ИП грузоперевозки: какую систему налогообложения выбрать на 1 машине

Сначала выпишите своих заказчиков. Если это заводы, дистрибьюторы и маркетплейсы на общей системе, им нужен счёт-фактура с НДС: без вычета они заплатят за перевозку дороже и попросят скидку на сумму налога. Если заказчики — частные лица, небольшие магазины и сервисы без НДС, вопрос вычета не стоит, и можно идти на режим без НДС или с льготной ставкой.

Второй шаг — расходы. У перевозчика они весомые: топливо, шины, ремонт, лизинг или кредит на машину, страховка. Чем выше доля подтверждённых расходов в выручке, тем выгоднее режим, где налог берут с разницы между доходом и расходом, а не со всей выручки.

Третий шаг — лимиты. Патент и упрощёнка действуют, пока доход не перевалил за порог, а у патента есть ещё ограничение по числу машин и работников. С одной машиной запас по технике большой, а вот по деньгам его надо считать заранее.

Патент считают не с фактической выручки, а с потенциального дохода, который устанавливает закон региона по виду деятельности. Стоимость патента на год — это потенциальный доход, умноженный на 6 %. Если патент берут на срок меньше года, налог считают по дням: потенциальный доход делят на число дней в году и умножают на дни срока патента и на 6 %.

Патент удобен, когда выручка ровная и расходы нечем подтвердить. С одной машиной на городских перевозках он часто оказывается дешевле упрощёнки с выручки, потому что потенциальный доход в регионе может быть скромным.

Предел по деньгам: доход по всем патентам, а при совмещении с УСН — и по упрощёнке, за прошлый год и в течение текущего не должен превышать 20 млн ₽. С 2027 года этот лимит снижается до 15 млн ₽, с 2028 — до 10 млн ₽. Средняя численность работников по всем видам деятельности ИП не должна превышать 15 человек; для грузоперевозок федеральный предел — 20 транспортных средств. Дополнительные ограничения проверьте в законе своего региона.

Взносы ИП за себя на патенте уменьшают налог: без работников — вплоть до нуля, с работниками — не больше половины. Фиксированный взнос за себя в 2026 году — 57 390 ₽ плюс 1 % с дохода свыше 300 000 ₽, но не больше 321 818 ₽ по этой части.

На УСН «доходы» налог берут с выручки, а топливо, ремонт и лизинг на сумму налога не влияют. Режим хорош, когда расходов мало или их нечем подтвердить. На УСН «доходы минус расходы» налог считают с разницы, и расходы должны быть документально подтверждены и попадать в перечень статьи 346.16 Налогового кодекса. С 1 января 2026 года этот перечень открыт: подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 разрешает учитывать иные расходы по правилам главы 25 кодекса.

Если в расходах больше половины выручки, разница обычно даёт меньший налог, чем 6 % со всей суммы. Считать надо на своих цифрах: сложите топливо, ремонт, шины, страховку, лизинг, стоянку и сравните два налога.

По НДС на УСН с 2026 года действует порог: если доход за прошлый год превысил 20 млн ₽, НДС платят с начала текущего года. Если прошлогодний доход был в пределах порога, но в текущем году превысил 20 млн ₽, НДС платят с 1-го числа следующего месяца: либо по спецставке 5 % или 7 % без вычетов по входному налогу, либо по общим ставкам с вычетами. Спецставку 5 % применяют, пока доход с начала года не превысил 272,5 млн ₽, 7 % — до 490,5 млн ₽.

Если заказчик — плательщик НДС и ему нужен вычет, перевозчик на общей системе выставляет счёт-фактуру с НДС 22 % и сам принимает к вычету входной налог по топливу, запчастям, лизингу. На упрощёнке без НДС такой контракт либо теряется, либо цена снижается на сумму невычитаемого налога.

Для международных перевозок есть отдельная ставка 0 % по подпункту 2.1 пункта 1 статьи 164 Налогового кодекса. Применить её можно на общей системе или на УСН с НДС: нужен пакет документов по статье 165 кодекса — контракт, транспортные накладные, отметки таможни.

ОСНО сложнее в отчётности: декларации по НДС и НДФЛ, книга покупок и продаж. Но при крупных контрактах с плательщиками НДС и большой доле входного налога общая система может оказаться дешевле упрощёнки со спецставкой.

Патент выдают по конкретному виду деятельности из закона региона, и код ОКВЭД в заявлении должен соответствовать этому виду. Для грузоперевозок это код 49.41 «Деятельность автомобильного грузового транспорта» — его указывают в заявлении на патент и в ЕГРИП.

Если код в ЕГРИП не тот, добавьте нужный через заявление о внесении изменений в реестр, а потом подавайте на патент. Инспекция сверяет вид деятельности с законом региона: в разных субъектах перечень видов для патента отличается, и в некоторых регионах грузоперевозки в него не входят. Это стоит проверить до подачи заявления.

Срок подачи заявления на патент — не позднее чем за 10 рабочих дней до начала его действия. Патент можно взять на срок от месяца в пределах календарного года и с любого числа.