Как рассчитать заказ товара с учётом остатка и продаж

Коротко

Заказ считается от скорости продаж, а не от пустых полок на складе. Сначала берут, сколько единиц товара уходит за день, умножают на срок поставки и прибавляют страховой запас — столько нужно иметь к моменту прихода новой партии. Из этой цифры вычитают то, что уже есть и уже едет, а разницу заказывают.

От чего считается заказ

Заказ — это ответ на вопрос, сколько товара должно лежать на складе к тому дню, когда придёт следующая партия. Считать его от текущего остатка бессмысленно: остаток говорит, сколько товара было, а не сколько его купят.

Три числа задают весь расчёт. Скорость продаж — сколько единиц уходит за день. Срок поставки — сколько дней проходит от заказа до момента, когда товар можно продавать: производство, доставка, приёмка на складе, а на маркетплейсе ещё и постановка на склад площадки. Страховой запас — сколько дней продаж нужно держать сверху, чтобы не уйти в дефицит, если поставка задержится или спрос подскочит.

Что нужно посчитать до заказа

Скорость продаж за день по каждому товару: продажи за период делим на число дней периода. Берите период, в котором не было распродажи или акции, иначе заказ раздуется.
Срок поставки в днях — от оплаты поставщику до дня, когда товар готов к продаже, с запасом на приёмку.
Страховой запас в днях продаж: он закрывает колебания спроса и задержки поставки.
Доступный остаток: на своём складе и на складе маркетплейса — по каждому каналу отдельно, потому что товар на складе площадки уже не продаётся с вашего. Товар в пути учитывайте отдельно, чтобы не вычесть его дважды.
Товары, которые выбывают: снятые с продажи, с истекающим сроком, с падающим спросом. Их остаток в заказ не идёт.

Формула заказа

Нужный запас = скорость продаж за день × (срок поставки + страховой запас в днях). Заказ = нужный запас − доступный остаток − товар в пути. Если результат отрицательный, заказ не нужен: товара хватит до прихода следующей партии.

Пример на словах: товар продаётся по десять единиц в день, поставка идёт двадцать дней, страховой запас — десять дней продаж. На срок поставки нужно двести единиц плюс сто в запасе — триста. На складе и в пути сто двадцать. Заказывать сто восемьдесят.

Страховой запас считают не на глаз, а от разброса: смотрят, насколько продажи в отдельные дни и недели отклоняются от среднего, и сколько дней задержек бывает у поставщика. Чем нестабильнее спрос и поставка, тем больше дней запаса.

Остаток и продажи на маркетплейсе

На маркетплейсе у товара два остатка: на складе площадки и на своём. Товар на складе площадки продаётся, товар на своём складе — только после поставки. Поэтому заказ считается по суммарному доступному остатку, но срок поставки на площадку длиннее: к дороге добавляются приёмка и постановка на склад.

Продажи берите из отчёта о реализации, а не из кабинета: кабинет показывает заказы, а часть их отменяется и возвращается. Для расчёта нужны проданные и не возвращённые единицы.

Товар в пути — это отправления, которые уже приняты к перевозке, но ещё не доступны к продаже. Их вычитают из нужного запаса так же, как складской остаток, иначе закажете дважды.

Когда заказ пора повторять

Точка заказа — остаток, при котором пора оформлять следующую партию. Это скорость продаж × срок поставки + страховой запас. Пока остаток выше точки, заказ не нужен; как только он дошёл до неё, оформляете партию.

Так расчёт превращается в правило: остаток каждый день сверяется с точкой заказа, и заказ не пропускается из-за занятости. Один раз посчитанная точка держится до изменения скорости продаж или срока поставки — а они меняются, поэтому точку пересматривают вместе с обновлением цифр продаж.

Ошибки, из-за которых заказ врёт

Средняя скорость по всему году. Сезонный товар в среднем за год показывает ровные продажи, а в сезон уходит в разы быстрее. Считайте по сопоставимому периоду и корректируйте на сезон.

Заказ от остатка. «Осталось мало — закажем побольше» без скорости продаж даёт либо дефицит на ходовом товаре, либо склад неликвида на медленном.

Страховой запас на все товары одинаковый. У товара с ровным спросом и надёжным поставщиком он меньше, у нового и нестабильного — больше.

Забытые товары в пути и на складе площадки. Двойной заказ замораживает деньги и создаёт излишек, который потом продаётся со скидкой.

Заказ без денег. Партия оплачивается раньше, чем товар начинает продаваться, и кассовый разрыв случается именно в момент закупки. Заказ проверяют на деньги до отправки поставщику.

Частые вопросы

Как рассчитать заказ товара с учётом остатка и продаж, если поставка идёт два месяца?

Считайте не от остатка, а от скорости продаж. Умножьте продажи за день на срок поставки в днях и прибавьте страховой запас в днях продаж — получится нужный запас к приходу партии. Вычтите из него то, что уже лежит на складе и едет, и заказывайте разницу. При долгой поставке страховой запас больше: за два месяца спрос и сроки успевают отклониться сильнее.

Брать ли продажи за год или за последний месяц?

За период, сопоставимый со сроком поставки и очищенный от акций и распродаж. Год сглаживает сезонность и прячет рост или падение спроса, месяц даёт свежую скорость, но чувствителен к случайным всплескам. Практично взять несколько последних месяцев, посмотреть разброс и по нему же оценить, сколько дней страхового запаса нужно.

Что делать с товаром, который уже едет?

Вычитать из нужного запаса наравне со складским остатком. Товар в пути уже оплачен и обязательно придёт, поэтому второй раз его заказывать нельзя — иначе получите излишек и замороженные деньги. Если срок поставки сдвинулся, пересчитайте нужный запас по новой дате прихода.

Как понять, что заказ пора повторять?

Сравните остаток с точкой заказа: скорость продаж за день × срок поставки + страховой запас. Пока остаток выше этой точки, партию не оформляют; как только остаток дошёл до неё, заказ отправляют поставщику. Точку пересматривают, когда меняется скорость продаж или срок поставки.

Как заказ связан с деньгами компании?

Партию оплачивают раньше, чем товар начинает продаваться, поэтому заказ — это ещё и расход денег на срок поставки. Перед отправкой заказа сверяют, хватит ли денег на оплату и на остальные платежи в эти недели, иначе кассовый разрыв случается в момент закупки.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Заказ без дефицита и без замороженных денег

Соберу цифры продаж, остатков и денег в одну картину

Считать заказ по каждому товару вручную долго, и цифры расходятся с тем, что видит собственник. Я свожу продажи, остатки, товары в пути и деньги в одну панель, где видно, что заказывать, а что не стоит.

Показываю, на что уходят деньги в запасе, и считаю, сколько стоит каждая неделя лишнего хранения и каждая потерянная продажа из-за дефицита. Это для собственников, у которых товар лежит на складе и на маркетплейсе.

Читать об услуге «Панель собственника»