Средства в расчётах
Коротко
Средства в расчётах — деньги компании, которые в данный момент находятся между счётом и сделкой: перечислены поставщику вперёд, лежат на пути между банками, выданы под отчёт или, наоборот, получены от покупателя за товар, который ещё не отгружен. Авансы поставщикам и предоплаты покупателей стоят в дебиторской и кредиторской задолженности соответственно, деньги в пути — в составе денежных средств на счёте 57. Отдельной строки «средства в расчётах» в отчёте о движении денежных средств нет: выданные авансы и полученные предоплаты видны внутри потоков по текущим операциям и только в расшифровке по контрагентам.
Что попадает в средства в расчётах
Средства в расчётах — это не остаток на счёте и не товар на складе. Это деньги в дороге: компания уже рассталась с ними или ещё не получила их, а сделка не закрыта.
Сюда входят авансы, перечисленные поставщикам, предоплаты покупателей за ещё не отгруженный товар, деньги в пути между банками и кассой, суммы, выданные сотрудникам под отчёт, и расчёты с подрядчиками по актам, которые подписаны, а оплата не прошла.
Из чего складываются
- Авансы поставщикам — деньги ушли, товар или услуга ещё не пришли. В балансе это дебиторская задолженность, но вернуть её деньгами можно только через поставку или разбирательство.
- Предоплаты покупателей — деньги уже на счёте, но товар не отгружен. Это не выручка: компания должна покупателю поставку или возврат.
- Деньги в пути — перечислены между счетами, сданы в банк из кассы, но на расчётный счёт ещё не поступили. Учитывают их на счёте 57 и показывают в балансе в составе денежных средств; возвращать их ни с кого не нужно, в расчёт «сколько отдано вперёд» их включают отдельной строкой с пометкой.
- Подотчётные суммы — выданы сотруднику на закупку, командировку или представительские расходы, отчёт ещё не сдан.
- Расчёты по подписанным актам — работа принята, счёт выставлен, оплата не пришла.
Почему застрявшие средства в расчётах дороже, чем кажется
Каждый рубль в авансе поставщику — это рубль, который не работает в обороте. Если поставщик отгружает через месяц после предоплаты, компания месяц кредитует его бесплатно, а сама в это время платит за аренду, зарплату и налоги из других денег.
То же с предоплатой покупателя: пока товар не отгружен, компания должна его поставить, а деньги уже израсходованы. Если поставка задерживается, предоплата превращается в обязательство, которое придётся закрывать деньгами.
Средства в расчётах не видны в отчёте о прибыли: там отражаются отгрузки и расходы, а не движение денег между счётом и сделкой. Поэтому компания может показывать прибыль и при этом не иметь денег на счёте.
Частые вопросы
Чем средства в расчётах отличаются от дебиторской задолженности?
Дебиторская задолженность — это всё, что должны компании: покупатели, поставщики по авансам, подотчётные лица. Средства в расчётах — та часть задолженности, которая связана с деньгами, уже вышедшими из оборота или ещё не вошедшими в него: авансы, деньги в пути, предоплаты. Понятие шире бухгалтерского счёта и описывает состояние денег, а не только долг.
Предоплата покупателя — это доход компании?
Нет. В бухгалтерском учёте предоплата до отгрузки — обязательство перед покупателем, а выручку признают при выполнении условий её признания. При УСН аванс обычно включают в налоговые доходы при получении. Если компания платит НДС, налог с аванса исчисляют по установленным правилам.
Как понять, сколько денег застряло в расчётах?
Сложите авансы выданные, деньги в пути и подотчётные суммы, затем прибавьте предоплаты покупателей, за которые ещё не отгружено. Первая сумма показывает, сколько компания отдала вперёд, вторая — сколько обязана поставить. Обе цифры берутся из бухгалтерии и из CRM, если оплаты и отгрузки там ведутся.
Что делать, если поставщик не отгружает по авансу?
Сначала письменное требование поставки или возврата аванса с конкретным сроком. Если поставщик не отвечает, дальше — претензия и иск. По денежным требованиям из сделок в арбитражный суд идут по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии, если закон или договор не установили иной срок или порядок (часть 5 статьи 4 АПК РФ).
Можно ли не платить аванс поставщику?
Условия оплаты — предмет договора. Если поставщик настаивает на предоплате, её размер и сроки можно привязать к этапам: часть при подписании, часть после отгрузки. Чем меньше денег уходит вперёд, тем меньше застревает в расчётах.
Где смотреть средства в расчётах в отчётности?
В бухгалтерском балансе — в строках дебиторской и кредиторской задолженности. В отчёте о движении денежных средств движение по авансам и предоплатам отражается в операционной деятельности. Для управления нужна расшифровка по контрагентам и срокам, а не только итоговая строка.
Читать в журнале
Когда непонятно, сколько денег застряло в расчётах
Чтобы увидеть, где деньги стоят и сколько их
Средства в расчётах видно только тогда, когда сведены оплаты, отгрузки и остатки по контрагентам. Если эти данные лежат в разных местах, компания платит авансы, не замечая, что часть денег уже месяц стоит без движения.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю обновление каждый день: выручка, заявки, деньги, маржа. Застрявшие в расчётах суммы становятся видны сразу, а не в конце квартала.