Что такое складской учёт
Коротко
Складской учёт — это учёт физического движения товаров и материалов на складе: сколько пришло, где лежит, сколько отпущено и сколько осталось. Ведут его в натуральных единицах — штуках, килограммах, метрах, коробах, — а не в деньгах. Это часть товарного учёта: товарный считает стоимость и деньги, складской — количество и места хранения.
Что считает складской учёт
Задача складского учёта — в любой момент ответить на четыре вопроса: что лежит на складе, где именно, сколько и в каком состоянии. Такой учёт ведут прямо на складах: кладовщик принимает товар, размещает его, отпускает по заявкам и фиксирует каждое движение.
Объект учёта — физические единицы и места хранения. Деньги, себестоимость и финансовый результат — это уже товарный и бухгалтерский учёт, которым занимаются бухгалтеры и экономисты. Данные двух учётов должны совпадать: если по бухгалтерии на складе числится сто единиц, а кладовщик насчитал девяносто пять, где-то ошибка, недостача или хищение, и её разбирают инвентаризацией.
Чем складской учёт отличается от товарного
| Складской учёт | Товарный учёт | |
|---|---|---|
| Объект учёта | Физические единицы, места хранения | Стоимость, денежные потоки |
| Единицы измерения | Штуки, килограммы, метры, короба | Рубли |
| Главная цель | Оперативный контроль наличия и сохранности | Финансовый контроль |
| Кто ведёт | Кладовщики, логисты, начальник склада | Бухгалтеры, экономисты, операторы |
Зачем он нужен бизнесу
- Видеть реальные остатки: без учёта нельзя узнать, сколько товара украдено, испорчено или потеряно при хранении.
- Закупать по делу: учёт показывает, что покупают, а что лежит мёртвым грузом и замораживает деньги.
- Быстрее собирать заказы: когда у каждой позиции есть своё место и она есть в системе, кладовщик находит её за секунды.
- Считать себестоимость: данные склада — основа для правильной оценки запасов и бухгалтерской отчётности.
- Держать ответственного: у каждого склада или его секции есть материально ответственное лицо — кладовщик или заведующий складом.
Как его ведут
Каждая операция с товаром оформляется документом: поступление, перемещение между складами, списание, отпуск. Документы заводят в учётной программе — например, в 1С или в складском модуле ERP, — а на самом складе работают со сканерами штрих-кодов, журналами и карточками.
Порядок учёта компания определяет сама и закрепляет в учётной политике и внутреннем положении о приёмке, хранении и отпуске запасов. Закон о бухучёте разрешает разрабатывать собственные формы складских документов, но чаще берут типовые: поступление, акт расхождения при недостаче или порче при приёмке, требование-накладную на отпуск, акт инвентаризации.
Помогают порядку два приёма. Адресное хранение: у каждой ячейки, полки или стеллажа свой номер, и товар кладут не на свободное место, а по адресу, который заносят в систему. Партионный учёт: товар отслеживают по партиям поступления — это нужно, когда у товара ограниченный срок годности или когда партию приходится отзывать из-за брака.
Складской учёт и бухгалтерский
Складской учёт напрямую не регулируется стандартом бухгалтерского учёта запасов ФСБУ 5/2019: стандарт задаёт правила признания, оценки и списания запасов и то, как они попадают в отчётность. Но складской учёт — его первичная основа: чтобы оценить запасы в бухгалтерии, нужно знать, сколько их физически на складе.
Поэтому первичные документы со склада своевременно передают в бухгалтерию. Расхождение между количеством на складе и в учёте — сигнал разобраться: провести инвентаризацию, найти причину и отразить результат.
Частые вопросы
Складской учёт — это простыми словами что?
Это запись каждого движения товара на складе в штуках и килограммах: пришло, переложили, отпустили, списали. По этим записям в любой момент видно, что и где лежит.
Чем складской учёт отличается от товарного?
Складской считает количество и места хранения, товарный — стоимость и деньги. Ведут их разные люди: складской — кладовщики и логисты, товарный — бухгалтеры и экономисты. Данные должны совпадать.
Кто отвечает за учёт на складе?
Материально ответственное лицо — кладовщик или заведующий складом. Он принимает товар, отпускает его и отвечает за сохранность остатков.
Зачем нужна инвентаризация?
Она сверяет фактическое наличие с данными учёта и выявляет недостачи, порчу и пересортицу. Её проводят регулярно и внепланово, когда появились расхождения.
Обязательно ли покупать программу для складского учёта?
Нет. Небольшой склад можно вести в журналах и карточках, но с ростом номенклатуры и операций без учётной программы ошибки и потери становятся слишком дорогими.
Что такое адресное хранение?
Это когда у каждой ячейки, полки или стеллажа есть уникальный номер, и товар размещают по конкретному адресу, а адрес заносят в учётную систему. Так нужную позицию находят быстрее и меньше путают.
Читать в журнале
Когда складской учёт есть, а цифр для решений нет
Чтобы остатки на складе стали деньгами в отчёте, а не таблицей ради таблицы
Складской учёт отвечает, сколько товара лежит и где. Сколько на этом товаре заработано после себестоимости, рекламы, доставки и возвратов — вопрос юнит-экономики, и по одной складской программе на него не ответить.
Я считаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре, клиенте и канале после всех расходов, и собираю финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.