Как вести книгу учёта доходов и расходов для ИП на патенте

Коротко

На патенте предприниматель ведёт книгу учёта доходов, а не книгу доходов и расходов: расходы в ней не отражают, потому что налог не зависит от того, сколько ИП потратил. Обязанность вести такой регистр записана в пункте 1 статьи 346.53 Налогового кодекса. Заполняют титульный лист и раздел «Доходы»; в налоговую книгу не сдают — её показывают, только если инспекция запросит.

Зачем нужна книга, если декларации нет

Патент стоит фиксированную сумму, и годовой отчётности по нему не сдают. Книга нужна для другого: в ней видно весь доход от патентной деятельности, а значит, видно, когда он подходит к пределу, после которого право на патент теряется.

Поэтому в книге только поступления. Расходы, зарплата, закупки и налоги в неё не попадают: на размер налога по патенту они не влияют. Если предприниматель совмещает патент с упрощёнкой, по упрощёнке он ведёт отдельную книгу доходов и расходов — это разные регистры.

Что заполняют в книге

Титульный лист: календарный год и дата начала ведения книги, фамилия, имя, отчество, ИНН и код ОКПО предпринимателя.
Титульный лист: номер патента и срок его действия, номера расчётных счетов, открытых в банках.
Раздел «Доходы»: по порядку дат каждая операция — номер, дата и содержание записи, сумма дохода и подтверждающий документ.
Для торговой точки подтверждением обычно служит отчёт о закрытии смены: в графе документа пишут его дату и номер.
Если патентов несколько и сроки их действия совпадают, доходы можно вносить в одну книгу; при разных сроках на каждый патент нужна своя книга.

Образец заполнения книги доходов ИП на патенте: одна строка раздела

Образец заполнения книги доходов ИП на патенте проще показать на одной операции. Предприниматель на розничной торговле закрыл смену 5 марта на 48 000 ₽. В разделе «Доходы» появляется строка: порядковый номер записи, дата 05.03, содержание — «Выручка от розничной торговли за смену», сумма 48 000, в графе документа — «Отчёт о закрытии смены № 214 от 05.03».

Образец заполнения книги по патенту дальше повторяется без изменений: следующая смена — следующая строка с новым номером отчёта. Так же выглядят поступления по эквайрингу и по расчётному счёту: на каждое — своя строка и свой подтверждающий документ.

Если предприниматель закрывает записи не каждый день, а за квартал, строки всё равно идут по датам операций, а не одной общей суммой за квартал: иначе при проверке не поднять каждую сумму до документа.

Как заполнять раздел «Доходы»

Записи идут в хронологическом порядке: одна строка — одна операция. В графе с документом называют то, чем подтверждён доход: отчёт о закрытии смены, платёжное поручение, чек, выписка по счёту. Смысл графы — чтобы при проверке любую сумму можно было поднять до первичного документа.

Каждый день расписывать поступления не обязательно: можно закрывать записи за квартал к последнему числу месяца. Но тогда предел дохода виден только задним числом, а именно за ним и следят. Ежедневная запись в конце смены занимает минуту и не даёт пропустить момент, когда доход подошёл к границе.

Бумажная книга и электронная

Книгу ведут на бумаге или в электронном виде. Бумажную до начала заполнения прошнуровывают, нумеруют и подписывают на последней странице; если у предпринимателя есть печать, её ставят рядом с подписью.

Электронную книгу по окончании налогового периода распечатывают, прошнуровывают, нумеруют и подписывают так же. В налоговую инспекцию её не сдают — регистр предъявляют по требованию при проверке.

Частые вопросы

Нужна ли отдельная книга на каждый патент?

Зависит от сроков. Если у предпринимателя несколько патентов и сроки их действия совпадают, доходы можно вносить в одну книгу. Если хотя бы у одного патента срок другой, для него заводят отдельную книгу.

Обязательно ли записывать доходы каждый день?

Нет. Записи можно закрывать за квартал к последнему числу месяца. Но тогда о приближении к предельному доходу станет известно с опозданием, а от этого зависит право на патент.

Где взять бланк книги патента и можно ли вести её в программе?

Бланк берут из справочно-правовой системы или из учётной программы, которая ведёт патент. Формат записи от этого не меняется: титульный лист и раздел «Доходы» с теми же графами. Электронную книгу по окончании года распечатывают, прошнуровывают, нумеруют и подписывают.

Сдают ли книгу в налоговую вместе с отчётностью?

Нет. Книгу показывают только по требованию инспекции, например во время проверки. Постоянно хранить её нужно, а вот подавать каждый год — не нужно.

Что будет, если книги нет?

Отсутствие книги — нарушение правил учёта доходов. Предпринимателю грозит штраф, по публикациям для ИП на патенте — до 30 000 ₽. Точный размер зависит от статьи Налогового кодекса, по которой инспекция квалифицирует нарушение.

Попадают ли в книгу расходы?

Нет. На патенте книга учитывает только доходы: налог не зависит от расходов. Книгу доходов и расходов ведут на других режимах — например, на упрощёнке, и это отдельный регистр.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Доход виден, а прибыль — нет

Посчитаю, что бизнес зарабатывает на каждом товаре и клиенте

Книга на патенте показывает поступления, но не показывает, сколько остаётся после себестоимости, рекламы, доставки и налогов. Из-за этого выручка растёт, а денег на счёте не прибавляется.

Я считаю юнит-экономику по каждому товару, услуге, клиенту и каналу, нахожу точку безубыточности и строю финансовую модель роста. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»