Какой документ в сфере трудовых отношений не подлежит переносу в электронный документооборот

Коротко

Электронный документооборот в трудовых отношениях — это создание, подписание, использование и хранение документов в электронном виде с электронной подписью. Закон разрешает перевести так почти все кадровые документы, но прямо оставляет на бумаге те, с которыми работник знакомится под подпись при приёме на работу и при увольнении.

Что говорит закон

Статья 22.1 Трудового кодекса задаёт правила электронного документооборота в трудовых отношениях: работодатель создаёт документы в электронном виде, подписывает их электронной подписью и знакомит с ними работника тоже в электронном виде.

Статья 22.2 разрешает переводить в электронный вид документы, связанные с работой: заявления, уведомления, приказы, соглашения, объяснения и другие. Но есть исключение — к кадровому ЭДО по статьям 22.1–22.3 ТК РФ не относятся трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие инструктажи по охране труда. Ознакомление с документами при приёме может проходить электронно.

Поэтому ответ на вопрос теста простой: в числе исключений — приказ об увольнении и документы, подтверждающие инструктажи по охране труда. Трудовой договор и документы приёма могут оформляться в кадровом ЭДО по правилам Трудового кодекса.

Какой документ в сфере трудовых отношений не подлежит переносу в ЭДО: короткий ответ

Если нужен ответ одной строкой для теста или для коллеги, скажите так: к кадровому ЭДО по статьям 22.1–22.3 ТК РФ не относятся трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае по установленной форме, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Это правило Трудового кодекса, и оно одинаково для любой компании.

Трудовой договор и документы приёма могут оформляться электронно. Приказ об увольнении исключён из кадрового ЭДО по статье 22.1. Порядок ЭДО закрепляют локальным актом; согласие работника получают в случаях, предусмотренных статьёй 22.2.

Какие документы можно перевести в электронный вид

Заявления работника: на отпуск, на перевод, на увольнение по собственному желанию.
Уведомления: об изменении условий трудового договора, о сокращении, о простое.
Приказы по личному составу, включая приказ о приёме; приказ об увольнении исключён из кадрового ЭДО по статье 22.1 ТК РФ.
Соглашения об изменении условий трудового договора и о расторжении.
Объяснительные записки и акты, связанные с дисциплинарными процедурами.
Табели учёта рабочего времени, графики отпусков, расчётные листки.

Почему именно эти документы остаются на бумаге

Закон отдельно перечисляет документы, на которые правила кадрового ЭДО не распространяются. Среди них — приказ об увольнении и документы, подтверждающие инструктажи по охране труда.

Это не значит, что весь кадровый учёт должен остаться бумажным. Работодатель может вести кадровый ЭДО по документам, которые не исключены статьёй 22.1 ТК РФ, в том числе по трудовому договору и документам приёма.

Порядок перехода на электронный документооборот работодатель закрепляет локальным нормативным актом — обычно это положение об электронном документообороте. В нём перечисляют, какие документы ведутся электронно, какие подписываются какой электронной подписью и как работник получает к ним доступ.

Частые вопросы

Можно ли перевести в электронный вид трудовую книжку?

Бумажную трудовую книжку в электронный вид не переносят. Если работник выбрал электронную трудовую книжку, сведения о его работе работодатель передаёт в Социальный фонд, а бумажную книжку ему выдают на руки. Подробности — в статье 66.1 Трудового кодекса.

Нужно ли согласие работника на электронный документооборот?

Обычно переход на взаимодействие через кадровый ЭДО требует письменного согласия. Оно не требуется от работников, принятых после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату не было трудового стажа.

Чем подписывают электронные кадровые документы?

Электронной подписью. Её вид зависит от документа и от того, кто его подписывает — работодатель или работник. Конкретные виды подписей установлены статьёй 22.3 Трудового кодекса.

Что будет, если перевести в электронный вид документ, который должен остаться на бумаге?

Порядок зависит от документа: статья 22.1 ТК РФ исключает из кадрового ЭДО, например, приказ об увольнении и документы, подтверждающие инструктажи по охране труда. Для каждого из них нужно соблюдать установленный порядок оформления.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Бумажный кадровый учёт съедает время

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Кадровые документы, ответы на одни и те же вопросы сотрудников, карточки в CRM — всё это забирает часы у людей. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»