Определение документа
Коротко
Документ — это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, которые позволяют её опознать: кто, когда и о чём её составил. Запись становится документом, когда у неё есть автор, дата и содержание, к которым можно вернуться и на которые можно сослаться.
Что делает запись документом
У документа три части: содержание, носитель и реквизиты. Содержание отвечает на вопрос «о чём», носитель — «где закреплено», реквизиты — «кто, когда и в каком виде это выпустил». Уберите любую часть, и перед вами уже не документ: текст без автора и даты нельзя предъявить, а подпись без содержания ничего не подтверждает.
Носитель значения не имеет. Договор на бумаге, скан с подписью и файл, подписанный электронной подписью, — все три могут быть документами, но не равнозначны по юридической силе: скан — копия, которая заменяет подлинник только по соглашению сторон или при заверении; файл с квалифицированной электронной подписью равнозначен бумажному документу с подписью. Сообщение в мессенджере и черновик тоже могут быть документами: их доказательственная сила зависит от того, установлены ли автор и дата и как они зафиксированы. Без автора и даты опереться на запись трудно, но это не делает её автоматически не документом.
Чем документ отличается от похожих записей
| Документ | Не документ | |
|---|---|---|
| Автор | Указан и отвечает за содержание | Неизвестен или не важен |
| Дата | Есть дата составления | Нет или она приблизительная |
| Форма | Реквизиты по правилам: наименование, номер, подпись | Свободная запись |
| Что подтверждает | Факт, решение или обязательство | Ничего: мнение, черновик, напоминание |
| Как хранится | По правилам и с доступом | Где получится |
Классификация документов
Классификация документов — это разбиение всего потока бумаг и файлов на группы по одному признаку, чтобы каждую группу можно было найти, хранить и проверять по своим правилам. Без классификации документы ищут по памяти того, кто их составлял, а когда этот человек уходит, поиск останавливается.
Признак выбирают под задачу. По происхождению различают служебные документы и личные. По содержанию — организационные (уставы, положения, инструкции), распорядительные (приказы, распоряжения, решения), справочно-информационные (письма, справки, протоколы) и документы по личному составу. По форме — типовые, где бланк задан заранее, и индивидуальные. По срокам хранения — постоянного хранения и временного. По способу фиксации — бумажные и электронные.
Рабочая классификация нужна не для красоты перечня, а для трёх вещей: где искать, сколько хранить и кто отвечает. Поэтому в компании классификацию привязывают к номенклатуре дел — перечню папок с указанием сроков хранения, и к справочнику видов документов, по которому заводят карточку в учётной системе.
Сроки хранения и порядок работы с документами устанавливает не сама компания. Их задают перечни типовых документов и правила делопроизводства; для организаций действует перечень, утверждённый Росархивом, а конкретные сроки по видам документов смотрят в нём и в отраслевых перечнях. Поэтому классификацию строят от перечня, а не от того, как удобно сегодня.
По каким признакам классифицируют документы
- По происхождению: служебные — созданы в работе организации, личные — касаются человека.
- По содержанию: организационные, распорядительные, справочно-информационные, по личному составу.
- По форме: типовые на готовом бланке и индивидуальные под конкретный случай.
- По срокам хранения: постоянного и временного хранения.
- По носителю: бумажные и электронные, в том числе подписанные электронной подписью.
- По направлению: входящие, исходящие и внутренние.
Частые вопросы
Скан договора — это документ?
Да, если скан передаёт содержание и реквизиты подлинника: стороны, дату, подписи. Юридическую силу электронной копии даёт электронная подпись или порядок, установленный договором и внутренними правилами; без этого скан годится как копия для работы, а в споре может служить доказательством: в арбитражный суд письменные доказательства представляют в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии, а в предусмотренных случаях суду нужен подлинник.
Чем документ отличается от записи в CRM?
Записью в CRM документ становится, когда в ней есть автор, дата и содержание, к которым можно вернуться. Карточка клиента с историей переписки и датами — документ, а заметка «перезвонить в среду» без автора — нет.
Зачем нужна классификация, если есть поиск по папкам?
Поиск находит то, что помнят и правильно назвали. Классификация отвечает на другие вопросы: сколько хранить, кто отвечает и что проверить при проверке. Она нужна, когда документов много и они переживают людей, которые их создали.
Кто устанавливает сроки хранения документов?
Не компания. Сроки задают перечни типовых документов с указанием сроков хранения и правила делопроизводства; конкретный срок по виду документа смотрят в перечне, утверждённом Росархивом, и в отраслевых перечнях.
Нужна ли классификация в небольшой компании?
Нужна, как только документы перестают помещаться в голове одного человека. Достаточно одной таблицы: вид документа, кто создаёт, где хранится, сколько хранится, кто отвечает. Дальше она растёт вместе с компанией.
Когда документы есть, а порядка в них нет
Разобрать, какие документы у вас есть и что с ними делать
Классификация начинается не с перечня папок, а с инвентаризации: какие документы компания создаёт, получает и хранит на самом деле. Это видно по учётной системе, папкам и тому, что сотрудники приносят на подпись.
Я собираю цифры и порядок в компании: описываю, какие документы и где рождаются, кто за них отвечает и что проверить, чтобы бумаги не терялись и не дублировались. Если непонятно, с чего начать, — со стратегической сессии.