Как оформить трудовую книжку

Коротко

Трудовая книжка — документ о работе и стаже. С 2021 года бумажную книжку впервые не заводят: у тех, кто устраивается на работу в первый раз, стаж ведётся только в электронном виде, и сведения о приёме работодатель подаёт в Социальный фонд (статья 66.1 ТК РФ). Бумажная книжка остаётся у тех, у кого она была на 01.01.2021, если работник до 31.12.2020 не подал заявление о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности; по умолчанию ведётся бумажная.

Кому бумажная книжка, а кому электронная

Работник, у которого на 01.01.2021 была бумажная книжка, до 31.12.2020 мог подать заявление либо о продолжении ведения бумажной книжки, либо о переходе на электронные сведения. Кто заявления не подавал — продолжает вести бумажную книжку, работодатель делает в ней записи. Электронно, без бумажной, ведут тех, кто впервые устроился после 31.12.2020, и тех, кто подал заявление о переходе на электронные сведения: в 2020 году или позже — работник, сохранивший бумажную книжку, вправе перейти на электронную в любой момент.

Новому сотруднику, который раньше нигде не работал, бумажную книжку не оформляют. Пустой бланк, принесённый им, заполнять нельзя: стаж такого человека хранится в электронных сведениях, а выписку из них он получает на Госуслугах.

Порядок ведения и хранения бумажных книжек задаёт приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н; он действует до 1 сентября 2027 года.

Как сделать запись в трудовую книжку о приёме на работу

Сначала оформите приём: трудовой договор и приказ, затем сведения в Социальный фонд.
В разделе «Сведения о работе» в графе 3 заголовком напишите полное и сокращённое название организации; под ним в графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 — дату приёма на работу.
Отдельной строкой в графе 3 — запись о приёме: структурное подразделение, если оно указано в договоре, и название должности, специальности или профессии с квалификацией.
В графе 4 у записи о приёме поставьте дату и номер приказа о приёме.
Запись заверяет работодатель или работник, отвечающий за ведение книжек; ставится печать, если она есть.

Сроки и частые ошибки

Все записи о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу, награждениях вносятся не позднее 5 рабочих дней, а запись об увольнении — в день увольнения. Сокращения и зачёркивания в книжке не допускаются: неверную запись признают недействительной отдельной строкой.

Если работник уже работал и перешёл на электронные сведения, вместо книжки он предъявляет сведения о трудовой деятельности — выписку с Госуслуг или из Социального фонда либо форму СТД-Р от прежнего работодателя, и стаж идёт электронно. При утере бумажной книжки работодатель оформляет дубликат по заявлению работника и по сведениям о прежней работе.

Частые вопросы

Можно ли завести бумажную книжку сотруднику, который устраивается впервые?

Нет. С 2021 года впервые принятым бумажную книжку не оформляют, даже если человек принёс чистый бланк. Его стаж ведётся в электронных сведениях Социального фонда.

Что делать, если работник не принёс трудовую книжку?

Уточните, есть ли у него бумажная книжка и писал ли он заявление о её сохранении. Если работник ранее не работал и бумажной книжки не имеет, заявление не нужно: работодатель оформляет приём и подаёт сведения в СФР, стаж ведётся электронно. Заявление требуется только при утрате имевшейся бумажной книжки — тогда оформляется дубликат.

Кто подписывает запись в трудовой книжке?

Работник, на которого возложено ведение трудовых книжек, или сам работодатель. Подпись заверяется печатью, если она есть.

Что делать при ошибке в записи?

Неверную запись не зачёркивают. Рядом вносят запись о признании её недействительной и следом правильную, со ссылкой на приказ.

Читать в журнале

Как уволить сотрудника и не получить управленческий хаос

Бумажные книжки — только часть кадровой рутины

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Приказы, заявления, карточки в CRM, одни и те же ответы сотрудникам и клиентам — на это уходят часы, которые не видно в отчётах. Я смотрю, где в отделах повторяется одна и та же работа, и показываю, какую часть выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»