Если приказ касается одного лица, то он называется приказом по личному составу

Коротко

Приказ, который касается одного работника, — это приказ по личному составу. Так оформляют приём, перевод, отпуск, поощрение, взыскание и увольнение конкретного человека. Приказ по основной деятельности решает вопросы работы всей организации: структуру, правила, ввод в действие документов, — и на одного работника он не рассчитан.

Почему название зависит от круга лиц

Приказы делят по содержанию. Приказ по основной деятельности фиксирует решения, которые касаются организации в целом: утвердить положение, ввести новую структуру, назначить ответственного за направление. Приказ по личному составу адресован одному человеку: в нём есть фамилия, имя, отчество, должность и подразделение работника, и действует он в отношении именно этого работника.

Отсюда и название: приказ по личному составу. В кадровом делопроизводстве так же оформляют приказы о направлении в командировку, о совмещении, о дисциплинарном взыскании, если решение принимают по одному работнику. Когда одним приказом оформляют отпуск сразу нескольким сотрудникам, это уже не приказ по одному лицу, и его удобнее оформлять отдельно по каждому, чтобы сведения о каждом человеке были полными.

Что указать в приказе по одному работнику

Наименование организации и вид документа — приказ; дату и регистрационный номер.
Заголовок к тексту: о чём приказ и в отношении кого, например «О предоставлении отпуска Ивановой Марии Сергеевне».
Фамилию, имя, отчество работника, его должность и структурное подразделение.
Основание: заявление работника, соглашение сторон, больничный лист, служебная записка руководителя.
Решение: с какой даты, на какой срок, на каких условиях, — и подпись руководителя.
Отметку об ознакомлении работника с приказом.

Кто подписывает и как работник узнаёт о приказе

Приказ по личному составу подписывает руководитель организации или лицо, которому это право передано уставом либо доверенностью. Работника знакомят с приказом: он ставит подпись и дату. Если речь об увольнении, приказ о прекращении трудового договора оформляют по статье 84.1 Трудового кодекса, и с ним работника знакомят под подпись.

С 2021 года отдельного требования знакомить работника с приказом о приёме в трёхдневный срок нет: приём оформляют трудовым договором, а приказ о приёме работодатель вправе издать на его основании (статья 68 Трудового кодекса). Приказ при этом остаётся документом, по которому кадровая служба вносит сведения в личную карточку и в трудовую книжку, если она ведётся на бумаге.

Приказ по личному составу и приказ по основной деятельности

	По личному составу	По основной деятельности
Кого касается	Одного работника	Организацию или её подразделение
О чём	Приём, перевод, отпуск, поощрение, взыскание, увольнение, командировка	Структура, правила, положения, ввод документов в действие, назначение ответственных
Что в тексте	Фамилия, имя, отчество, должность, основание, даты	Решение по вопросу работы организации, сроки исполнения, ответственные
Кто готовит	Кадровая служба	Руководитель направления или аппарат управления
Срок хранения	Зависит от вида приказа: по отпускам, командировкам и взысканиям — 5 лет; по уходу за ребёнком и без оплаты — 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003	По общему правилу постоянно, если в номенклатуре дел не установлено иное

Сроки хранения

Срок хранения приказа по личному составу зависит от того, что он оформляет. Приказы об ежегодных и учебных отпусках хранят 5 лет. Приказы об отпусках при вредных и опасных условиях труда, без сохранения зарплаты и по уходу за ребёнком хранят 50 лет, если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше.

Личные карточки работников хранят 75 лет при делопроизводстве до 1 января 2003 года и 50 лет после этой даты. Сроки установлены перечнем Росархива, и кадровой службе стоит сверить по нему каждый вид приказа до того, как дело уйдёт в архив.

Частые вопросы

Приказ об отпуске сразу трёх сотрудников — это приказ по личному составу?

Да, по содержанию это кадровый приказ, но он касается нескольких лиц. Чтобы сведения о каждом работнике были полными, удобнее оформлять отдельный приказ на каждого человека: тогда в документе есть его фамилия, должность, даты и основание.

Нужен ли приказ, если работник уходит в отпуск по графику?

Да. График отпусков определяет очередь и даты, а отпуск конкретному работнику предоставляют приказом по личному составу. В приказе указывают даты начала и окончания отпуска и основание — график или заявление.

Можно ли одним приказом принять на работу и назначить на должность?

Приём оформляют трудовым договором, а приказ издают на его основании. Если работник одновременно принимается на должность, в приказе указывают должность, дату начала работы и условия трудового договора; отдельный приказ о назначении не нужен.

Обязательно ли знакомить работника с приказом о взыскании?

Приказ о дисциплинарном взыскании объявляют работнику под подпись в течение трёх рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе (статья 193 Трудового кодекса). Если работник отказывается подписать, составляют акт.

Кто подписывает приказ о командировке директора?

Директор общества вправе подписать приказ о собственной командировке, если закон или устав не относят этот вопрос к компетенции другого органа общества (пункт 3 статьи 40 закона об обществах с ограниченной ответственностью).

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Приказы не должны тормозить работу

Соберу ИИ-агента, который готовит кадровые документы

Приказы по личному составу повторяются: приём, отпуск, командировка, взыскание. Я собираю ИИ-агента под одну задачу — он готовит проект приказа по вашему шаблону, подставляет данные работника и возвращает документ на подпись.

Агента подключаю к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы. Это для компаний, где одна и та же задача повторяется сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»