Договор с работником без оформления трудовой книжки

Коротко

Договор с работником без оформления трудовой книжки — это трудовой договор, при котором бумажную трудовую книжку не заводят и записей в неё не вносят. Закон разрешает так поступить с каждым работником: сведения о работе и увольнении передают в Социальный фонд, а работник при желании получает их в виде выписки из электронной трудовой книжки.

Что значит «без оформления трудовой книжки»

Трудовой кодекс различает два документа: трудовой договор и трудовая книжка. Договор — письменное соглашение сторон, без него приём на работу невозможен (статья 67 ТК). Трудовая книжка — документ о стаже: с 2021 года тем, кто впервые поступает на работу, бумажную книжку не оформляют, сведения ведут в электронном виде, а для работников, сохранивших бумажную книжку, работодатель продолжает её вести.

Поэтому фраза «договор без оформления трудовой книжки» означает не работу без договора, а работу без бумажной книжки. Договор заключается всегда, а книжка может отсутствовать — тогда работодатель передаёт сведения о приёме и увольнении в Социальный фонд.

Когда книжку не заводят

Работник впервые поступает на работу с 2021 года — бумажную книжку ему не заводят, сведения ведут в электронном виде.
У работника уже есть электронная трудовая книжка — бумажную не ведут, даже если она была раньше.
Работник — совместитель: запись в трудовую книжку по совместительству вносят только по желанию работника, и то если книжка бумажная.
Надомная или дистанционная работа и работа у ИП сами по себе не отменяют ведение бумажной книжки, если работник сохранил её ведение и работа является основной.

Что написать в трудовом договоре

В договоре указывают обычные условия: место работы, трудовую функцию, дату начала, оплату, режим. Отдельного пункта о том, что книжка не ведётся, закон не требует. Но если работник отказался от бумажной книжки, полезно указать это в договоре или в отдельном заявлении — так проще доказать, что сведения переданы в фонд, а не потеряны.

Если работник впервые устраивается на работу с 2021 года, бумажную книжку ему не заводят: сведения о трудовой деятельности ведут в электронном виде. Если работник уже имеет бумажную книжку и не отказался от неё, записи о работе вносят в неё, а сведения в фонд передают в обычном порядке.

Как передать сведения в Социальный фонд

Работодатель передаёт в Социальный фонд сведения о приёме и увольнении по форме ЕФС-1. Срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме или увольнении. Эти сведения и составляют электронную трудовую книжку работника.

Работник может в любой момент посмотреть свою электронную трудовую книжку в личном кабинете на портале госуслуг или запросить выписку у работодателя. Выписка заверяется работодателем и подтверждает стаж.

Чем грозит отсутствие записи

Если работодатель не передал сведения в фонд, у работника не будет записи о работе, а у работодателя — риск штрафа по статье 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Кроме того, без сведений в фонде работник может потерять стаж для пенсии и больничного.

Если работник считает, что его права нарушены, он может обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд. Поэтому важно не только заключить договор, но и вовремя передать сведения.

Частые вопросы

Можно ли принять на работу без трудовой книжки?

Да, если работник впервые устраивается и выбрал электронную трудовую книжку или уже имеет электронную. Трудовой договор заключается в любом случае.

Нужно ли заводить бумажную трудовую книжку, если работник её не имеет?

Если человек впервые поступает на работу с 2021 года, бумажную книжку не заводят. Если работник раньше сохранил ведение бумажной книжки, работодатель ведёт её по установленным правилам.

Что будет, если не передать сведения в Социальный фонд?

У работника не будет записи о работе, а работодателя могут привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП.

Можно ли работать по договору без трудовой книжки совместителю?

Да, совместителю запись в трудовую книжку вносят только по его желанию, и только если книжка бумажная.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документы не должны тормозить работу

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Оформление сотрудников, ответы на одни и те же вопросы, карточки в CRM — рутина, которая съедает часы. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую работу выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина мешает продажам и управлению.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»