66 ТК РФ электронная трудовая книжка: как ведётся и что в ней
Коротко
Статья 66 Трудового кодекса называет трудовую книжку основным документом о трудовой деятельности и стаже. Электронная книжка — это те же сведения, но в цифровом виде: их формирует работодатель и передаёт в Социальный фонд, где они хранятся. Порядок задаёт статья 66.1: у электронной книжки нет бумажного носителя, её нельзя потерять, а данные о работе доступны и после увольнения.
Что говорит статья 66 и что добавляет 66.1
Статья 66 ТК РФ закрепляет за работодателем обязанность вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него больше пяти дней, когда работа для человека основная. В книжку идут сведения о работе, переводах и увольнении, а взыскания туда не записывают.
Статья 66.1 ввела второй, цифровой формат. Работодатель формирует основную информацию о трудовой деятельности и стаже в электронном виде и передаёт её в Социальный фонд для хранения. Сведения о приёме и увольнении направляют не позднее рабочего дня после издания подтверждающего документа, о переводе и заявлении о выборе формы книжки — не позднее 25-го числа следующего месяца.
Кому бумажную книжку не заводят
Тем, кто впервые поступает на работу после 31.12.2020, бумажную трудовую книжку не оформляют: сведения о них ведут только в электронном виде. Работодатель подаёт сведения о приёме через ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания подтверждающего документа; работнику для этого ничего делать не нужно.
Остальные решают сами. Работник пишет заявление о выборе формы: продолжать бумажную книжку или перейти на электронную. Пока заявления нет, работодатель ведёт бумажную. При переходе бумажную книжку выдают на руки с записью о сделанном выборе, а обратный переход с электронной на бумажную не предусмотрен.
Даже если человек выбрал бумажную книжку, работодатель всё равно передаёт сведения о его трудовой деятельности в Социальный фонд. Требовать от работника отказа от электронных сведений работодатель не вправе.
Что содержит электронная трудовая книжка
- Персональные данные работника, включая СНИЛС.
- Место работы.
- Приём, перевод на другую должность, увольнение.
- Должность, профессия, специальность, квалификация, вид выполняемой работы.
- Причина прекращения трудового договора.
- Запись о поданном работником заявлении о выборе формы ведения книжки.
Сведения о наградах в электронную книжку не попадают
Почетные грамоты, благодарности и награды в электронную книжку не вносят: льготы по ним назначают не по данным книжки, а после предъявления самой награды и документов к ней в соответствующую организацию. В бумажной книжке записи о награждениях остаются.
Как работник получает свои сведения
Есть две формы. СТД-Р — выписка за период работы у конкретного работодателя, её выдаёт сам работодатель: по письменному заявлению в срок не позднее трёх рабочих дней, а при увольнении — в последний рабочий день. Форму дают на бумаге или электронным документом с усиленной квалифицированной подписью, если она у работодателя есть; способ работник указывает в заявлении.
СТД-СФР — выписка за весь стаж из информационных ресурсов Социального фонда. Её получают через Госуслуги, на сайте фонда, в МФЦ или клиентской службе СФР.
Если в день увольнения работник не может получить сведения, работодатель направляет их заказным письмом с уведомлением.
Если в сведениях ошибка
Работник пишет заявление работодателю, который передал неверные данные. По письменному заявлению работодатель обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в Социальный фонд в порядке, установленном законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учёте.
Жители новых субъектов РФ при расхождении электронных сведений с бумажной книжкой обращаются с заявлением о корректировке.
Бумажная и электронная книжка
| Бумажная | Электронная | |
|---|---|---|
| Носитель | Бланк, хранится у работодателя | Записи в информационных ресурсах СФР |
| Кому заводят | Тем, кто начал работать до 2021 года и не перешёл на электронную | Всем, кто впервые устроился после 31.12.2020 |
| Выбор | По умолчанию, пока нет заявления о переходе | По заявлению работника; обратный переход не предусмотрен |
| Кто выдаёт сведения | Работодатель — записи в книжке | Работодатель — СТД-Р, СФР — СТД-СФР |
| Награды | Записываются | Не вносятся |
| Потерять или испортить | Можно | Нельзя |
Частые вопросы
Я не писал заявления о переходе на электронную книжку, а сведения о работе всё равно передают. Это законно?
Да. Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд независимо от выбора работника. При бумажной книжке он ведёт обе: вносит записи в бланк и подаёт данные в фонд.
Можно ли вернуться с электронной книжки на бумажную?
Нет. Обратный переход не предусмотрен. Бумажную книжку после перехода работник хранит у себя: она остаётся источником сведений о работе за прежние периоды.
Работник впервые устроился в 2022 году, бумажной книжки у него нет. Нужно ли что-то оформлять сейчас?
Нет. Электронные сведения о нём должны были передать при приёме в 2022 году, и с тех пор они ведутся в электронном виде. Отдельного заявления или бланка не требуется.
За сколько дней работодатель выдаёт СТД-Р?
Не позднее трёх рабочих дней с даты заявления, а увольняющемуся — в последний рабочий день. Выписка охватывает только период работы у этого работодателя.
Где посмотреть весь стаж?
В выписке СТД-СФР: её получают через Госуслуги, на сайте Социального фонда, в МФЦ или клиентской службе фонда.
Как быстро сведения появляются в электронной книжке?
После того как работодатель передал данные в фонд, они отражаются в течение нескольких дней. Сведения о приёме и увольнении работодатель направляет не позднее рабочего дня после издания подтверждающего документа, о переводе и заявлении о выборе формы книжки — не позднее 25-го числа следующего месяца.
Вносят ли в электронную книжку благодарности и грамоты?
Нет. Сведения о наградах в неё не включают: льготы по наградам назначают по самой награде и документам к ней.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Кадровые записи держатся на рутине
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Передача сведений в фонд, выписки, заявления, ответы на одни и те же вопросы сотрудников — это часы кадровика и бухгалтерии. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.