Индексация штатного расписания

Коротко

Индексация штатного расписания — это пересмотр окладов в самом документе, которым в компании закреплены должности и оклады. Штатное расписание фиксирует структуру и оклады по должностям, а не заработок конкретного человека, поэтому индексация начинается с приказа и изменения таблицы, а до сотрудников доходит через дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Что именно индексируют

Штатное расписание — внутренний документ компании: в нём перечислены подразделения, должности, количество штатных единиц и оклад по каждой. Индексация меняет графу с окладом: ставки по должностям пересчитывают на общий коэффициент, и в новой редакции документа стоят уже новые суммы.

Сотрудника индексация касается через трудовой договор: оклад — обязательное условие договора, и его изменение оформляют письменным соглашением сторон. Поэтому одной новой таблицы мало: приказ по штатному расписанию и соглашения с людьми идут вместе, иначе в документах компании окажутся разные оклады по одной должности.

Порядок оформления

Приказ об индексации: с какой даты, на какой коэффициент, каких подразделений и должностей касается, кто отвечает за изменение документов.
Новая редакция штатного расписания или приложение к нему с пересчитанными окладами; старую редакцию сохраняют, чтобы была видна история.
Дополнительные соглашения к трудовым договорам с новым размером оклада и датой, с которой он действует.
Приказ об изменении условий оплаты труда, если индексация затрагивает положение об оплате труда или премировании, — с учётом порядка, который компания установила для таких изменений.

Индексация и повышение окладов — не одно и то же

Индексация — общий пересмотр окладов в связи с ростом потребительских цен, и порядок её проведения коммерческая компания определяет сама: в коллективном договоре, соглашениях или локальных актах. Единого коэффициента статья 134 Трудового кодекса не устанавливает, поэтому компания вправе закрепить и свой порядок, и периодичность, и формулу расчёта.

Повышение оклада отдельному сотруднику — другое решение: оно касается одной должности или одного человека и не требует пересчёта всей таблицы. Если компания называет индексацией точечные прибавки, при проверке легко получить вопрос, по какому правилу считали и почему одни должности пересмотрели, а другие нет.

Что проверить в новой редакции

Начисленная месячная зарплата при полной норме времени и выполненных нормах труда не должна быть ниже минимального размера оплаты труда: районный коэффициент и северную надбавку начисляют сверх этого минимума. Сам оклад по должности может быть ниже МРОТ — важно, что человек за полный месяц получает не меньше.

Второе — единообразие: если коэффициент общий, он применяется ко всем должностям из приказа, а не к части списка. Третье — дата: новая редакция штатного расписания и дополнительные соглашения должны вступать в силу одним днём, иначе месяц окажется с двумя разными окладами.

Частые вопросы

Обязана ли коммерческая компания индексировать оклады?

Индексировать зарплату в связи с ростом потребительских цен компания обязана, но порядок определяет сама — коллективным договором, соглашениями или локальными актами. Единого коэффициента и единой периодичности статья 134 Трудового кодекса не устанавливает: их закрепляют во внутренних документах.

Нужно ли менять штатное расписание, если оклад вырос у одного сотрудника?

Нет. Штатное расписание отражает оклады по должностям, а не заработок конкретного человека. Изменение в таблицу вносят, когда меняется оклад по должности; индивидуальная прибавка оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.

Можно ли изменить оклад без согласия работника?

Односторонне изменить условие об оплате труда работодатель вправе только по правилам статьи 74 Трудового кодекса — при организационных или технологических изменениях, с письменным уведомлением не менее чем за два месяца. Во всех остальных случаях нужно письменное соглашение сторон.

Как оформить изменение штатного расписания?

Приказом руководителя и новой редакцией документа либо приложением к нему. В приказе фиксируют основание, коэффициент, перечень должностей и дату вступления в силу; прежнюю редакцию сохраняют.

Что делать, если после индексации оклад по должности ниже МРОТ?

С МРОТ сравнивают начисленную месячную зарплату при полной норме времени и выполненных нормах труда, а не голый оклад. Если зарплата за полный месяц не дотягивает до МРОТ, её доводят до минимума; районный коэффициент и северная надбавка начисляются сверх.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока таблица пересчитывается, рутина не ждёт

Сниму с отдела кадров и бухгалтерии работу, которую можно отдать программам

Индексация добавляет пересчёт окладов, приказов и соглашений — и всё это ложится на людей, у которых уже есть текучка. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую часть этой работы выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, бухгалтерии и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»