Как рассчитать норму часов

Порядок исчисления нормы рабочего времени на месяц, квартал и год утверждён приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н. Месячную и годовую нормы при любом режиме работы, включая шестидневку, считают одинаково: нормальную продолжительность рабочей недели в часах делят на 5 и умножают на количество рабочих дней периода по календарю пятидневной рабочей недели. Результат уменьшают на часы, на которые сокращаются предпраздничные дни.

Для 40-часовой недели формула выглядит так: 40 / 5 × число рабочих дней в периоде − часы сокращения предпраздничных дней. Для 36-часовой недели делят 36 на 5, для 24-часовой — 24 на 5. Предпраздничный день сокращают на один час, а если ему предшествует выходной, сокращения нет. Для работников с сокращённым временем норма уже заложена в их недельную продолжительность: у инвалида I или II группы она не больше 35 часов в неделю, у работника до 16 лет — не больше 24 часов, от 16 до 18 лет — не больше 35 часов (статья 92 ТК РФ).

Готовые месячные и годовые нормы для пятидневки и шестидневки публикует производственный календарь на соответствующий год. В 2026 году при 40-часовой пятидневной неделе норма — 1 972 часа, при 36-часовой — 1 774,4 часа, при 24-часовой — 1 181,6 часа. По производственному календарю удобно сверять ручной расчёт, но при неполном рабочем времени и суммированном учёте норму всё равно считают под конкретного сотрудника.

При неполном рабочем времени норму считают от той недельной продолжительности, которая установлена сотруднику трудовым договором. Если человек работает 4 часа в день пять дней в неделю, его недельная норма — 20 часов, и месячная норма составит 20 / 5 × число рабочих дней месяца.

При сменном режиме, например 12 часов через два дня, недельная норма не выдерживается, и вводят суммированный учёт рабочего времени по статье 104 ТК РФ. Учётный период может быть месяц, квартал, полугодие, но не больше календарного года. Норма за учётный период считается по той же формуле от нормальной недельной продолжительности, а график сменности составляют так, чтобы сотрудник отработал ровно эту норму. Если по графику часы выходят за норму, разницу оплачивают как сверхурочную работу.

Когда сотрудник был в отпуске, болел или ездил в командировку, норму рабочего времени за учётный период уменьшают на часы, приходящиеся на отсутствие по его графику. Это правило подтверждают письмо Минздравсоцразвития России от 13.10.2011 № 22-2/377333-782, письмо Минтруда России от 01.09.2021 № 14-6/ООГ-8378 и судебная практика. Часы отсутствия работник потом не отрабатывает.

Пример: при суммированном учёте с учётным периодом месяц сотрудник должен был отработать в феврале 2027 года 7 смен по 23 часа. На две недели отпуска пришлись 4 смены. Норму уменьшают на 4 × 23 = 92 часа, и сравнивают с фактом уже уменьшенную норму. Переработку сверх неё оплачивают как сверхурочные, недоработку — по правилам оплаты недоработанного времени.

Если работник взял отгул за работу в выходной, этот день отдыха из нормы не исключают: количество сверхурочных часов от этого не меняется. Такой подход разъясняет Роструд.