Если в трудовой книжке поставили не ту печать при увольнении

Коротко

При увольнении записи за время работы у этого работодателя заверяют подписью ответственного лица и печатью работодателя или кадровой службы — при наличии печатей (пункт 36 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Оттиск «не той» печати становится проблемой, только если из него нельзя прочитать наименование работодателя и место его нахождения: тогда запись не подтверждает, где человек работал.

Какую печать закон требует при увольнении

Пункт 36 Порядка № 320н называет две допустимые печати: работодателя и кадровой службы. С 1 сентября 2021 года печать нужна, только если она у организации есть: компании и предприниматели вправе работать без печатей, и тогда оттиска в книжке не будет вовсе.

Печать отдела кадров, канцелярии или иного подразделения — не ошибка, если оттиск читается и на нём есть наименование организации. Закон не требует, чтобы это была единственная «главная» печать компании.

Ошибка начинается там, где оттиск не позволяет установить работодателя. Печать склада, отдела доставки или сервисного центра с одним названием подразделения такой записи не подтверждает.

Когда оттиск можно оставить как есть

Печать содержит наименование работодателя — юридического лица — и место его нахождения: запись подтверждает факт работы, исправление не нужно.
Стоит печать кадровой службы: пункт 36 Порядка № 320н прямо её допускает.
Печать плохо пропечаталась, но читается: рядом можно поставить второй оттиск, запрета на это нет.
Печать поставили на записи о приёме, где её быть не должно: лишний оттиск не портит книжку, исправлять его избыточно.
У работодателя печатей нет: запись заверяют только подписью, и это законно.

Когда оттиск считается ошибкой

Если в печати нет наименования работодателя и места его нахождения, запись об увольнении не подтверждает, у кого человек работал. Порядок исправления такого оттиска законом не установлен — ни для работника, ни для нового работодателя.

Новый работодатель не вправе поставить на чужую запись свою печать вместо прежней: неправильную запись обычно исправляет тот, кто её внёс, а при реорганизации, ликвидации или прекращении деятельности ИП действуют специальные правила пункта 30 Порядка № 320н. Это следует из пунктов 7, 8 и 12 Порядка № 320н.

Как исправить запись с неправильной печатью

Исправляют не оттиск, а всю запись об увольнении. В разделе «Сведения о работе» под следующим порядковым номером признают запись об увольнении, заверенную ненадлежащей печатью, недействительной, а под следующим номером повторяют запись об увольнении с прежней формулировкой и датой.

После исправления все записи за время работы у этого работодателя повторно заверяют подписью ответственного лица и правильной печатью — работодателя или кадровой службы (пункт 36 Порядка № 320н). Если подходящей печати у организации нет, её не ставят вовсе.

Заверять исправление надписью «Исправленному верить» и печатью не нужно: такого требования порядок не содержит.

Что делать работнику

Обратиться к прежнему работодателю с просьбой исправить запись. Заявление подают письменно, в двух экземплярах: один с отметкой о приёме остаётся у работника. Книжку на исправление сдают под расписку или направляют письмом с объявленной ценностью и описью вложения.

Пока идёт исправление, факт работы и увольнения подтверждает справка работодателя. Её предъявляют новому работодателю и в Социальный фонд, если запись в книжке спорная.

Если организация уже ликвидирована или исправить запись отказывается, факт работы устанавливают в суде — в порядке, который закон предусматривает для таких споров.

Частые вопросы

Печать поставили не ту — запись об увольнении теперь недействительна?

Сама запись действительна, пока её не признали недействительной. Ошибкой считается только оттиск, из которого нельзя установить наименование работодателя и место его нахождения.

Можно ли просто поставить правильную печать рядом со старой?

Если первый оттиск читается и содержит наименование работодателя, второй оттиск не нужен. Если оттиск нечитаем, поставить печать повторно рядом допустимо: запрета на это нет.

Нужно ли исправлять печать на записи о приёме?

Нет. Заверяют записи при увольнении, а лишний оттиск на записи о приёме книжку не портит.

Обязательно ли у организации должна быть печать?

Нет. Пункт 36 Порядка № 320н говорит о печати «при наличии печатей»: компания или предприниматель вправе работать без неё, и тогда записи заверяют только подписью.

Кто заверяет исправленные записи?

Работодатель или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, — подписью и правильной печатью, если она есть.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Ошибки в кадровых документах всплывают годами позже

Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ

Пока книжки и приказы ведут вручную, ошибки вроде чужой печати находят через годы — при приёме на новую работу или проверке. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: одни и те же ответы сотрудникам, карточки в CRM, сверки, отчёты, — и показываю, какую работу выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»