Сличительная ведомость — это простыми словами
Коротко
Сличительная ведомость — документ, в котором построчно сравнивают два числа: сколько товара, материалов или основных средств фактически нашли при инвентаризации и сколько записано в бухгалтерском учёте. Там, где числа разошлись, в ведомости появляется излишек или недостача.
Зачем она нужна
Инвентаризация отвечает на вопрос «что есть на самом деле». Сличительная ведомость отвечает на следующий: «насколько это расходится с учётом». Без неё итог пересчёта остаётся набором цифр в описи, и непонятно, что именно списывать, а что ставить на приход.
Ведомость составляют, когда после инвентаризации нашлись расхождения между данными учёта и фактическим наличием имущества, товаров или материалов. По ней руководитель решает: списать недостачу на ответственное лицо или оприходовать излишки. Если расхождений нет, сравнивать нечего — ведомость не нужна.
Ведомость и инвентаризационная опись: в чём разница
| Инвентаризационная опись | Сличительная ведомость | |
|---|---|---|
| Что показывает | Что фактически нашли при пересчёте | Где факт разошёлся с учётом и на сколько |
| Откуда числа | Из пересчёта и первичных документов | Из описи и данных бухгалтерского учёта |
| Когда составляют | В ходе инвентаризации | Сразу после неё, когда нашлись расхождения |
| Что даёт руководителю | Фактическое наличие | Излишек или недостачу по каждой позиции |
Что в ней написано
- Наименование и код объекта учёта по ОКПО, код вида деятельности.
- Дата и номер документа, на основании которого идёт инвентаризация, даты её начала и окончания, дата и номер самой ведомости.
- Фамилии и должности людей, ответственных за хранение ценностей.
- По каждой позиции — наименование ценностей, количество, сумма по данным инвентаризации, сумма по данным учёта и результат сравнения: излишек или недостача.
- Причины расхождений и выводы: уточнение записей, пересортица, приход излишков, окончательные недостачи.
- Подписи материально ответственных лиц и бухгалтера.
Как её заполняют
Сначала считают. Комиссия пересчитывает имущество и записывает факт в инвентаризационную опись. Потом бухгалтер берёт опись и данные учёта и сводит их в ведомости построчно.
Записывают только те позиции, по которым нашлись излишки или недостачи; остальные показывают общей суммой. Ценности вносят по группам, видам и сортам в той классификации, которая принята в учёте, а суммы излишков и недостач указывают в оценке бухгалтерского учёта.
На имущество, которое компании не принадлежит, но числится у неё в учёте — на ответственное хранение, в аренду, на переработку, — составляют отдельную ведомость.
Форму можно взять готовую, например ИНВ-19, а можно разработать свою. Исправлений в документе избегают: если ошиблись, лучше составить новую ведомость.
Частые вопросы
Кто подписывает сличительную ведомость?
Сличительную ведомость по форме № ИНВ-19 подписывают бухгалтер и материально ответственные лица; печать не обязательна.
Чем грозит недостача по ведомости?
Ведомость фиксирует размер расхождения, а решение принимает руководитель: списать недостачу с ответственного лица или оприходовать излишки. Дальше с работника ущерб взыскивают по правилам Трудового кодекса — в пределах среднего месячного заработка распоряжением работодателя, сверх него только через суд.
Что такое пересортица?
Пересортица — одновременные излишек и недостача по ценностям одного наименования, но разных сортов. Зачесть их можно лишь как исключение: за один проверяемый период, у одного материально ответственного лица, по одному наименованию и в одинаковых количествах; разницу в стоимости относят на виновное лицо.
Нужна ли ведомость, если всё сошлось?
Нет. Сравнивать нечего: расхождений между описью и учётом нет, значит, нет ни излишка, ни недостачи.
Можно ли обойтись без отдельной ведомости?
Можно вести единый регистр, где соединены показатели инвентаризационной описи и сличительной ведомости. Главное — чтобы было видно и фактическое наличие, и данные учёта, и результат сравнения.
Какой бланк использовать?
Для коммерческой компании подходит форма ИНВ-19, но можно утвердить свою форму и закрепить её в учётной политике. В государственных учреждениях для нефинансовых активов есть своя форма — 0510466.
Когда расхождения в учёте копятся годами
Чтобы видеть, где бизнес теряет деньги на товаре и материалах
Излишки и недостачи — это не только бумаги для бухгалтерии. За каждой недостачей стоят деньги, которые ушли из бизнеса, а за пересортицей — непроданный товар на складе.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю обновление каждый день: выручка, заявки, деньги, маржа. Видно, где уходит прибыль, ещё до того, как это всплывёт при инвентаризации.