Автоматизация дебиторской задолженности

Дебиторка — это не одна операция, а цепочка от отгрузки до денег на счёте. В ней пять повторяющихся шагов: выставить счёт, зафиксировать срок оплаты по договору, напомнить клиенту, разнести поступивший платёж по счетам и разобрать спор. Каждый шаг можно отдать программе отдельно, и начинать стоит с того, где больше всего ручной работы.

Выставление счёта: программа берёт данные из учётной системы и условий договора и формирует счёт в день отгрузки или оказания услуги. Клиент получает его по привычному каналу — почтой, в личном кабинете, через электронный документооборот. Чем раньше ушёл счёт, тем раньше начинается отсчёт срока оплаты.

Плановая дата оплаты: к дате реализации прибавляется отсрочка из договора с конкретным контрагентом. Если отсрочка задана в банковских днях, программа учитывает производственный календарь. Для разных категорий покупателей настройки вводят отдельно.

Напоминания: последовательность сообщений по сроку и сумме, с разной интонацией для разных сегментов. Низкий риск — автоматические письма, высокий — задача менеджеру с подсказкой, что делать дальше.

Разноска платежей: программа читает банковскую выписку и платёжные поручения, находит счёт по сумме и назначению платежа и закрывает его. Где совпадение неочевидно, предлагает вариант, а решение подтверждает человек.

Споры и недоплаты: отдельная очередь, где каждая претензия клиента привязана к счёту, ответственному и сроку ответа. Незакрытые споры — тихая причина растянутых сроков оплаты: счёт числится открытым, а деньги за него уже не придут.

Эффект автоматизации дебиторки считают не по числу сэкономленных кликов, а по двум показателям: срок оплаты и кассовый разрыв. Срок оплаты — среднее число дней от счёта до денег по клиенту и по компании. Кассовый разрыв — разница между деньгами, которые нужны на платежи, и тем, что уже пришло.

Сначала снимите базу за три-шесть месяцев: средний срок оплаты по каждому крупному клиенту, долю счетов, оплаченных позже договорного срока, долю платежей, разнесённых вручную, и объём споров. Через три месяца после запуска повторите замер по тем же клиентам и тем же счетам. Если срок оплаты не двинулся, автоматизация пока не работает — скорее всего, не настроены договоры или напоминания уходят не тем людям.

Отдельно считайте стоимость денег в дебиторке: сумму просроченной задолженности умножьте на ставку, под которую компания занимает деньги. Это и есть цена промедления, которую должна перекрыть автоматизация.