Что делать если не удержали НДФЛ у уволенного сотрудника
Коротко
Если при окончательном расчёте с уволенным сотрудником НДФЛ не удержан, работодатель как налоговый агент обязан сообщить о невозможности удержания в налоговую инспекцию и самому сотруднику. Сделать это нужно не позднее 25 февраля года, следующего за годом, в котором возникли обстоятельства (п. 5 ст. 226 НК РФ). После этого налог платит сам сотрудник по уведомлению из инспекции.
Почему НДФЛ остался неудержанным
Налоговый агент удерживает НДФЛ из выплат при их фактическом перечислении. Если сотрудник уволился, а окончательный расчёт уже сделан без удержания налога, удержать его из следующих выплат невозможно: их больше не будет. Такая ситуация возникает, когда налог исчислили позже последней выплаты — например, после утверждения авансового отчёта со сверхнормативными суточными, после пересчёта за прошлые периоды или при утрате статуса резидента.
Если удержать исчисленный налог невозможно, работодатель сообщает об этом сотруднику и инспекции. Если проверка выявит неправомерное неудержание, налог доначислят работодателю.
Что сделать работодателю
- Определить сумму дохода, с которого не удержан налог, и сумму самого налога.
- Не позднее 25 февраля следующего года подать в инспекцию справку о доходах и суммах налога физлица в составе годового расчёта 6-НДФЛ. В разделе 4 справки укажите доход и неудержанный налог.
- Направить такую же справку бывшему сотруднику — письменно, по почте или в электронной форме.
- В расчёте 6-НДФЛ за период, когда получен доход, отразить неудержанную сумму по строке 170.
Кто заплатит налог
После получения сведений налоговая инспекция начислит НДФЛ и направит сотруднику уведомление. Заплатить налог нужно не позднее 1 декабря года, следующего за годом получения дохода (п. 6 ст. 228 НК РФ). С этого момента обязанность работодателя как налогового агента считается исполненной.
Если сотрудник вернёт работодателю излишне выплаченную сумму, из которой не был удержан налог, работодатель при возврате может удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет. В этом случае подавать сведения о невозможности удержания не нужно.
Частые вопросы
В какие сроки нужно сообщить о неудержанном НДФЛ?
Не позднее 25 февраля года, следующего за годом, в котором возникли обстоятельства, из-за которых налог не был удержан (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Что будет, если не подать сведения?
Непредставление сведений нарушает обязанности налогового агента. Штраф по статье 126.1 НК предусмотрен за представление документов с недостоверными сведениями, а не за их непредставление.
Можно ли удержать НДФЛ после увольнения?
Нет, если сотруднику больше не выплачивается доход. Удержать можно только из выплат, которые ещё предстоят. Если таких выплат нет, остаётся только сообщить о невозможности удержания.
Обязан ли работодатель платить налог за сотрудника?
Нет. НДФЛ — налог сотрудника. Работодатель только удерживает его из дохода. Если удержать невозможно, налог платит сам сотрудник по уведомлению из инспекции.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Налоги не должны останавливать бизнес
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Когда сотрудник уходит, часть его работы повисает: ответы клиентам, карточки в CRM, отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.