либо когда договор заканчивается.

Отчёт фиксирует, что агент сделал, какие суммы прошли через него и сколько составляет вознаграждение. Для принципала это документ, по которому он принимает работу и подтверждает расходы в бухгалтерском и налоговом учёте. Поэтому в отчёте перечисляют каждую операцию: с кем заключили сделку, на какую сумму, какое вознаграждение начислено.

Что агент передаёт принципалу

Отчёт агента за период: перечень сделок и действий, суммы, вознаграждение агента, подпись.
Доказательства расходов, произведённых за счёт принципала: платёжные документы, накладные, акты, договоры с третьими лицами. По статье 1008 ГК они прилагаются к отчёту, если договор не освободил агента от этого.
Счёт-фактуру на агентское вознаграждение, если агент плательщик НДС.
Счёт-фактуру поставщика, перевыставленную принципалу, когда агент покупал от своего имени за счёт принципала.
Первичные документы по передаче товара или результата: накладные, акты приёма-передачи.
Акт об оказании агентских услуг, если стороны оформляют его отдельно от отчёта.

Счёт-фактура агента по агентскому договору: пример и два разных документа

В цепочке с НДС у агента бывает две счет-фактуры, и путать их нельзя. Первая — на собственное вознаграждение: агент продаёт принципалу услугу и оформляет её как обычную реализацию, если работает с НДС. Вторая — счёт-фактура поставщика, которую агент получил при закупке от своего имени, а затем перевыставляет принципалу.

Пример по вознаграждению: агент нашёл покупателя на товар принципала, сделка прошла на 500 000 ₽, вознаграждение по договору — 5 %, то есть 25 000 ₽. В счёте-фактуре агента на вознаграждение стоят услуги на 25 000 ₽, НДС по действующей ставке сверху и данные агента как продавца, а принципал — покупатель.

Пример перевыставления: агент купил для принципала оборудование у поставщика на 200 000 ₽ и получил от поставщика счёт-фактуру. Принципалу он передаёт этот документ с данными поставщика и показателями из него, а своё вознаграждение за закупку оформляет отдельной счет-фактурой. Так принципал принимает входной НДС по оборудованию, а НДС на вознаграждение идёт по услуге агента.

Когда агент действует от имени принципала, счёт-фактуру поставщику и принципалу выставляет сам поставщик, а агент передаёт документы по сделке. Вид договора — от чьего имени работает агент — определяет, кто оформляет счёт-фактуру на товар.

Сроки и возражения принципала

Принципал, у которого есть замечания к отчёту, сообщает о них агенту в течение тридцати дней со дня получения отчёта, если стороны не договорились о другом сроке. Если возражений нет, отчёт считается принятым — это прямая норма пункта 3 статьи 1008 ГК.

Срок стоит прописать в договоре под свой документооборот: при ежемесячных отчётах удобно принимать их до определённого числа, чтобы бухгалтерия успевала провести расходы. Молчание принципала в срок означает согласие, и оспорить принятый отчёт потом сложнее.

Частые вопросы

Обязан ли агент отдавать принципалу копии документов поставщиков?

Если расходы сделаны за счёт принципала, к отчёту прилагают необходимые доказательства этих расходов — так требует статья 1008 ГК, пока договор не предусматривает иное. Копии счетов-фактур, накладных и актов поставщика подтверждают, что агент потратил деньги принципала именно на порученное.

Что делать, если в договоре про отчёт ничего не сказано?

Отчёт подают по мере исполнения договора либо по его окончании. На практике это неудобно обеим сторонам: непонятно, когда принципал должен принять отчёт и с какого дня считать тридцать дней на возражения. Условие о сроке отчёта стоит дописать в договор.

Нужен ли отдельный акт, если есть отчёт агента?

Закон отдельного акта не требует: отчёт с приложениями и есть документ, подтверждающий исполнение. Акт об оказании услуг оформляют, если так записано в договоре или если он нужен бухгалтерии для учёта вознаграждения отдельной строкой.

В какой форме агент выставляет счёт-фактуру на вознаграждение?

В обычном порядке, как на любую реализацию услуг: если агент плательщик НДС, он оформляет счёт-фактуру на сумму своего вознаграждения. Универсальный передаточный документ может заменить и акт, и счёт-фактуру одновременно.

Можно ли объединить отчёт агента и счёт-фактуру в одном документе?

Можно оформить универсальный передаточный документ и использовать его как отчёт агента — так делают в перевозках и закупках. Главное, чтобы в документе были и перечень действий агента, и сумма вознаграждения, и данные для вычета НДС.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы агента собираются сами

Соберу ИИ-агента, который готовит отчёт и документы за человека

Когда агентских сделок десятки в месяц, отчёт и приложения к нему собирают вручную, и часть документов теряется. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает заявки, сверяет документы и готовит сводку по сделкам к отчёту.

Подключаю его к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне ваших настоящих случаев. Это для компаний, где одна и та же операция повторяется сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»