Инструкция по делопроизводству — это определение
Коротко
Инструкция по делопроизводству — это локальный нормативный акт организации, который закрепляет правила, приёмы и процессы создания документов и порядок работы с ними: кто готовит документ, как его согласуют и подписывают, как регистрируют, где хранят и когда уничтожают. Документ утверждает руководитель, и обязательным для работников он становится после того, как с ним ознакомили под роспись.
Что закрепляет инструкция
Инструкция переводит работу с документами из привычки в правило. Пока её нет, каждый отдел готовит бумаги по-своему: у продаж свой шаблон договора, у бухгалтерии свой порядок регистрации, а письма клиентам уходят без номера и даты. Инструкция задаёт один порядок для всех.
Внутри она отвечает на четыре вопроса: как документ создают и оформляют, как он проходит согласование и подписание, как его учитывают и передают исполнителю, что с ним происходит дальше — хранение, передача в архив, уничтожение. Всё, что не попало в эти четыре блока, в работе с документами остаётся на усмотрение сотрудников.
Какие разделы в неё входят
- Общие положения: на каких нормах построена инструкция, на кого распространяется, кто отвечает за делопроизводство в компании и в подразделениях.
- Основные понятия: что в компании считают документом, делом, номенклатурой дел, электронным документом.
- Создание документов: виды бланков, состав и оформление реквизитов, правила оформления приказов, протоколов, писем и других видов документов.
- Организация документооборота: приём и первичная обработка входящих, регистрация, рассмотрение руководством, передача исполнителю, отправка исходящих.
- Документальный фонд: номенклатура дел, формирование дел, хранение, передача в архив, уничтожение с истёкшим сроком хранения.
- Работа с электронными документами: где они создаются, как подписываются, как хранятся и чем отличаются от бумажных.
- Работа исполнителя с документами: что он делает с поручением, в какой срок и как отчитывается.
- Учёт и хранение бланков, печатей и штампов.
Кому инструкция обязательна, а кому нет
Для государственных органов и органов местного самоуправления порядок работы с документами задают Правила делопроизводства, утверждённые приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству, утверждённая приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Государственные организации строят свои инструкции на этих документах.
Коммерческая компания решает сама, издавать инструкцию или нет. Обязательной она становится тогда, когда компания хочет единого порядка: без неё нет основания требовать от сотрудника определённого оформления, а споры о том, кто и когда зарегистрировал документ, решаются по памяти.
Как назвать документ — «инструкция по делопроизводству» или «положение о делопроизводстве» — на его суть не влияет. Важно, что это локальный нормативный акт, утверждённый руководителем, а не памятка и не методичка.
На каких нормах её строят
Основу инструкции задаёт законодательство об архивном деле: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Правила № 77 вступили в силу 18 сентября 2023 года и заменили правила, утверждённые приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
Оформление самих документов в компании задаёт её инструкция: в неё включают требования стандарта ссылкой или переносят их текстом. Национальный стандарт применяется добровольно, поэтому обязательным для работников его делает именно инструкция. С 18 августа 2025 года действует новый ГОСТ, который заменил ГОСТ-2016: он ввёл новый реквизит и изменил правила оформления даты документа, заголовка, отметки о приложении, отметки об электронной подписи. В инструкции, написанной под старый стандарт, оформление расходится с ориентиром, на который компания ссылается.
Для государственных организаций методическую основу дают Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждённые приказом Росархива от 24.12.2020 № 199. Коммерческой компании они полезны как образец структуры, но обязательными для неё не становятся.
Содержание локального акта ограничивает статья 8 Трудового кодекса: нормы инструкции не могут ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством. Правило об оформлении документа, принятое в компании, не отменяет гарантий, которые работнику даёт закон.
Как её вводят в действие
Инструкцию разрабатывают, согласуют с руководителями подразделений и ответственным за делопроизводство, а затем утверждает руководитель организации. Утверждение оформляют приказом — он вводит инструкцию в действие и назначает ответственного за её исполнение. Вместо отдельного приказа на титульном листе инструкции ставится гриф утверждения с подписью руководителя и датой.
Утверждения мало: работодатель знакомит работников под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, а при приёме — до подписания трудового договора. Если в компании есть представительный орган работников, его мнение учитывают в случаях, установленных законом. Без ознакомления применить к работнику меры за нарушение инструкции нельзя.
Инструкция фиксирует уже сложившийся порядок, а не придумывает его с нуля. Сначала смотрят, как документы реально ходят по компании, где они застревают и кто их теряет, и только потом записывают правило. Иначе документ описывает работу, которой нет, и его обходят.
Дальше инструкция живёт: при смене стандарта, системы документооборота или структуры компании её пересматривают. Приказ об утверждении новой редакции — такой же обязательный шаг, как и у первой версии, и с новой редакцией работников знакомят так же.
Частые вопросы
Чем инструкция по делопроизводству отличается от номенклатуры дел?
Инструкция задаёт правила работы с документами целиком: как их создают, согласуют, регистрируют и хранят. Номенклатура дел — один из её инструментов: перечень дел с заголовками и сроками хранения, по которому документы раскладывают и передают в архив.
Обязательна ли инструкция для ООО?
Нет, коммерческая компания решает сама. Обязательной её делают Правила делопроизводства № 71 и Примерная инструкция № 44 для государственных органов и органов местного самоуправления. ООО издаёт инструкцию, когда нужен единый порядок работы с документами и основание требовать его от сотрудников.
Что будет, если инструкции нет?
Работа с документами идёт, но по-разному в каждом отделе: свои шаблоны, свои сроки регистрации, свои места хранения. В споре о том, когда документ поступил и кому передан, подтвердить это нечем, а при передаче дел в архив оказывается, что часть документов не учтена.
Можно ли назвать документ положением о делопроизводстве?
Да. Название на суть локального акта не влияет: важно, что это документ, утверждённый руководителем, в котором закреплены правила создания и работы с документами.
Нужно ли переписывать инструкцию из-за нового ГОСТа?
Да, если в ней описано оформление реквизитов и она ссылается на прежний стандарт. ГОСТ применяется добровольно, но компания включает его в инструкцию как ориентир, и с 18 августа 2025 года действует новый стандарт вместо ГОСТ-2016: он ввёл новый реквизит и изменил правила оформления даты, заголовка, отметки о приложении и отметки об электронной подписи. Раздел об оформлении документов приводят в соответствие с ним.
Кто отвечает за делопроизводство в компании?
Инструкция закрепляет это прямо: за организацию работы с документами в подразделении отвечает его руководитель, а непосредственное ведение делопроизводства поручают делопроизводителю или другому работнику подразделения. Общую организацию делопроизводства ведёт служба делопроизводства, если она есть.
Читать в журнале
Когда порядок в документах держится на одном человеке
Чтобы регламент работал без вас
Инструкция описывает порядок, но держится он на людях: пока делопроизводитель помнит, кому что передать, документы не теряются. Уходит человек — уходит и порядок.
Я описываю процессы компании так, чтобы по ним работали без устных договорённостей: кто что делает, в какой срок и где это видно. Инструкция по делопроизводству становится частью этой системы, а не папкой на полке.