Как отправить договор по ЭДО
Коротко
ЭДО — обмен электронными документами через оператора, включённого в сеть доверенных операторов ФНС. Договор, подписанный квалифицированной электронной подписью и переданный через оператора, имеет ту же силу, что бумажный с подписями от руки. Отправка идёт из личного кабинета оператора или из учётной системы: файл подписывают, адресат получает уведомление, проверяет и подписывает своей подписью.
Что нужно, чтобы отправить договор
Со стороны отправителя нужны три вещи: действующая квалифицированная электронная подпись, подключение к оператору ЭДО и настроенный обмен с конкретным контрагентом. Без подписи документ не считается подписанным, без оператора не фиксируется метка времени и протокол передачи.
Контрагент тоже должен быть в ЭДО — у того же оператора или в роуминге с ним. Найти его можно по ИНН или КПП в реестре ФНС: в карточке видно идентификатор ЭДО и оператора. Если контрагента в системе нет, операторы помогают подключить его, иногда бесплатно.
Порядок отправки
- Проверьте, что обмен с контрагентом настроен: в личном кабинете оператора или в разделе «Администрирование — Настройки программы — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами — Настройки ЭДО» в 1С.
- Подготовьте файл договора. Подходят форматы XML по приказу ФНС от 16.02.2023 № ЕД-7-26/115@ и PDF/A-3 по приказу от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@; скан, отправленный просто по электронной почте, юридической силы подписанного документа не имеет.
- Подпишите файл квалифицированной электронной подписью.
- Отправьте контрагенту через оператора. Он получит уведомление, проверит документ и подпишет своей подписью.
- Сохраните подписанный экземпляр в архиве: он доступен обеим сторонам, распечатывать и хранить бумажную копию не нужно.
Как отправить договор через 1С
В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 начиная с версии 3.0.144 поддержан обмен договорами в электронной форме по форматам XML и PDF/A-3. Сначала настройте ЭДО с контрагентом, затем подготовьте текст договора в справочнике «Договоры»; готовые шаблоны лежат в справочнике «Шаблоны договоров» — договор возмездного оказания услуг, подряда, поставки.
В карточке договора команда «ЭДО» открывает два действия: посмотреть электронный документ или отправить его. Полученные и отправленные договоры видны в рабочем месте «Текущие дела ЭДО». Если договор готовили в другой программе, его можно выгрузить из 1С и импортировать в личный кабинет оператора — для формализованного документа в формате XML.
Какая дата считается датой подписания
В системах ЭДО дата подписания формируется автоматически и совпадает с моментом создания электронной подписи. По общему правилу договор считается заключённым, когда сторона, направившая оферту, получила акцепт, — эта дата фиксируется в протоколе передачи документа оператором.
Подписать документ «задним числом» через ЭДО нельзя: метку времени ставит независимый оператор. Если файл с текстом прошлого года подписывают в текущем, по общему правилу договор будет заключён, когда сторона, направившая оферту, получит акцепт. Когда стороны фактически исполняли обязательства раньше, применяют статью 425 ГК: в договоре можно указать, что его условия распространяются на отношения с более ранней даты.
Частые вопросы
Можно ли отправить договор просто по электронной почте?
Скан, отправленный по почте, не приравнивается к документу с подписью от руки: у него нет защиты, идентификации и шифрования. Договор можно заключить обменом электронными документами по почте, если способ обмена позволяет достоверно установить, от кого они исходят, и соблюдены требования к форме сделки; обмен через оператора ЭДО с квалифицированной подписью — один из способов.
Обязательно ли печатать электронный договор?
Нет. Электронный документ, переданный через оператора, имеет ту же силу, что бумажный, и хранится в архиве у обеих сторон.
Что делать, если контрагент не подключён к ЭДО?
Пригласить его. В сервисе достаточно ввести ИНН или адрес электронной почты; некоторые операторы подключают контрагента бесплатно. Если контрагент у другого оператора, настраивают роуминг между операторами.
Какие форматы договора подходят для ЭДО?
XML по приказу ФНС от 16.02.2023 № ЕД-7-26/115@ и PDF/A-3 по приказу от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@. Оба формата утверждены налоговой службой для договорных документов.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Договор отправлен — дальше рутина
Поручу ИИ-агенту ответы клиентам и разбор заявок
Когда договоры и счета уходят через ЭДО, остаётся переписка с клиентами, заявки и сверка документов. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он отвечает клиенту, разбирает заявку или сверяет документы, подключён к CRM, 1С, почте и мессенджерам.
Проверяю агента на сотне ваших настоящих случаев, чтобы он работал, а не показывал презентацию. Это для компаний, где одна и та же задача повторяется сотни раз в месяц.