Как заверить копию приказа о приеме на работу

Коротко

Заверить копию приказа о приёме — значит снять с него копию и подтвердить её подлинность надписью «Копия верна» или «Верно» с должностью, личной подписью и её расшифровкой. Право заверять есть у директора и у работников, которым он его передал приказом или доверенностью. Сотрудник вправе получить заверенную копию приказа о приёме: это документ, связанный с его работой.

Кто вправе заверить копию

Заверяет копию директор либо работник, которому это право передано: главный бухгалтер, кадровик, секретарь, специалист по документационному обеспечению. Передают право приказом за подписью руководителя или доверенностью; в действующую доверенность добавляют пункт о визировании копий документов для сотрудников и госорганов.

Индивидуальный предприниматель заверяет сам или передаёт право работнику фирмы приказом. Без такого приказа или доверенности подпись сотрудника на копии юридической силы не даёт.

Какие реквизиты поставить на копии

Штамп или надпись «Копия верна» либо «Верно» — годятся оба варианта.
Должность того, кто заверяет, — по приказу или доверенности.
Личная подпись; факсимиле не допускается.
Расшифровка подписи: фамилия и инициалы.
Дата заверения.
Если копия идёт в другую организацию — отметка о месте хранения оригинала.

Порядок

Снимите копию с подлинника приказа. Проверьте, что на копии читаются все листы и подписи. Поставьте надпись о заверении в месте, свободном от текста, чаще всего ниже подписи или на обороте последнего листа.

Каждый лист многостраничного документа заверяют отдельно, а на сшивке ставят подпись и печать. Один приказ о приёме обычно занимает один лист, и надписи на нём достаточно.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель выдать копию приказа о приёме?

Да, если сотрудник её запросил. Заверенные копии документов, связанных с работой, выдают по письменному заявлению не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления — статья 62 Трудового кодекса.

Нужна ли печать организации?

Печать на копии ставят, если она у организации есть: с 2015 года общество с ограниченной ответственностью вправе работать без печати. Сама надпись «Копия верна», должность, подпись и расшифровка обязательны и без печати.

Можно ли поставить факсимиле?

Нет. На копии должна стоять личная подпись того, кто заверяет.

Что делать, если кадровик в отпуске?

Копию заверяет директор или другой работник, которому право передано приказом или доверенностью. Заверять копию может только тот, у кого есть такое право.

Можно ли заверить электронную копию приказа?

Электронную копию, снятую с бумажного приказа, заверяют так же — надписью с подписью ответственного. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, в дополнительном заверении не нуждается.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Бумаги на сотрудника не должны держать кадровика в рутине

Соберу ИИ-агента, который готовит кадровые документы

Приказы, заявления и копии повторяются с каждым новым сотрудником. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он готовит документ по шаблону, сверяет данные из CRM и 1С и отдаёт на подпись.

Проверяю агента на сотне настоящих случаев из вашей работы. Это для компаний, где одна и та же бумага оформляется десятки раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»