Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

Коротко

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работодатель разрабатывает сам, но пронумеровать, прошнуровать и заверить её он обязан: подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя и печатью организации, если от печати не отказались. Это требование пункта 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Как именно продевать нить, закон не описывает — порядок шнуровки работодатель определяет сам.

Что требует закон, а что остаётся на ваше усмотрение

Пункт 40 Порядка № 320н называет три обязательных действия с книгой: пронумеровать, прошнуровать и заверить. Заверяют подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя и печатью организации при её наличии. Если печать в работе не используется, достаточно подписи.

Всё остальное — сколько проколов делать, какой нитью шить, где ставить заверительную надпись и какого цвета ручка — нормами не установлено. Требований к цвету чернил и способу нумерации Порядок № 320н не содержит, поэтому вы фиксируете их в своём локальном порядке ведения книги и дальше следуете ему одинаково. Опломбировать книгу или заливать узел сургучом не нужно: такого требования в приказе № 320н нет.

Как прошить книгу: пошагово

Заполните титульный лист: наименование организации или ФИО предпринимателя, дата начала ведения книги.
Пронумеруйте все листы книги, кроме титульного, в правом верхнем углу. Нумерация должна идти подряд, без пропусков и повторов.
С левой стороны, отступив немного от переплёта, сделайте два или три прокола один над другим — дыроколом или шилом.
Проденьте в проколы прочную нить, можно в несколько сложений. Концы выведите на оборотную сторону книги и завяжите узлом.
Наклейте поверх узла бумажку с заверительной надписью: сколько листов пронумеровано и прошнуровано, дата, подпись руководителя, печать организации при наличии.
Прежде чем пускать книгу в работу, проверьте запись: число в надписи должно совпадать с последним номером листа.

Где ставить заверительную надпись

Надпись размещают на самом узле с изнанки книги либо на тыльной или внешней стороне последнего листа обложки. Главное — чтобы надпись была связана с нитью: если лист из книги вынуть или заменить, наклейка с подписью и печатью это покажет.

В заверительной записи обычно указывают количество пронумерованных и прошнурованных листов, дату оформления, должность и подпись руководителя, оттиск печати при её наличии. Форму записи закон не задаёт, поэтому её текст утверждают вместе с формой самой книги.

Как выглядит книга и что в неё пишут

Форму книги (журнала) работодатель разрабатывает самостоятельно — пункт 40 Порядка № 320н. В книге учета движения трудовых книжек фиксируют трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также книжки и вкладыши, которые выдают работникам вновь, с указанием серии и номера.

Отдельно ведут книгу учета бланков трудовой книжки и вкладыша: в ней записывают все операции с получением и расходованием бланков, с серией и номером каждого бланка. Обе книги проходят одну и ту же процедуру — нумерацию, шнуровку и заверение.

Образец журнала учета трудовых книжек: что взять за основу

Готового образца, обязательного для всех, нет: форму журнала учета трудовых книжек каждый работодатель разрабатывает сам по пункту 40 Порядка № 320н. За образец берут типовую форму из кадровой практики и дополняют её графами, которые нужны именно вам.

Рабочий набор граф такой: порядковый номер записи, дата приёма или выдачи, фамилия, имя и отчество работника, серия и номер трудовой книжки или вкладыша, должность и подразделение, основание записи (приказ или заявление), подпись работника в получении книжки и подпись ответственного за ведение книги.

Шнуровку и заверение образец не отменяет: какую бы форму вы ни взяли, листы нумеруют, книгу прошивают, а на узле ставят заверительную надпись с подписью руководителя и печатью организации при её наличии.

Частые вопросы

Нужна ли печать на книге, если организация работает без печати?

Нет. Печать ставят при её наличии, как прямо сказано в пункте 40 Порядка № 320н. Если от печати отказались, книгу заверяет только подпись руководителя организации или предпринимателя.

Можно ли вести книгу в электронном виде и не прошивать?

Пункт 40 Порядка № 320н говорит о пронумерованной, прошнурованной и заверенной книге. Если вы ведёте учёт в электронной форме, порядок ведения бумажной книги и её заверения стоит закрепить в локальном акте и держать бумажный экземпляр в состоянии, которое требует норма.

Сколько проколов делать и какой нитью шить?

Столько, сколько удобно и надёжно: на практике делают два или три прокола и берут прочную нить, можно в несколько сложений. Закон этот выбор оставляет работодателю.

Что делать, если книга закончилась?

Заведите новую книгу, оформите титульный лист, пронумеруйте, прошнуруйте и заверьте её так же, как первую. Старую книгу храните: она подтверждает движение трудовых книжек за прошедший период.

Кто подписывает заверительную надпись?

Руководитель организации или индивидуальный предприниматель — именно их подпись называет пункт 40 Порядка № 320н. Если книгу оформляет кадровик, подпись руководителя всё равно нужна.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровый учёт держится на мелочах

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Книги, журналы, карточки, повторяющиеся ответы сотрудникам — на это уходят часы, и обычно никто не считает, сколько именно. Я смотрю, на что в отделах уходит время, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»