Что такое статья расходов
Коротко
Статья расходов — это группа однотипных затрат, по которой бизнес видит, на что уходят деньги. Аренда, реклама, зарплата, налоги, закупка товара — каждая из них отдельная статья. Группируют затраты, чтобы понимать структуру расходов и управлять ими, а не только фиксировать общую сумму.
Зачем нужны статьи расходов
Общая сумма расходов за месяц отвечает только на вопрос «сколько потратили». Статьи показывают, на что именно: сколько ушло на аренду, сколько на рекламу, сколько на закупку. Без такой разбивки собственник видит, что денег стало меньше, но не видит, где их теряет.
Статьи нужны для трёх вещей: сравнить расходы по месяцам и заметить рост, посчитать себестоимость и прибыль по направлениям, планировать бюджет на следующий период. Одна и та же сумма, разложенная по статьям, показывает, что реклама выросла вдвое, а аренда стоит на месте.
Статья расходов и статья затрат: в чём разница
В быту это одно и то же: и там и там речь о группе затрат. В бухгалтерии у слова «затраты» есть точный смысл: это расходы, которые формируют себестоимость продукции или услуги. Поэтому бухгалтер может сказать «затраты на производство», а управленец — «статья расходов на рекламу».
Для собственника разница не важна, важна группировка. Главное — чтобы статьи были одинаковыми из месяца в месяц и понятными без бухгалтера. Если в одной статье смешаны аренда и реклама, она ничего не объясняет.
Какие статьи расходов бывают
- Переменные — растут вместе с объёмом: закупка товара, сырьё, сдельная оплата, комиссия маркетплейса, доставка.
- Постоянные — не зависят от продаж: аренда офиса и склада, оклады, подписки на программы, связь.
- Коммерческие — на привлечение и продажи: реклама, зарплата продавцов, сайт, соцсети, подрядчики по продвижению.
- Административные — на управление: бухгалтерия, юрист, банк, канцелярия, аренда офиса.
- Налоги и взносы — отдельная группа: налог по режиму, страховые взносы, травматизм.
- Прочие — то, что не попало в основные группы: штрафы, проценты по кредиту, курсовые разницы.
Как собрать статьи под свой бизнес
Начните с того, что уже есть: выгрузите расходы за последние месяцы из банка и учёта и разложите по группам, которые повторяются. Обычно хватает десяти — пятнадцати статей. Слишком дробная разбивка усложняет учёт, слишком крупная скрывает, где растут расходы.
Каждой статье дайте понятное название и правило, что в неё входит. Например, «Реклама» — это все платежи за трафик и подрядчиков по продвижению, а «Аренда» — только платежи за помещения. Тогда через полгода цифры можно сравнивать, не вспоминая, что куда записали.
Частые вопросы
Чем статья расходов отличается от статьи затрат?
По сути ничем: обе группируют однотипные траты. В бухгалтерии «затраты» — это расходы, которые формируют себестоимость, а «расходы» — более широкое понятие. Для управления бизнесом достаточно одного набора статей, главное — постоянство.
Сколько статей расходов нужно бизнесу?
Столько, сколько нужно, чтобы видеть, куда уходят деньги, и при этом не утонуть в деталях. Для небольшой компании обычно хватает десяти — пятнадцати статей. Если статья меньше нескольких процентов расходов, её можно объединить с другой.
Можно ли использовать статьи расходов из бухгалтерской программы?
Можно, если они совпадают с тем, как вы принимаете решения. Бухгалтерские статьи часто сделаны под отчётность, а не под управление: например, реклама и аренда могут попасть в одну группу «Прочие». Тогда для управления лучше собрать свой набор и связать его с бухгалтерским учётом.
Как статьи расходов помогают снизить затраты?
Они показывают, где рост. Если реклама за квартал выросла на треть, а заявок столько же, это видно по статье и можно разбираться с подрядчиком. Без статей рост растворяется в общей сумме, и непонятно, с чего начинать.
Нужны ли статьи расходов, если бизнес на УСН «доходы»?
Да. Налог считают с доходов, но прибыль зависит от расходов. Статьи помогают видеть, сколько остаётся после всех трат и какие из них растут быстрее выручки.
Читать в журнале
Когда расходы растут, а прибыль стоит
Чтобы видеть, какая статья съедает прибыль
Статьи расходов показывают, куда уходят деньги, но не отвечают, какой товар, клиент или канал приносит убыток. Для этого нужна юнит-экономика: расчёт прибыли по каждой позиции после всех расходов.
Я считаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре, услуге, клиенте и канале, и показываю, где статья расходов превращается в убыток.