Как подтвердить стаж работника, если у него электронная трудовая книжка

Коротко

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в Социальный фонд, а работник получает выписку через Госуслуги. Для подтверждения стажа работодателю достаточно сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Выписка заверена электронной подписью и имеет ту же силу, что бумажная книжка с подписью и печатью.

Что работник предъявляет при приёме

При заключении трудового договора человек предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности — так устроена статья 65 ТК РФ. Если бумажной книжки нет, потому что человек впервые начал работать после 2020 года, ему её и не заводят: с 2021 года сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде.

Когда работник принёс только сведения о трудовой деятельности, посмотрите, есть ли в них отметка об отказе от бумажной книжки. С такой отметкой бумажный документ не нужен. Если отметки нет, попросите книжку: до 2020 года записи велись в ней, и именно она подтверждает тот период.

Чем подтверждается стаж

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-СФР — выписка из информационных ресурсов Социального фонда. Работник заказывает её на Госуслугах в разделе «Справки и выписки», файл приходит с электронной подписью.
Бумажная трудовая книжка — для периодов до 2020 года, если работник её сохранил.
Справки с прежних мест работы, копии приказов о приёме и увольнении — когда бумажная книжка утрачена или записи в ней неполные.
Письменный трудовой договор — если работа не требовала оформления трудовой книжки.
Договоры подряда и сведения персонифицированного учёта — для периодов работы по гражданско-правовым договорам после 01.01.2023.

Где заканчиваются данные выписки

Выписка СТД-СФР надёжно подтверждает периоды с 01.01.2020: с этой даты работодатели передают сведения в фонд, и в выписке видны даты приёма и увольнения, должность, реквизиты приказов.

Сведения о работе до 2020 года могут быть включены в электронную трудовую книжку по заявлению работника. Если этих записей в выписке нет, проверьте бумажную книжку, а при её утрате — справки с мест работы или копии приказов. Выписку из лицевого счёта в фонде для этой цели не берут: она показывает пенсионные права и включает периоды, которые в страховой стаж для больничного не входят, например работу по гражданско-правовым договорам до 2023 года и уход за инвалидом.

Какой документ что подтверждает

Документ	Период	Для чего годится
СТД-СФР	с 01.01.2020; более ранние периоды — если сведения о них внесены по заявлению работника	стаж для пособия и приёма на работу
Бумажная трудовая книжка	до 2020 года и позже, если велась	стаж для пособия и приёма
Справки с мест работы, приказы	любой период	когда книжка утрачена или записи неполные
Трудовой договор	период работы	когда книжка не оформлялась
Договоры подряда и персонифицированный учёт	с 01.01.2023	стаж по гражданско-правовым договорам

Частые вопросы

Достаточно ли выписки с Госуслуг при приёме на работу?

Да, если человек отказался от бумажной книжки или впервые начал работать после 2020 года. Выписка заверена электронной подписью и равна бумажной книжке с подписью и печатью.

Работник потерял бумажную книжку, а до 2020 года работал. Что делать?

Запросить справки с прежних мест работы и копии приказов о приёме и увольнении. Проверьте выписку СТД-СФР: в ней могут быть сведения до 2020 года, если работник ранее подал заявление об их включении. Отсутствующие периоды подтвердите справками с прежних мест работы или копиями приказов.

Входит ли работа по договору подряда в стаж для больничного?

За периоды после 01.01.2023 — да, её подтверждают договоры и сведения персонифицированного учёта. До этой даты работа по гражданско-правовым договорам в стаж для пособия по болезни не входит.

Можно ли взять стаж из выписки по лицевому счёту в фонде?

Нет. Эта выписка информирует человека о пенсионных правах и содержит периоды, которые в страховой стаж для пособия не входят.

Обязан ли работодатель заводить бумажную книжку, если её нет?

Если книжка утрачена или повреждена, работодатель заводит новую по письменному заявлению работника с указанием причины. Тем, кто впервые начал работать после 2020 года, бумажную книжку не оформляют.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Стаж проверен — дальше время на деньги

Покажу, какую кадровую рутину в компании можно отдать ИИ

Справки, выписки, карточки сотрудников, ответы на одни и те же вопросы об отпусках и больничных — на это уходят часы кадровика и бухгалтера. Я смотрю, где в отделах время утекает, и показываю, какую работу выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»