3-НДФЛ для ИП на ОСНО: как считать налог и что входит в доходы и расходы

Декларацию подают предприниматели на общей системе — и те, кто работал весь год, и те, у кого оборотов не было. Нулевая декларация обязательна: закон не освобождает от отчётности, если доходов нет.

Второй случай — спецрежим не действовал весь год: ИП применял УСН или патент, но утратил право или нарушил условия, и за период общей системы должен заплатить НДФЛ. Третий случай — доход получен как физическим лицом, а не от бизнеса: например, от продажи квартиры. Тогда декларацию заполняют от физлица, а не от предпринимателя.

Срок один для всех: за 2025 год — не позднее 30 апреля 2026 года, налог — не позднее 15 июля 2026 года. Если ИП закрывается, декларацию подают в течение пяти рабочих дней со дня записи в ЕГРИП о прекращении деятельности. Подать можно через личный кабинет ИП, по телекоммуникационным каналам, лично, через МФЦ или почтой с описью вложения — в инспекцию по месту постоянной регистрации.

Доход — это выручка от продажи товаров, работ и услуг и внереализационные поступления от бизнеса: то, что предприниматель заработал своей деятельностью. Суммы берут из первичных документов и книги учёта доходов и расходов, а не из движения по счёту целиком: пополнение личной карты, займы и возвраты — не доход.

Если ИП платит НДС, в доходе показывают сумму без налога: НДС предприниматель собрал с покупателя и перечислил в бюджет, это не его выручка. Когда вычета нет — ИП освобождён от НДС или купил у продавца без налога, — сумма идёт целиком. Ориентир простой: в декларации стоят те суммы, которые предприниматель реально оставил себе, а не те, что прошли через счёт транзитом в бюджет.

Доходы от продажи личного имущества, дивиденды и подарки — это не доход от бизнеса. Они идут по своим группам с отдельной шкалой и с предпринимательской базой не складываются.

Посчитать доход за год — значит сложить выручку по всем документам продаж за календарный год и прибавить внереализационные поступления от бизнеса. Считают нарастающим итогом с 1 января: так же считают авансы за квартал, полугодие и девять месяцев, поэтому годовая цифра — это итог, а не сумма четырёх отдельных кварталов.

Из дохода вычитают профессиональный вычет — расходы, связанные с деятельностью, обоснованные и подтверждённые документами. Если подтвердить расходы нечем, доход уменьшают на 20 %: это норма статьи 221 Налогового кодекса. Дальше разницу умножают на ставку — получается налог за год, из которого вычитают уплаченные авансы.

В расходы включают траты, которые работают на бизнес и подтверждены документами: покупку товаров для перепродажи, сырьё и материалы, аренду, зарплату работников вместе со страховыми взносами, услуги подрядчиков, банковские комиссии, амортизацию своего имущества, занятого в деле.

Страховые взносы за себя — фиксированные и 1 % с дохода свыше 300 000 ₽ — в новой форме вынесены отдельной строкой 044 подраздела 1.2 Приложения 3. Раньше они шли в общей массе прочих расходов.

Личные траты, не связанные с бизнесом, в вычет не идут. Документы — накладные, чеки, акты, платёжки — нужны по каждой сумме: без них расход либо не примут, либо придётся пользоваться вычетом в 20 %.

Сначала собирают доход за год без НДС. Потом — подтверждённые расходы, включая взносы за себя. Разница — налоговая база. К ней применяют шкалу: до 2,4 млн ₽ — 13 %, дальше повышенная ставка идёт только на превышение — 15 % на часть от 2,4 до 5 млн, 18 % на часть от 5 до 20 млн, 20 % на часть от 20 до 50 млн и 22 % на сумму свыше 50 млн. Из полученной суммы вычитают авансы, уплаченные в течение года, — остаток и есть налог к доплате.

Если работников нет, порядок тот же: взносы за себя входят в расходы, а зарплатных строк в декларации просто не будет. Расчёт для чайников сводится к трём числам — доход, расход, ставка; всё остальное в форме — перенос этих чисел в нужные строки.