Если кадровик ошибся при заполнении титульного листа трудовой книжки: его действия

Коротко

Титульный лист — первая страница трудовой книжки с фамилией, именем, отчеством, датой рождения, образованием и профессией. Если кадровик ошибся при его заполнении, зачеркнуть запись и написать сверху правильную нельзя: законного способа исправить неверные сведения на титульном листе нет. Ошибку в личных данных, которые изменились позже (фамилия после брака, новый уровень образования), вносят как дополнение со ссылкой на документ. Если же изначально записали неверно, оформляют дубликат трудовой книжки.

Можно ли зачеркнуть запись в трудовой книжке

Зачеркивать нельзя ни на титульном листе, ни в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». В этих разделах неверную запись признают недействительной: ставят следующий порядковый номер, в графе 3 пишут «Запись за номером таким-то недействительна», повторяют дату и заверяют подписью ответственного лица и печатью (при наличии).

На титульном листе другой порядок: исправить неверные сведения зачеркиванием и новой записью сверху нельзя. Правильность данных на титульном листе заверяют подписями самого работника и кадровика, который заполнял книжку. Поэтому ошибку, допущенную при первичном заполнении, устраняют не правкой, а заменой документа.

Что делает кадровик, если ошибку заметил сразу

Не вносит запись о приёме на работу в испорченную книжку.
Составляет акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки.
Оформляет работнику новый бланк трудовой книжки в присутствии работника.
Заполняет титульный лист заново по паспорту и документам об образовании, работник и кадровик подписывают его.
Вносит запись о приёме на работу в новый бланк и знакомит работника с приказом.

Если ошибку нашли позже: когда нужен дубликат

Когда работник уже принят, а ошибка на титульном листе обнаружилась потом, кадровик оформляет дубликат трудовой книжки. Прежнюю книжку с неверными сведениями принимать как подтверждение стажа нельзя: принадлежность документа сомнительна.

Дубликат заполняют не по испорченной книжке, а по документам с прежних мест работы: справкам о периодах работы, трудовым договорам, выпискам из приказов. Если организация ликвидирована, сведения запрашивают в архиве. В дубликат переносят записи о работе и награждениях, а на титульном листе указывают верные данные.

Если ошибка в фамилии, имени или отчестве и работник не может подтвердить стаж документами, он вправе обратиться в суд с заявлением об установлении факта принадлежности трудовой книжки. Суд рассматривает такое дело в порядке особого производства.

Исправление и дополнение: в чём разница

Ситуация	Что делает кадровик	Основание
Изменилась фамилия после брака	Зачёркивает прежнюю фамилию одной чертой, рядом пишет новую, на внутренней стороне обложки — ссылка на свидетельство о браке, подпись и печать	Пункт 7 Порядка, приказ Минтруда № 320н
Получено новое образование, профессия, специальность	Дополняет имеющиеся записи или заполняет свободные строки без зачёркивания прежних	Пункт 8 Порядка, приказ Минтруда № 320н
Изначально неверно записаны дата рождения, отчество, образование	Оформляет дубликат трудовой книжки по документам с прежних мест работы	Раздел V Порядка, приказ Минтруда № 320н
Ошибка в разделе «Сведения о работе»	Признаёт запись недействительной следующей записью с тем же номером, зачёркивать нельзя	Пункт 12 Порядка, приказ Минтруда № 320н

Кто исправляет ошибки прошлых работодателей

По общему правилу исправлять может только тот работодатель, который внёс неверную запись. Если организация, допустившая ошибку, реорганизована, исправление вносит её правопреемник. Если организация ликвидирована или индивидуальный предприниматель прекратил деятельность, исправление вносит нынешний работодатель. Если работник нигде не работает, исправляет последний работодатель.

Исключение — изменение персональных данных и сведений об образовании: их может внести нынешний работодатель, даже если сведения изменились до трудоустройства. Это касается смены фамилии, имени, отчества, даты рождения, уровня образования, профессии или специальности. Для исправления нужен подтверждающий документ: паспорт, свидетельство о браке, диплом.

Частые вопросы

Можно ли зачеркнуть ошибку на титульном листе и написать правильное?

Нет. Законного способа исправить неверные сведения на титульном листе зачёркиванием нет. Если ошибка допущена при первичном заполнении, книжку уничтожают по акту и оформляют новый бланк либо дубликат.

Кто заверяет исправления на титульном листе?

Ссылку на документ, на основании которого внесено изменение, делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью при её наличии.

Что делать, если ошибка в дате рождения, а работник уже работает?

Оформить дубликат трудовой книжки. Записи о работе переносят на основании документов с прежних мест работы. Испорченную книжку с неверной датой рождения принимать как подтверждение стажа нельзя.

Можно ли исправить ошибку, которую допустил прежний работодатель?

По общему правилу нет. Исправляет тот, кто внёс запись, либо его правопреемник. Если организация ликвидирована или ИП прекратил деятельность, исправление вносит нынешний работодатель. Изменения персональных данных и сведений об образовании может внести нынешний работодатель.

Какие документы нужны для дубликата трудовой книжки?

Справки о периодах работы с прежних мест, трудовые договоры, выписки из приказов. Если организация ликвидирована, сведения запрашивают в архиве. На основании этих документов заполняют дубликат.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые ошибки стоят дороже, чем кажется

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Пока кадровик разбирается с дубликатами и справками, часть его работы повторяется каждый день: одни и те же ответы сотрудникам, карточки в CRM, отчёты, сверки. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»