Что такое регистрационный номер документа
Коротко
Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа. Он состоит из порядкового номера документа, который по усмотрению организации дополняют цифровыми или буквенными кодами по используемым классификаторам: индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица. Номер присваивают документу после подписания или утверждения.
Из чего складывается номер
Основа номера — порядковый номер документа в журнале или системе регистрации. Он идёт сквозной нумерацией за календарный год: первый исходящий письмо получает номер 1, следующее — 2, и так до конца года. С нового года счёт начинается заново.
К порядковому номеру организация добавляет коды, если так удобнее искать документ. Это индекс дела по номенклатуре дел, код корреспондента, код должностного лица. Набор кодов и порядок их расстановки каждая организация определяет сама в инструкции по делопроизводству.
Пример из практики делопроизводства: 059-01-06-321, где 059 — индекс организации в системе электронного документооборота, 01 — индекс подразделения, 06 — индекс дела по номенклатуре, 321 — порядковый номер письма. Составные части отделяют друг от друга точкой или дефисом.
Где номер стоит на документе
- В заголовочной части вместе с наименованием организации, наименованием вида документа и датой. Это обязательный набор реквизитов бланка.
- На бланке письма номер и дата стоят на одной строке: «№ 321/06 от 12.03.2026».
- В ссылке на поступивший документ номер переписывают из бланка входящего письма без изменений: «На № 12/08-14 от 03.05.2015». Тогда в тексте ответа не нужно повторять номер, дату и заголовок запроса.
- В распорядительных документах номер оформляют арабскими цифрами: знак «№» и порядковый номер, при необходимости с буквенным индексом.
Когда номер присваивают
Регистрационный номер проставляют на документе после его подписания или утверждения. Проект документа номера не имеет: до подписи это черновик, и нумерация может измениться.
Документ, составленный совместно двумя и более организациями, получает несколько номеров — по одному от каждой организации. Номера отделяют друг от друга косой чертой и ставят в той последовательности, в какой авторы указаны в заголовочной части документа.
Ведомственные инструкции по делопроизводству повторяют это правило: регистрационный номер присваивают после подписания, а совместный документ несёт номера всех органов власти, его издавших, в порядке их наименований.
Чем номер отличается от похожих реквизитов
| Что это | Где стоит | |
|---|---|---|
| Регистрационный номер | Идентификатор документа: порядковый номер и коды организации | В заголовочной части, рядом с датой |
| Дата документа | День подписания или утверждения | Рядом с номером |
| Индекс дела | Номер дела по номенклатуре, куда документ подшили | В номенклатуре дел и в номере, если организация его туда включила |
| Учётный номер | Порядковый номер экземпляра при печати тиража | На обороте последнего листа бумажного экземпляра |
Частые вопросы
Обязательно ли включать в номер индекс дела?
Нет. Порядковый номер — основа, а коды по классификаторам организация добавляет по своему усмотрению и закрепляет в инструкции по делопроизводству. Если кодов нет, номер состоит только из порядкового номера.
Что делать, если документ подписали две организации?
Каждая организация присваивает свой номер. На документе проставляют оба номера через косую черту в порядке, в котором авторы указаны в заголовочной части.
Можно ли поставить номер на проект документа?
Нет. Номер присваивают после подписания или утверждения. До этого документ не зарегистрирован, и номер ему не принадлежит.
Чем регистрационный номер отличается от даты?
Номер отличает документ от других документов того же вида, дата показывает, когда он подписан. Оба реквизита входят в заголовочную часть бланка и стоят рядом.
Что писать в ответном письме?
Ссылку на номер и дату поступившего документа. Их переписывают из бланка запроса без изменений: «На № 12/08-14 от 03.05.2015». Это избавляет от повторения номера, даты и заголовка в тексте ответа.
Как нумеруют распорядительные документы?
Арабскими цифрами: знак «№» и порядковый номер, при необходимости с буквенным индексом. Так оформляют приказы и распоряжения.
Когда документы теряются в папках и почте
Чтобы у каждой заявки и сделки был источник
Номер документа помогает найти его в своём архиве. Но когда заявки приходят из рекламы, звонков и мессенджеров, а сделки ведутся в CRM, документы и обращения расходятся по разным системам, и связать их между собой некому.
Я связываю рекламу, сайт, звонки, мессенджеры и CRM так, чтобы у каждой продажи был источник, а у каждой кампании — цена продажи.