Что такое трудовая книжка

Трудовая книжка — это документ, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. По нему видно, где человек работал, кем и в какие периоды: записи о приёме, переводах и увольнении с датами складываются в непрерывную историю работы.

В книжку вносят сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях не вносят — исключение одно: когда дисциплинарным взысканием стало увольнение.

Работу по совместительству записывают в книжку по месту основной работы, но только по желанию работника и на основании документа, который подтверждает эту работу.

Значение книжки не только в кадровом учёте. По записям в ней считают трудовой стаж, а от стажа зависят, например, размер пособия по временной нетрудоспособности и будущая пенсия. Поэтому за записями стоит следить самому работнику: ошибка или пропущенный период всплывают в самый неудобный момент.

Для работодателя книжка — доказательство того, что человек действительно работал у него и в какой должности, а для нового работодателя — способ увидеть предыдущий путь кандидата. Именно поэтому записи ведут по установленным правилам, а не в свободной форме.

Книжку ведёт работодатель, и ведёт её на каждого работника, проработавшего у него больше пяти дней, если эта работа для человека основная. Исключение — работодатели-физлица, которые не являются индивидуальными предпринимателями: они книжки не ведут.

При трудоустройстве книжка показывает новому работодателю предыдущие места работы и основания увольнения. Если человек выбрал электронный формат, бумажную книжку он не передаёт, но сведения о трудовой деятельности предъявляет работодателю сам: выписку формирует прежний работодатель или Социальный фонд по запросу работника. При приёме на основную работу сведения о трудовой деятельности обычно предъявляет сам работник. При внешнем совместительстве действуют отдельные правила: например, если бумажную книжку ведёт основной работодатель, предъявлять её и сведения о трудовой деятельности не нужно.

С 2020 года у каждого работника есть сведения о трудовой деятельности в информационной системе Социального фонда России — электронная трудовая книжка. Работодатели передают туда данные о периодах работы, а человек видит их в личном кабинете на портале Госуслуг и может заказать выписку.

Выбор формата добровольный: работник подаёт работодателю письменное заявление, и до этого момента книжку ведут на бумаге. Если человек выбрал электронный формат, бумажную книжку ему выдают на руки с записью о сделанном выборе, и дальше она не ведётся. Обратный переход с электронной книжки на бумажную не предусмотрен.

Тем, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажную книжку не оформляют: их история с первого дня идёт только в электронном виде.

Бумажную книжку выбрасывать нельзя, даже если она больше не ведётся: она остаётся источником сведений о работе до 2020 года — о переводах, увольнениях и стаже тех лет.