3-НДФЛ для ИП: кто сдаёт, сроки и как заполнить

Декларацию по форме 3-НДФЛ сдают по доходам, с которых налог не удержали другие агенты. По зарплате это делает работодатель и отражает в своей отчётности — сотруднику ничего дополнительно подавать не нужно. У предпринимателя другой случай: доход от бизнеса на общей системе облагается НДФЛ, и отчитаться по нему должен он сам.

Основания — статьи 227, 227.1 и 228 Налогового кодекса. В декларации предприниматель показывает доходы от предпринимательской деятельности, расходы, которые уменьшают налог, и считает сумму к уплате.

Справка 3-НДФЛ для ИП — это та же декларация, а не отдельный документ: в быту её называют справкой, потому что часть данных из неё видна в личном кабинете и используется при подтверждении дохода, например для банка.

На общей системе декларацию подаёт каждый предприниматель — даже если за год не было деятельности или расходы превысили доход. Нулевую 3-НДФЛ сдают в общем порядке: кодекс от этой обязанности не освобождает, и единая упрощённая декларация её не заменяет.

Второй случай — предприниматель работал на спецрежиме, но не весь год: потерял право на УСН или патент, нарушил условия их применения и за часть периода должен заплатить налог по общей системе. Тогда 3-НДФЛ подают за этот период.

Третий случай — спецрежим применялся весь год, но появился доход, по которому физлицо считает НДФЛ само: продажа квартиры, машины или иного имущества, подарок не от близкого родственника, доход из-за рубежа. Здесь декларацию подают как обычный гражданин.

Предприниматель на УСН без таких доходов 3-НДФЛ не сдаёт.

За 2025 год действует форма, утверждённая приказом ФНС от 20.10.2025 № ЕД-7-11/913@: она учитывает новые вычеты и прогрессивную шкалу ставок, введённые законом от 12.07.2024 № 176-ФЗ. Для отчётности за более ранние периоды применяют прежние редакции формы — за 2024 год это приказ ФНС от 19.09.2024 № ЕД-7-11/757@.

В новой форме налогоплательщика можно определить либо по ИНН, либо по номеру записи в Едином регистре населения. Если подаёте декларацию за прошлые годы, берите бланк той редакции, которая действовала для этого периода.

Обязательных элементов четыре: титульный лист с данными предпринимателя, раздел 1 с итоговой суммой налога к уплате или возврату, раздел 2 с расчётом базы и налога и приложение 3 с доходами от бизнеса и расходами, уменьшающими налог.

Дополнительно заполняют раздел 3 — доходы, не связанные с предпринимательством, если они были, и приложение 4 — расчёт профессиональных и иных вычетов. Данные для приложения 3 берут из книги учёта доходов и расходов за год или выгружают из бухгалтерской программы.

Пятиступенчатая шкала НДФЛ до 22 % применяется к основной налоговой базе — группе доходов «01». Для дивидендов и продажи личного имущества действует отдельная шкала 13/15 %, и налог по каждой группе считают независимо: под каждую заполняют свой лист раздела 2.

В приложении 3 у предпринимателя появилась отдельная строка для страховых взносов «за себя» — фиксированных и 1 % с дохода свыше 300 000 ₽. Раньше они шли в общей массе прочих расходов, теперь инспекция сверяет их с суммами на едином налоговом счёте. В строке кода деятельности «01» теперь значится общая предпринимательская деятельность, добавились отдельные коды для майнинга, операций с криптовалютой и отказа от дробления бизнеса.

Сначала соберите книгу учёта доходов и расходов за год: суммы дохода и расхода из неё переносят в приложение 3. Затем заявите профессиональный вычет — расходы, подтверждённые документами, либо 20 % от суммы доходов, если подтвердить расходы нечем.

Дальше посчитайте базу и налог в разделе 2 по своей группе доходов, перенесите итог в раздел 1, заполните титульный лист. Текстовые и числовые поля заполняют заглавными печатными символами с крайней левой ячейки, пустые ячейки перечёркивают прочерками, страницы нумеруют сквозной нумерацией — 001, 002 и дальше.

Сумму налога округляют до полного рубля: меньше 50 копеек отбрасывают, 50 и больше округляют вверх. Исправлять опечатки корректирующими средствами нельзя — ошибочный лист распечатывают заново.

На титульном листе в поле кода категории налогоплательщика предприниматель ставит 720, физлицо — 760; глава крестьянского (фермерского) хозяйства — 770.