Как прошить уведомление о прекращении трудового договора с иностранным гражданином

Коротко

Прошить уведомление — значит соединить все его листы вместе с приложениями в один документ, пронумеровать их по порядку и на обороте последнего листа поставить заверительную запись: сколько листов подшито, кто заверил и кому доверено подписывать уведомление. Правило действует, когда уведомление и приложение к нему занимают два листа и больше.

Когда уведомление нужно прошивать

Работодатель сообщает в подразделение по вопросам миграции о прекращении трудового договора с иностранцем в срок не больше трёх рабочих дней с даты расторжения. Уведомление подают отдельно по каждому человеку, с которым договор прекращён.

Если уведомление и приложение к нему уместились на одном листе, сшивать нечего. Как только листов становится два и больше — а так почти всегда и бывает, потому что к уведомлению идёт приложение с недостающими сведениями, — документ прошивают и нумеруют, а на обороте последнего листа делают заверительную запись.

Как прошить по шагам

Соберите комплект: заполненное уведомление и приложения к нему, если каких-то полей не хватило. В приложении укажите номер и наименование поля, куда вносится недостающая информация, и фамилию, имя, отчество иностранца.
Сложите листы по порядку: сначала уведомление, за ним приложения.
Прошейте листы нитью или скрепите так, чтобы нельзя было вынуть или заменить отдельный лист, и пронумеруйте все листы подряд, включая приложения.
На обороте последнего листа напишите заверительную запись: сколько листов подшито и пронумеровано, фамилию и инициалы, подпись того, кто подаёт уведомление, и основание его полномочий — если действует по доверенности, укажите её.
Проверьте, что заполнены все поля уведомления, и подайте комплект в территориальный орган МВД по месту работы иностранца.

Кто подписывает заверительную запись

Заверяет прошивку тот, кому доверено подписывать уведомление от имени работодателя: руководитель организации или предприниматель либо лицо, действующее по доверенности. Если уведомление подаёт представитель по доверенности, в заверительной записи это отражают, а копию доверенности держат наготове.

Подпись в заверительной записи — не формальность. Инспектор сверяет её с подписью на самом уведомлении: расхождение даёт повод вернуть документ и засчитать срок подачи нарушенным.

Что бывает за несшитое уведомление

Нарушение установленной формы уведомления о прекращении трудового договора с иностранцем — самостоятельный состав части 3 статьи 18.15 КоАП. Суды квалифицируют по этой норме и подачу уведомления, которое не прошито, не пронумеровано или не заверено.

Штраф за такое нарушение для организации измеряется сотнями тысяч рублей, поэтому дешевле потратить пять минут на нитку и заверительную запись, чем спорить потом в суде. Проверяйте комплект до отправки: после подачи исправить прошивку задним числом нельзя.

Частые вопросы

Нужно ли прошивать уведомление, если оно на одном листе?

Нет. Требование о прошивке, нумерации и заверительной записи относится к уведомлению и приложению, которые состоят из двух и более листов.

Куда ставить заверительную запись?

На обороте последнего листа. В ней указывают количество подшитых листов, фамилию, инициалы и подпись того, кто подаёт уведомление от имени работодателя.

Можно ли подать уведомление электронно и не прошивать бумагу?

Бумажный комплект прошивают по правилам подачи уведомлений. Если документ направляют в электронном виде, порядок подачи и подписания смотрите в самом порядке представления уведомлений: там указано, чем подтверждается документ.

Что приложить, если в уведомлении не хватило места для сведений?

Дополнительный лист по рекомендуемому образцу из приложения к порядку подачи уведомлений. В нём указывают номер и наименование поля, куда вносится недостающая информация, и данные иностранца. Этот лист входит в общий комплект и тоже прошивается и нумеруется.

В какой срок подать уведомление после увольнения иностранца?

Не позднее трёх рабочих дней с даты прекращения трудового договора.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Увольнение иностранца — это ещё и бумаги в срок

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Уведомления в МВД, карточки сотрудников, сроки по каждому иностранцу — работа, где ошибка стоит дорого, а часы уходят на перепечатывание одних и тех же полей. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»