Что является подтверждением размера дебиторской и кредиторской задолженности

Подтверждение складывается из двух слоёв. Первый — первичные документы по каждой сделке: договор или счёт, накладная или акт выполненных работ, счёт-фактура, платёжное поручение и выписка по счёту. Второй — сверка с контрагентом: двусторонний акт, где зафиксировано, сколько одна сторона отгрузила и сколько другая оплатила на определённую дату.

Сальдо в бухгалтерской программе — это следствие. Если за ним нет документа или контрагент не подтвердил сумму, долг в отчётности держится на честном слове. При проверке первым делом запрашивают именно акты сверки и первичку по спорным контрагентам.

Инвентаризацию расчётов проводят по ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»: фактическое наличие обязательств сверяют с данными бухгалтерского учёта и оформляют результаты документами инвентаризации. По каждому контрагенту в описи фиксируют основание долга, дату и сумму.

Дебиторку и кредиторку сверяют с контрагентами через акты сверки. Если контрагент не отвечает или не подписывает акт, в описи это отмечают: сумма остаётся в учёте, но подтверждена только односторонними документами. Расхождения оформляют сличительной ведомостью, а результат инвентаризации — ведомостью по форме ИНВ-26.

Обязательная инвентаризация расчётов — перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, то есть по состоянию на 31 декабря. Кроме того, проверяют непосредственно связанные с событием объекты при смене материально ответственного лица, обнаружении утраты или порчи и в других установленных случаях. При реорганизации, кроме преобразования, и при ликвидации инвентаризируют в том числе обязательства.

Для ревизии задолженности внутри года сроки компания устанавливает сама в учётной политике и графике инвентаризаций: например, ежеквартально по крупным контрагентам. Внутренний график не отменяет обязательную годовую инвентаризацию расчётов.

Ревизия — это не только пересчёт сальдо. По каждому долгу смотрят три вещи: есть ли подтверждающие документы, не истекла ли исковая давность и можно ли долг взыскать. Безнадёжную дебиторку списывают, а кредиторку с истёкшей давностью включают во внереализационные доходы.

Отдельно проверяют долги в валюте и с отсрочкой: сумму пересчитывают по курсу на дату, а просроченную часть выделяют в отдельный список. Итог ревизии — описи, акты сверки, ведомость расхождений и решение руководителя по каждому спорному долгу.