Что такое служебное письмо
Коротко
Служебное письмо — документ информационно-справочного характера, который организация или должностное лицо направляет адресату по официальному поводу: органу власти, другой компании, должностному или физическому лицу. Его оформляют на бланке, оно проходит регистрацию и служит подтверждением того, что организация обратилась, ответила или что-то сообщила официально.
Что такое служебное письмо кратко
Служебное письмо — это официальное письмо организации или должностного лица, оформленное по правилам делопроизводства. У него есть отправитель с бланком и подписью, дата и исходящий номер, адресат и деловой повод. Оно не бывает личным сообщением: даже если подписывает его руководитель, письмо идёт от организации.
Такой документ относят к информационно-справочным: письмо что-то сообщает, просит, подтверждает или отвечает, но само по себе не устанавливает правил и не заменяет договор. Обязательность его формы задаёт инструкция по делопроизводству организации или ведомства — в министерствах и администрациях такие инструкции утверждены приказами и содержат отдельный раздел о служебных письмах.
Какие бывают служебные письма
- Инициативное — организация сама обращается с просьбой, предложением или сообщением, без предшествующего запроса.
- Ответное — ответ на поступивший документ или запрос; в нём ссылаются на номер и дату входящего письма.
- Сопроводительное — направляет адресату приложенный документ или проект и объясняет, что с ним делать.
- Гарантийное — подтверждает обязательство, например оплату или выполнение работ.
- Информационное и письмо-извещение — сообщают сведения, не требуя встречных действий.
- Письмо-запрос — просит предоставить информацию или документы.
- Письмо-приглашение — приглашает на мероприятие, встречу или к участию в процедуре.
Что должно быть в служебном письме
Служебное письмо печатают на бланке организации или ведомства. В инструкциях по делопроизводству перечисляют его реквизиты: дата и регистрационный номер, ссылка на поступивший документ, адресат, заголовок к тексту, сам текст, отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе. Ведомственные инструкции добавляют визу и отметку об электронной подписи.
Текст письма излагают от имени организации: «Просим представить информацию», «Направляем на согласование проект» — от первого лица множественного числа; на должностном бланке — от первого лица единственного числа: «Прошу Вас…». Один документ — один вопрос; несколько вопросов в одном письме допустимы, если они связаны и будут рассматриваться в одном подразделении адресата.
Заголовок к тексту строят с предлогом «о»: «Об исполнении договора», «О выделении средств». Перед текстом уместна этикетная фраза: «Уважаемый …». Письмо, которое содержит обязательства или касается финансов, заверяют печатью, если организация её использует.
Чем служебное письмо отличается от служебной записки
| Служебное письмо | Служебная записка | |
|---|---|---|
| Кому адресовано | Внешнему адресату: другой организации, органу власти, должностному лицу | Внутри организации: руководителю или другому должностному лицу |
| Бланк | Бланк письма организации или ведомства | Обычный лист или внутренний бланк |
| Регистрация | Исходящий номер в журнале или системе делопроизводства | Внутренний учёт, если он установлен |
| Повод | Официальные отношения между организациями | Ход работы внутри компании |
Частые вопросы
Служебное письмо и деловое письмо — это одно и то же?
В инструкциях по делопроизводству эти слова используют как синонимы: «деловое (служебное) письмо». Разницы в статусе документа нет, есть разница в привычке: в госорганах чаще говорят «служебное», в коммерческой переписке — «деловое».
Обязательно ли печатать служебное письмо на бланке?
Да, ведомственные инструкции прямо предписывают печатать служебные письма на бланках установленной формы. Бланк содержит наименование организации, а иногда и её реквизиты, поэтому письмо на обычном листе труднее идентифицировать как официальное.
Кто подписывает служебное письмо?
Руководитель организации или лицо, уполномоченное учредительными документами и доверенностью. В инструкциях по делопроизводству подпись входит в обязательные реквизиты письма; внутренние визы согласующих должностных лиц ставят до подписания.
Можно ли отправить служебное письмо по электронной почте?
Да. Ведомственные инструкции допускают отправку через систему электронного документооборота и с электронной подписью; в этом случае в письме появляется отметка об электронной подписи. Скан бумажного письма по обычной почте тоже используют, но юридическая сила зависит от того, признают ли стороны такой обмен.
Нужен ли исходящий номер?
Да, регистрационный номер — один из реквизитов служебного письма. По нему письмо находят в журнале или системе учёта, а адресат ссылается на него в ответе.
Служебное письмо — это официальный документ?
Да, это официальный документ информационно-справочного характера. Он подтверждает факт обращения или ответа, но сам по себе не создаёт прав и обязанностей, если закон или договор не придают ему такой силы.
Когда переписка идёт без правил
Чтобы письма не терялись и не превращались в спор
Служебное письмо работает, когда у него есть бланк, номер, адресат и понятный повод. Если каждый пишет как привык, письма теряются, а в переписке с контрагентом невозможно доказать, о чём договорились.
Я собираю цифры и аналитику по бизнесу, в том числе по документам и переписке: видно, где теряются обращения и что стоит наладить в первую очередь.