Что значит штат
Коротко
Штат — это постоянные работники компании, принятые по трудовым договорам на должности, которые есть в её штатном расписании. Штатный сотрудник — тот, для кого в компании есть должность и место в расписании, в отличие от приглашённого под разовую задачу или работающего по гражданско-правовому договору.
Штат, список и численность — это разные вещи
В обиходе «штат» и «численность» говорят об одном, но в документах это разные понятия. Штат — состав должностей и людей на них. Списочная численность — все, кто числится в компании на дату, включая тех, кто в этот день болеет или в отпуске. Среднесписочная численность — расчётная величина за период, её считают по правилам Росстата: учитывают работников списочного состава с установленными исключениями, неполное рабочее время — по соответствующим правилам, а месячный показатель рассчитывают с учётом календарных дней месяца.
Среднесписочная численность нужна не для порядка в кадрах, а для дела: по ней определяют, может ли компания быть малым предприятием и какие тарифы страховых взносов применять. Поэтому в отчётах она почти никогда не совпадает с числом людей, которых собственник называет своими сотрудниками.
Что входит в штат, а что нет
- В штате — работники по трудовым договорам на должностях из штатного расписания: от директора до уборщицы, если должность есть в расписании.
- Вне штата — люди, которых привлекают под задачу: исполнители по договорам на работы и услуги, авторы, подрядчики, разовые специалисты. Трудовые отношения с ними не оформляют.
- Совместители и работники на неполной ставке — в штате, просто занимают часть ставки.
- Сотрудник в декрете или в отпуске по уходу за ребёнком должность сохраняет: место в штате за ним, хотя в списочной численности его считают отдельно.
Штатное расписание
Штатное расписание — документ, где перечислены должности компании, число ставок по каждой, оклады и надбавки. Именно оно отвечает на вопрос «что значит штат» на языке документов: штат — это то, что в расписании записано. Обязанности вести штатное расписание Трудовой кодекс не устанавливает, и приём на должность, которой в расписании пока нет, не запрещён: работника оформляют по трудовому договору, а расписание приводят в соответствие с ним.
Форму штатного расписания компания выбирает сама: обязательной формы нет, привычная из альбома унифицированных форм с 2013 года необязательна. Менять расписание можно в любой момент: это внутренний документ компании, а не отчёт для проверяющих.
Штатная единица — одна должность в расписании. Дробные единицы бывают: две сотрудницы на 0,5 ставки занимают одну штатную единицу.
Штатный сотрудник и исполнитель по договору
| Штатный сотрудник | Исполнитель вне штата | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Договор | Трудовой, бессрочный или срочный | Гражданско-правовой: подряд, услуги | Отношения | Трудовые: режим работы, отпуск, больничный | Гражданские: важен результат, а не процесс |
| Налоги и взносы | НДФЛ и страховые взносы по общим правилам | Вознаграждение облагается НДФЛ и взносами, но состав и порядок другие | |||
| Расходы | Зарплата уменьшает налог на прибыль или налог на УСН «доходы минус расходы» | Вознаграждение — тоже расход, если есть акт и документы | |||
| Когда удобнее | Работа постоянная и её нужно контролировать | Разовая задача или работа, которую нельзя поручить в штат |
Частые вопросы
Что значит «вне штата»?
Это работа не по трудовому договору и не на должности из штатного расписания: человек приходит под конкретную задачу по договору подряда или услуг. Он не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, отпуска у него нет, а отношения заканчиваются, когда сдан результат. Пособие по временной нетрудоспособности ему может быть положено, если взносы за предыдущий календарный год не меньше стоимости страхового года; платит его СФР, а не заказчик.
Что значит «сокращение штата»?
Это уменьшение числа должностей в штатном расписании. Сокращение штата и сокращение численности — разные основания: в первом случае убирают должность, во втором уменьшают число работников на одинаковых должностях. Работников предупреждают персонально и предлагают другие вакансии, которые есть в компании.
Можно ли принять человека на должность, которой нет в штатном расписании?
Можно. Трудовой кодекс не требует вести штатное расписание и не запрещает приём на должность, которой в нём нет. Работника оформляют по трудовому договору, а расписание приводят в соответствие с ним.
Чем штат отличается от структуры компании?
Штат — перечень должностей и людей на них. Структура — то, как эти должности собраны в подразделения и кому кто подчиняется. В маленькой компании структура может быть плоской, без отделов, а штат при этом состоит из десятка должностей.
Входит ли директор в штат?
Директор — такой же работник по трудовому договору, если с ним его заключили, и его должность есть в расписании. Бывает, что единственный учредитель совмещает роль директора без трудового договора: тогда должность в расписании есть, а трудовых отношений нет.
Как связаны штат и налоги?
Напрямую: зарплата штатных работников и страховые взносы с неё — расходы компании. Среднесписочная численность влияет на статус малого предприятия, но пониженные тарифы взносов в 2026 году зависят ещё и от вида деятельности: МСП вне перечня Правительства платит общие 30 % в пределах базы и 15,1 % сверх неё. Поэтому «вывести за штат», чтобы сэкономить на взносах, — плохая идея: если отношения по сути трудовые, суд признает их трудовыми.
Посчитать рядом
Когда штат перестал справляться
Понять, где штат работает, а где имитирует работу
Штат растёт, а выручка стоит — знакомая картина. Тогда важно не число людей, а то, что каждый из них делает и как это видно в цифрах: заявки, продажи, маржа по направлениям.
Я собираю цифры компании на одном экране, чтобы было видно, какой отдел и какая должность приносят результат, а какие только занимают место в расписании.