Дистанционное увольнение: как оформить удалённо
Коротко
Дистанционное увольнение — это прекращение трудового договора, при котором сотрудник и работодатель обмениваются документами электронно или по почте, не встречаясь лично. Порядок задаёт статья 312.1 Трудового кодекса: при дистанционной работе взаимодействие идёт электронно, а бумажный документ нужен только в случаях, прямо названных в законе.
Что значит уволить удалённо
Удалёнщик — такой же работник, и основания увольнения у него общие: собственное желание, соглашение сторон, сокращение, прогул. Разница только в том, как стороны обмениваются заявлением, соглашением, приказом и подтверждают, что документ исходит от нужного человека.
Электронный обмен закон разрешает, если порядок взаимодействия записан в трудовом договоре, дополнительном соглашении, коллективном договоре или внутреннем акте компании. Без такой записи переписка в мессенджере не заменяет заявление: спор о дате и основании увольнения решает суд, а не скриншот.
Что подготовить до увольнения
- Прописать электронный порядок обмена документами в трудовом договоре или дополнительном соглашении с удалёнщиком.
- Определить порядок электронного взаимодействия с дистанционным работником и использовать предусмотренный законом вид электронной подписи для соответствующего документа.
- Оповестить работников о переходе на кадровый электронный документооборот и получить согласие тех, для кого оно требуется. Без согласия можно подключить работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа на эту дату.
- Если КЭДО нет — договориться, как сотрудник передаст бумажное заявление: почтой или иным способом, и как получит документы об увольнении.
- Проверить, что заявление подписано тем способом, который записан во внутренних правилах: электронной подписью, простой электронной подписью или сканом с подписью от руки.
Заявление и приказ
При увольнении по собственному желанию сотрудник направляет заявление тем способом, который установлен в компании. В системе кадрового документооборота заявление подписывают электронной подписью нужного уровня; по электронной почте допустим скан или фото бумажного заявления с подписью от руки, если такой порядок закреплён внутренним актом.
Работодатель обязан ознакомить сотрудника с приказом об увольнении под подпись, а также выдать сведения о трудовой деятельности или трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению (статья 84.1 ТК). Если дистанционного работника ознакомили с приказом электронным документом, бумажную копию приказа направляют заказным письмом с уведомлением в течение трёх рабочих дней со дня издания. Трудовую книжку отправляют почтой с согласия работника; сведения о трудовой деятельности и другие документы предоставляют по установленным для них правилам.
Если КЭДО в компании нет
Отсутствие кадрового электронного документооборота не запирает человека в офисе. Сотрудник может уволиться, не приезжая: отправить бумажное заявление по почте или передать иным способом — на это указывали Минтруд в письме от 21.08.2024 № 14-6/ООГ-5035 и Роструд в письме от 05.09.2006 № 1551-6.
Работодателю в этом случае тоже придётся действовать дистанционно: направить копию приказа, сведения о трудовой деятельности и рассчитаться в сроки статьи 140 ТК. Датой увольнения остаётся день, указанный в заявлении или соглашении, а не день, когда дошли документы.
Частые вопросы
Можно ли уволиться по электронной почте?
Да, если порядок электронного взаимодействия записан в трудовом договоре, дополнительном соглашении, коллективном договоре или внутреннем акте компании. Простая пересылка документов без такого порядка не делает их юридически значимыми.
Какая электронная подпись нужна для заявления об увольнении?
В системе кадрового электронного документооборота у работодателя должна быть усиленная квалифицированная подпись, у работника — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная. Документы, которые пересылают по электронной почте, можно подписывать простой электронной подписью или сканом с подписью от руки, если так решила компания.
Обязательно ли согласие работника на электронный документооборот?
Согласие не требуется от работников, принятых после 31 декабря 2021 года, если на эту дату у них не было трудового стажа. У остальных согласие на кадровый электронный документооборот необходимо получить.
Что делать, если сотрудник уехал за границу и не может приехать?
Оформить увольнение электронно или по почте: заявление, приказ, сведения о трудовой деятельности. Бумажную трудовую книжку направляют почтой с согласия работника.
Когда выдать расчёт при дистанционном увольнении?
В день увольнения по статье 140 ТК. Если сотрудник в этот день не работает, расчёт выплачивают не позднее следующего дня после того, как он за ним обратился.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Рутина уходит вместе с сотрудником
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Когда удалённый сотрудник увольняется, часть его работы повисает: ответы клиентам, карточки в CRM, отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.