Что такое смета затрат
Коротко
Смета затрат — это расходы по обычным видам деятельности за период, сгруппированные по экономическим элементам: материальные затраты, оплата труда, отчисления на социальные нужды, амортизация, прочие затраты. Прочие расходы (проценты, штрафы, курсовые разницы) и налог на прибыль в неё не включают.
Чем смета затрат отличается от калькуляции
Смета отвечает на вопрос «на что ушли деньги за квартал или год». Калькуляция отвечает на другой вопрос: «сколько стоит единица товара или услуги». Первая собирает расходы по видам, вторая раскладывает их по носителям — изделиям, заказам, клиентам.
Поэтому смета не заменит расчёт себестоимости, а калькуляция не покажет общую картину расходов компании. Собственнику нужны обе: смета — чтобы видеть структуру и динамику затрат, калькуляция — чтобы назначать цену и считать маржу.
Смета бывает плановой, то есть составленной до периода, и фактической — по данным учёта за прошедший период. Сравнение плана с фактом показывает, где расходы вышли за рамки и почему.
Что входит в смету затрат
- Материальные расходы: сырьё, материалы, комплектующие, топливо, упаковка, покупные услуги производственного характера.
- Оплата труда: зарплата, премии, надбавки, компенсации, начисленные за период.
- Страховые взносы: взносы с выплат работникам по единому тарифу и взносы на травматизм.
- Амортизация: износ основных средств и нематериальных активов за период.
- Прочие затраты: аренда, реклама, связь, банковские услуги, консультанты, командировки, налоги, включаемые в затраты (налог на имущество, транспортный, земельный). Прочие расходы по п. 11 ПБУ 10/99 в смету не включают.
Как составить смету затрат
Сначала выбирают период: месяц, квартал или год. Для управления чаще берут месяц и накапливают данные за год, для планирования — год с разбивкой по кварталам.
Дальше собирают расходы из учёта: обороты по счетам затрат, платежи, начисления. Каждую сумму относят к своему элементу, чтобы не было двойного счёта: одна и та же зарплата не должна попасть и в оплату труда, и в прочие расходы.
Затем смету сверяют с планом и с прошлым периодом. Рост строки объясняют: выросли объёмы, поднялись цены у поставщиков, появился новый расход. Строка без объяснения — первое место, где искать потери.
Смету затрат не путают с бюджетом. Бюджет — это план доходов и расходов с ответственными и лимитами, а смета — свод затрат по видам. Смета может быть частью бюджета, но сама по себе доходов не планирует.
Частые вопросы
Смета затрат и себестоимость — это одно и то же?
Нет. Смета показывает расходы компании по видам за период. Себестоимость — это те же расходы, разложенные по единице продукции, заказу или клиенту. Из сметы нельзя узнать, сколько стоит один товар, а из калькуляции не видно всей структуры расходов бизнеса.
Какие элементы затрат обязательны в смете?
Для управления хватает пяти групп: материалы, оплата труда, страховые взносы, амортизация, прочие расходы. Такая группировка по экономическому содержанию показывает, куда уходит основная часть денег, и не требует сложной аналитики.
Как часто составляют смету затрат?
Для контроля — ежемесячно: так расходы видно, пока их ещё можно поправить. Для планирования — на год с разбивкой по кварталам и месяцам. Разовую смету составляют под конкретное решение: новый цех, запуск направления, крупная закупка.
Чем смета отличается от отчёта о движении денег?
Отчёт о движении денег показывает, когда деньги пришли и ушли со счёта. Смета затрат показывает, что начислено и израсходовано за период, включая амортизацию, по которой платежа не было. Поэтому суммы в двух документах не совпадают.
Нужна ли смета малому бизнесу?
Да, если расходов больше двух-трёх и собственник не держит их в голове. Простая смета на месяц по пяти группам уже показывает, какая статья растёт быстрее выручки, — а именно там обычно и утекает прибыль.
Читать в журнале
Когда расходы выросли, а прибыль нет
Понять, на чём бизнес теряет деньги
Смета показывает, на что ушли деньги, но не отвечает, какая статья съедает прибыль. Для этого расходы раскладывают по товарам, клиентам и каналам и считают, что остаётся после всех затрат.
Я считаю юнит-экономику каждой позиции и собираю финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.