Что такое таксировка путевых листов
Коротко
Таксировка путевого листа — это расчёт по данным путевого листа: сколько машина прошла километров, сколько часов была в работе, сколько топлива на это ушло и во сколько это обошлось. Путевой лист фиксирует рейс, а таксировка превращает его записи в цифры, которые можно сложить за месяц и списать в расходы.
Что считают при таксировке
Основа таксировки — показания одометра при выезде и возвращении в гараж и время выезда и возвращения. Разница одометра даёт пробег за рейс, разница времени — часы работы на линии. К этим двум числам привязывают остаток топлива при выезде и при возвращении и заправки за рейс: так получают фактический расход горючего.
Дальше цифры переводят в деньги: расход топлива умножают на цену литра, к нему добавляют смазочные материалы и износ. За месяц расчёты по всем путевым листам складывают, и получается расход на транспорт, который сверяют с нормативами и списывают в бухгалтерском и налоговом учёте.
Обязательны в путевом листе сведения, перечисленные в пунктах 3–6 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390: данные о машине, водителе, рейсе, медосмотрах и отметки. Раздел «Таксировка» и расчётные таблицы в форму включают по решению организации — это не обязательный элемент. В таком разделе по каждому заказчику и рейсу выводят пробег, время работы, расход топлива и сумму.
Зачем нужна таксировка
- Списать топливо и износ в расходы: без расчёта по путевому листу сумму нечем подтвердить.
- Сверить факт с нормативом: расчёт по факту сравнивают с нормой расхода для этой модели и сезона.
- Посчитать себестоимость рейса и перевозки: сколько стоит доставка одного заказа или одного клиента.
- Разобраться, куда уходят деньги на парк: где перерасход топлива, где простой, где лишний пробег.
- Выставить счёт заказчику перевозки, когда работают по чужим заявкам: в основе счёта — таксировка по путевым листам.
Кто делает таксировку
В крупных автопарках таксировку ведёт отдельный сотрудник — таксировщик перевозочных документов. Он проверяет, правильно ли заполнен путевой лист, сверяет его с товарно-транспортными накладными, считает показатели работы машин и ведёт по ним оперативный учёт.
В небольшой компании эту работу делает бухгалтер, диспетчер или сам собственник. Важно не кто считает, а чтобы цифры в путевом листе и в расчёте совпадали: расхождения между одометром, временем и расходом топлива — первое, что проверяют при споре с налоговой или с заказчиком.
Путевой лист с таксировкой — одно из доказательств фактического оказания услуг перевозки. Суд оценивает его вместе с другими документами: накладными, актами, перепиской, отметками заказчика. Отсутствие договора само по себе этот пробел не восполняет.
Чем таксировка отличается от оформления путевого листа
Оформление — это заполнение самого документа: дата, водитель, машина, маршрут, медосмотр, показания одометра при выезде и возвращении. Таксировка — следующий шаг: из этих записей выводят пробег, часы, расход топлива и сумму.
Путевой лист без таксировки подтверждает, что рейс был, но не показывает, во что он обошёлся. Таксировка без путевого листа — расчёт без первичного документа, и опереться на него в учёте нельзя. Работают только вместе.
Частые вопросы
Таксировка путевого листа — это обязательный раздел?
Форму путевого листа компания утверждает сама в учётной политике, и раздел «Таксировка» в неё включают, когда по путевым листам считают расход топлива и стоимость рейсов. Если расчёт ведут в отдельной ведомости или программе, он всё равно опирается на записи путевого листа: одометр, время, заправки.
Какие данные нужны, чтобы посчитать таксировку?
Показания одометра при выезде и возвращении, время выезда и возвращения, остаток топлива в баке до и после рейса и все заправки за смену с количеством и ценой литра. Если перевозили груз по заявкам, добавляют товарно-транспортные накладные: по ним видно, за какие рейсы выставлять счёт.
Кто отвечает за таксировку в небольшой компании?
Тот, кому это поручено приказом или должностной инструкцией: бухгалтер, диспетчер или сотрудник, ведущий учёт транспорта. Отдельная должность таксировщика нужна там, где путевых листов много и расчёт занимает целый день.
Как таксировка связана с расходом топлива?
Фактический расход по путевому листу сравнивают с нормой для модели машины и условий работы. Если факт выше нормы, ищут причину: пробки, прогрев зимой, неисправность или неверные показания одометра. Расхождение объясняют до того, как сумму топлива поставят в расходы.
Можно ли вести таксировку в таблице?
Можно, если в таблице есть все поля путевого листа и расчёт по каждому рейсу сходится с документом. Когда машин больше десятка, таблицу заменяют программой учёта транспорта: она сама считает пробег, расход и стоимость рейса по введённым показаниям.
Когда расходы на транспорт надо считать, а не угадывать
Чтобы видеть, сколько на самом деле стоит каждая машина и каждый рейс
Таксировка даёт цифры по одному путевому листу. Собственнику нужна картина по всему парку: какая машина и какой маршрут съедают прибыль, а какие работают в плюс.
Я собираю юнит-экономику по каждому направлению и каналу: в неё входит и стоимость доставки, и расход на транспорт, посчитанный по путевым листам. Видно, что окупается, а что тянет деньги.