Фактические затраты это простыми словами
Коротко
Фактические затраты — это расходы, которые бизнес уже понёс на производство и продажу товаров, работ или услуг. Их считают по документам: накладным, актам, счетам, платёжным поручениям, ведомостям на зарплату. В отличие от плановых и сметных затрат, фактическим не нужно подтверждение расчётом — они уже произошли.
Что входит в фактические затраты
В фактические затраты входят все расходы, которые компания понесла ради выпуска и продажи продукта: сырьё и материалы, топливо и энергия, зарплата сотрудников со страховыми взносами, амортизация оборудования, аренда, ремонт, услуги подрядчиков, транспорт, реклама, проценты по кредитам, налоги, включаемые в себестоимость.
Разделяют прямые и косвенные затраты. Прямые можно отнести на конкретный продукт или заказ: ткань на партию платьев, бензин на рейс. Косвенные распределяют между продуктами: зарплата директора, аренда цеха, охрана. В факте видно, сколько денег ушло на самом деле, а не сколько заложили в смету.
Чем фактические затраты отличаются от плановых и сметных
Плановые затраты считают до начала работ: сколько нужно денег на материалы, зарплату, рекламу. Сметные затраты — это расчёт по нормам и расценкам для конкретного проекта. Фактические затраты — это то, что уже заплатили по документам.
Разница между планом и фактом показывает, где бизнес вышел за бюджет. Например, в смете на ремонт заложили одну сумму, а по актам подрядчиков и накладным на материалы вышло больше — перерасход стал виден по факту. Сравнение факта с планом — основа контроля затрат: оно показывает, какие статьи дорожают и почему.
Где смотреть фактические затраты
- В бухгалтерском учёте — на счетах затрат: 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». Суммы собираются по первичным документам.
- В налоговом учёте — в регистрах и декларациях: расходы, уменьшающие налог на прибыль, или расходы при УСН «доходы минус расходы». Налоговый учёт признаёт расходы по своим правилам, поэтому суммы могут не совпадать с бухгалтерскими.
- В управленческом учёте — в отчётах по проектам, заказам, цехам. Здесь факт считают по оплаченным счетам и внутренним актам, чтобы видеть реальную себестоимость раньше, чем закроется квартал.
Частые вопросы
Фактические затраты и себестоимость — это одно и то же?
Не совсем. Себестоимость — это затраты на производство и продажу, отнесённые на продукт по правилам учёта. Фактические затраты — все реально понесённые расходы за период. Не попадают в себестоимость сразу, например, расходы будущих периодов (счёт 97). Затраты на исправление брака и потери от брака, наоборот, включаются в затраты на производство того периода, когда выявлены. Но в основе себестоимости лежат именно фактические затраты.
Можно ли считать фактические затраты только по оплате?
Для управленческого учёта часто считают по оплате: деньги ушли — затраты есть. В бухгалтерском учёте расходы признают по методу начисления: когда возникли, а не когда заплатили. Поэтому в одном периоде суммы могут расходиться. Для решений собственнику важнее видеть и обязательства, и оплату.
Зачем сравнивать фактические затраты с плановыми?
Сравнение показывает, где бюджет треснул. Если факт по статье выше плана, нужно понять причину: выросли цены у поставщика, больше объём работ или ошибка в смете. Без такого сравнения перерасход замечают только по нехватке денег на счёте.
Входят ли в фактические затраты налоги?
Да, если они включаются в себестоимость: страховые взносы, транспортный налог, налог на имущество, госпошлины. Налог на прибыль в затраты не входит: это платёж из прибыли. НДС не входит в затраты только в той части, в которой его принимают к вычету. Входной НДС, не принятый к вычету при освобождении, на УСН со ставками 5 % или 7 % либо по покупкам для необлагаемых операций, включают в стоимость товаров, работ, услуг, и он формирует фактические затраты.
Читать в журнале
Когда нужно увидеть, куда уходят деньги на самом деле
Собрать фактические затраты по каждому товару и каналу
Фактические затраты по документам есть, но разбросаны по счетам, накладным и таблицам. Собственник видит общую сумму, а не то, какой товар или клиент приносит убыток.
Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала после всех расходов: себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов. Вы получаете расчёт по каждой позиции и точку безубыточности, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.