Что такое СЭДО
Коротко
СЭДО — это социальный электронный документооборот: канал, по которому работодатель обменивается документами с Социальным фондом России. Через него в фонд уходят сведения, нужные для назначения и выплаты пособий, а от фонда приходят запросы, извещения и ответы на отправленные документы.
СЭДО: расшифровка
Аббревиатура раскрывается как «социальный электронный документооборот». Первые три буквы — про социальное страхование, последняя — про обмен документами в электронном виде.
Сокращение появилось вместе с переходом пособий к прямому механизму: платит фонд, а работодатель передаёт ему данные. Для этого фонду нужен защищённый канал, и СЭДО стал таким каналом. Работодатель не отправляет бумагу и не ждёт курьера: документы идут в электронном виде и подписываются электронной подписью.
Кто в нём работает
Участников двое: страхователь (работодатель) и Социальный фонд России. Работник в обмене напрямую не участвует — сведения о нём передаёт работодатель, а пособие фонд перечисляет работнику.
Работодателю нужен настроенный доступ и действующий сертификат электронной подписи. В руководстве пользователя для работы через СЭДО настраивают сертификат организации: им подписываются запросы, отправленные через СЭДО. Там же есть настройка, которая проверяет подпись на входящих сообщениях, — чтобы сообщение пришло от фонда, а не от постороннего сервиса.
Что идёт через СЭДО
- Сведения для назначения и выплаты пособий: по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребёнком.
- Электронные листки нетрудоспособности: работодатель получает данные о больничном работника и передаёт фонду то, что нужно для расчёта.
- Запросы фонда: если для выплаты не хватает данных, фонд присылает запрос, а работодатель отвечает на него в том же канале.
- Извещения и ответы фонда на отправленные документы: так видно, принят документ или по нему есть замечания.
Зачем это работодателю
Через СЭДО проходит то, что раньше занимало бумагу и время: сведения по больничным и пособиям, запросы фонда и ответы на них. Всё лежит в одном канале, и по каждому документу видно, что с ним стало.
По прямым выплатам фонд назначает и платит пособие, но первые 3 дня собственной болезни работника оплачивает работодатель из своих средств — эти дни он рассчитывает сам. Исключения — уход за ребёнком, карантин и другие случаи, там фонд платит с первого дня. Данные для расчёта работодатель передаёт в фонд через СЭДО. Поэтому ошибка или задержка в сведениях — это задержка выплаты работнику, а не только внутренняя неприятность.
Частые вопросы
СЭДО — это то же самое, что ЭДО?
Нет. ЭДО — общее название электронного документооборота, а СЭДО — конкретный канал обмена документами между работодателем и Социальным фондом России. Внутри ЭДО бывают разные системы, СЭДО — одна из них.
Кто обязан работать через СЭДО?
Работодатели, которые передают в Социальный фонд сведения для назначения и выплаты пособий. Условия подключения и порядок обмена лучше уточнить в территориальном отделении фонда или в инструкции к вашей программе: правила могут отличаться в зависимости от программы и способа подключения.
Что нужно, чтобы начать обмен?
Доступ к системе и действующий сертификат электронной подписи организации. В программе настраивают сертификат, которым подписываются запросы, и проверку подписи на входящих сообщениях. Если сертификат не соответствует реквизитам организации, документы не уйдут.
Что делать, если фонд прислал запрос?
Ответить на него в том же канале и в срок, который указан в запросе. Если данных не хватает, фонд не может назначить пособие, поэтому задержка с ответом задерживает выплату работнику.
Хранить документы из СЭДО нужно?
Да, документы по пособиям относятся к кадровому и расчётному учёту, и их хранят по правилам архивного хранения. Электронные документы, подписанные электронной подписью, хранят в том виде, в котором они получены, — так их можно предъявить при проверке.
Когда документы по пособиям и больничным идут через СЭДО
Разобраться, что происходит с выплатами и цифрами
СЭДО — это канал обмена документами. Но за каждым больничным и пособием стоят деньги компании: сколько сотрудник получит на руки, сколько стоит компания и как это отражается в расходах.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране, чтобы выплаты и расходы на людей были видны вместе с выручкой и деньгами, а не отдельными таблицами.