Как вести реестр договоров

Реестр отвечает на четыре вопроса по каждой сделке: с кем заключён договор, на какую сумму, до какой даты действует и кто в компании за него отвечает. Этого хватает, чтобы не потерять платёж, не пропустить срок и не искать бумагу по всему офису.

Реестр отличается от журнала регистрации. Журнал фиксирует сам факт: присвоил номер, поставил дату, отметил ответственного. Реестр идёт дальше и показывает исполнение — сколько оплачено, что поставлено, есть ли дополнительные соглашения. В небольшой компании хватает журнала; когда договоров сотни и в работе участвуют разные отделы, без реестра начинается путаница с версиями документов.

Регистрация договора в реестре не влияет на его юридическую силу: договор считается заключённым в момент получения акцепта. Реестр — инструмент контроля, а не условие действительности сделки.

Главная причина, по которой реестр разваливается, — свободный ввод. «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО» превращаются в двух разных контрагентов, и фильтр по поставщику показывает половину сделок. Поэтому контрагентов, виды договоров и ответственных выносят на отдельные листы и подключают к столбцам через проверку данных со списком.

Статусы тоже фиксируют закрытым перечнем. Свободный текст в этом столбце ломает сводные отчёты: «исполнен» и «Исполнен» Excel посчитает разными значениями.

Реестр договоров сам по себе не показывает, когда платить. Рабочая схема — два листа: на первом карточки договоров, на втором реестр платежей. В реестре платежей вводят номер договора, и контрагент, предмет и общая сумма подтягиваются формулой.

Если по договору платят частями, каждый этап вносят отдельной строкой с тем же номером договора и своей датой. Тогда сумма частичных оплат сходится с общей суммой по договору, а фильтр по дате показывает, что платить на этой неделе.

В примечаниях к платежу фиксируют то, что важно при оплате: размер пеней по договору, нужно ли отправить контрагенту копию платёжного поручения, причину переноса даты.

Заказчики по 223-ФЗ ведут ещё и официальный реестр в ЕИС. В него попадают подлежащие включению договоры, заключённые по результатам закупки после 1 января 2015 года: по итогам конкурентной процедуры, у единственного поставщика, в электронной форме, в том числе среди субъектов малого и среднего предпринимательства. Сведения, которые по закону не подлежат размещению в ЕИС, в реестр не вносят.

Состав сведений определён пунктом 2 Правил, утверждённых постановлением № 1132: заказчик, способ закупки, дата и номер договора, предмет и цена, сведения о поставщике, реквизиты документа-основания, а при субподряде — данные о субподрядчиках и переданных им суммах.

Сроки: сведения о заключённом договоре вносят в течение трёх рабочих дней с даты заключения, изменения — в течение 10 дней со дня внесения, результаты исполнения или расторжения — в течение 10 дней с даты исполнения или расторжения. Внутренний журнал компании эти сроки не заменяет: сведения размещают в ЕИС на zakupki.gov.ru.

Реестр живёт, пока у него есть хозяин и регламент. Назначают одного ответственного за внесение новых договоров и отдельно — за сверку статусов и дат. Срок внесения привязывают к событию: подписали договор — в тот же день появилась строка.

Раз в неделю полезно проходить фильтром по дате окончания и смотреть, что истекает в ближайший месяц, а раз в месяц — сверять реестр с бухгалтерией по суммам оплат. Так просрочка видна заранее, а не после звонка контрагента.

Когда строк становятся тысячи, таблица упирается в пределы Excel: файл тяжелеет, формулы считаются медленно, а совместная работа превращается в пересылку версий. На этом этапе реестр переносят в учётную систему или базу, где доступ у нескольких сотрудников одновременно.