Что такое инструкция как документ
Коротко
Инструкция — документ, в котором последовательно изложен порядок действий: что делать, в каких условиях, в какой последовательности и кто за что отвечает. По ГОСТ Р 7.0.60-2020 (пришёл на замену ГОСТ 7.60-2003) инструкция — официальное издание, содержащее правила по регулированию производственной и общественной деятельности или пользованию изделиями и услугами. Внутри компании инструкция закрепляет один процесс так, чтобы разные люди выполняли его одинаково.
Чем инструкция отличается от положения и правил
Три документа часто путают, потому что все они описывают, как надо работать. Разница в предмете. Правила устанавливают нормы и требования, обязательные к выполнению. Положение собирает системно связанные между собой правила по одному вопросу — например, о подразделении или о приёме на работу. Инструкция излагает порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных актов.
Отсюда простая проверка. Если документ отвечает на вопрос «что это и как устроено», это положение или правила. Если на вопрос «как сделать, шаг за шагом», это инструкция. Заголовок к тексту положения и правил отвечает на вопрос «О чем?», заголовок к должностной инструкции — на вопрос «Кого?»: «Должностная инструкция менеджера по продажам».
Какие бывают инструкции
- Должностная — что делает конкретный работник, что он вправе требовать, за что отвечает и какая квалификация нужна. Основные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность, квалификационные требования.
- По охране труда — как безопасно выполнять работу на конкретном рабочем месте и какие требования выполнять до её начала.
- Технологическая, или рабочая, — порядок действий в процессе, где важна точность последовательности: приёмка, монтаж, обработка заявки, выпуск документа. Именно здесь инструкция чаще всего и нужна бизнесу.
- По эксплуатации изделия — правила пользования прибором, аппаратом, машиной; такие инструкции пишет производитель и вкладывает в комплект.
- Инструкция по делопроизводству — порядок работы с документами внутри организации: как оформляют, регистрируют, хранят и передают документы.
Как устроен текст инструкции
Текст инструкции излагают от третьего лица единственного или множественного числа и пишут словами «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Формулировки точные, без слов с двойным смыслом: инструкцию читают не ради интереса, а чтобы по ней сделать.
Начинается инструкция разделом «Общие положения»: зачем она нужна, на кого распространяется, на основании чего разработана и кто отвечает за нарушение её требований. Дальше основной текст делят на главы, пункты и подпункты, главы получают названия, нумерация идёт арабскими цифрами.
Инструкцию утверждают распорядительным документом — приказом или грифом утверждения, — и с этого момента она обязательна для тех, кому адресована. Отдельной строкой стоит указать, что делать при отклонении от обычного хода: к кому идти, когда останавливать работу, куда сообщать об ошибке.
Почему инструкция не работает
Инструкция, написанная ради галочки, не читается никем, кроме проверяющего. Её узнают по признакам: сплошной текст без шагов, слова «осуществляет», «обеспечивает», «в рамках», ни одного примера и ни одного ответа на вопрос «а если по-другому».
Работающая инструкция пишется с того, кто её будет выполнять. Сначала записывают, как процесс идёт сейчас, со всеми обходами и костылями, потом решают, какие из них убрать, и только потом пишут шаги. Каждый шаг проверяют на новом человеке: если он делает по тексту и получает тот же результат, инструкция готова.
Второе условие — инструкция живёт. Меняется программа, поставщик, порядок согласования — текст правится в тот же день, иначе через месяц по нему работают неправильно и винят документ.
Частые вопросы
Инструкция — это нормативный документ?
Смотря чья. Инструкция органа власти — подзаконный нормативный акт, изданный в пределах его компетенции для разъяснения и порядка применения закона или приказа. Инструкция компании — локальный документ: она обязательна внутри организации для тех, кому адресована, и утверждается приказом или грифом утверждения.
Чем должностная инструкция отличается от трудового договора?
Трудовой договор фиксирует условия работы и подписывается двумя сторонами. Должностная инструкция описывает функции, права, обязанности и ответственность по должности и утверждается работодателем. Трудовую функцию в договоре определяют по должности из штатного расписания, а инструкция раскрывает, что эта должность делает.
Обязательна ли инструкция по охране труда?
Работодатель обязан обеспечить обучение безопасным методам работы и инструктаж по охране труда. Инструкции по охране труда разрабатывают для работников по видам работ и профессиям, и работник знакомится с ними под подпись. Конкретный порядок разработки и содержание инструкций смотрят в актах Минтруда по охране труда.
Можно ли написать инструкцию без нумерации?
Можно, но не стоит. Нумерованные пункты позволяют ссылаться на конкретный шаг: «пункт 4.2», «шаг 3». Без нумерации в споре не на что сослаться, а при правке непонятно, что именно изменили.
Нужна ли инструкция, если процесс выполняет один человек?
Нужна, если этот человек когда-нибудь уйдёт в отпуск или заболеет. Инструкция — это способ передать работу без потерь: по ней новый сотрудник выходит на результат без того, чтобы месяцами сидеть рядом с предшественником.
Как часто пересматривать инструкцию?
Каждый раз, когда меняется процесс: программа, поставщик, порядок согласования, требования закона. Плюс плановая проверка раз в год или два — читают ли по ней, совпадает ли текст с тем, как работают на самом деле.
Читать в журнале
Когда инструкций много, а работа всё равно держится на людях
Найти, где процесс теряет деньги, и описать его так, чтобы по нему работали
Инструкция отвечает на вопрос «как делать». Прежде чем её писать, нужно понять, какой шаг процесса съедает время и деньги и что в нём менять.
Я прохожу путь заявки от рекламы до оплаты, слушаю звонки, смотрю, как быстро и что отвечают клиенту, и нахожу, на каком шаге уходят деньги. Вы получаете карту потерь в рублях и порядок, что исправлять первым — по нему уже видно, какие инструкции нужны и о чём они.