Что такое ревизия в магазине
Коротко
Ревизия в магазине — это пересчёт товара и сверка того, что лежит на полках и складе, с данными учёта. После неё видно, где расходятся документы и факт: сколько товара не хватает, где его больше, чем записано, и где перепутаны наименования.
Чем ревизия отличается от инвентаризации
По сути это одно и то же: в торговле ревизией называют инвентаризацию товара в магазине. Слово «ревизия» чаще звучит в обиходе собственника и продавцов, «инвентаризация» — в документах и в законе.
Порядок проверки с 1 апреля 2025 года определяет ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждённый приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н: он обязателен для организаций. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, применяются в части, которая не противоречит стандарту. По результатам проверки стандарт требует, в частности, ведомость расхождений, а фиксировать данные можно в том числе фото- и видеофиксацией.
Зачем магазину ревизия
- Узнать, сколько товара на самом деле есть и совпадает ли это с учётом.
- Найти недостачу, излишки и пересортицу — случаи, когда по документам один товар, а на полке другой.
- Проверить работу сотрудников: часть расхождений появляется из-за невнимательности при приёмке или из-за воровства.
- Проверить состояние товара, сроки годности и соответствие ценников.
- Получить достоверные данные для бухгалтерской и налоговой отчётности: за недостоверные данные штрафуют по статье 120 Налогового кодекса и статье 15.11 КоАП.
Как проходит ревизия
Собственник или руководитель издаёт приказ: что пересчитываем, в какие сроки, кто входит в комиссию. Материально ответственные лица — обычно продавцы или заведующий — сдают приходные и расходные документы в бухгалтерию и расписываются, что весь товар оприходован, а выбывший списан.
Комиссия пересчитывает товар и записывает фактическое наличие в опись: наименование, характеристики, количество. Пересчитывают вручную на бумаге или сканером через товароучётную программу — второе быстрее и точнее, особенно если ассортимент большой.
Потом бухгалтерия составляет сличительную ведомость: построчно сравнивает опись с данными учёта. Расхождения объясняют письменно, а недостачу и излишки отражают в учёте.
Как часто её проводят
Закон не задаёт магазину единого срока: частоту определяет владелец. Она зависит от ассортимента и частоты поставок. В небольшой точке со скоропортящимся товаром пересчитывают каждый день, в магазине побольше или с непродовольственным товаром — раз в неделю, месяц или квартал.
В крупных магазинах проверяют регулярно, но выборочно: берут одну категорию и пересчитывают её, заодно проверяя состояние товара и ценники.
Есть и обязательные случаи, когда инвентаризацию проводят независимо от графика: например, при смене материально ответственного лица, при выявлении хищения и перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Перечень этих случаев — в пункте 15 ФСБУ 28/2023, утверждённого приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н. Статья 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ только относит установление таких случаев к законодательству и стандартам бухучёта.
Что находят при ревизии
| Что это | Что делать | |
|---|---|---|
| Недостача | Товар есть в документах, но отсутствует в магазине: неверно посчитали при приёмке или украли | Объяснить письменно, взыскать с материально ответственного лица в пределах его ответственности или списать в расходы по правилам учёта |
| Излишек | Товара больше, чем по документам: например, продали, но не списали | Оприходовать по учёту и разобраться, почему продажа не прошла |
| Пересортица | По документам одно наименование или артикул, по факту другое: перепутали при приёмке | Зачесть недостачу излишком того же товара другого сорта, если это разрешает учётная политика, либо оформить недостачу и излишек отдельно |
Как провести без остановки продаж
Магазин необязательно закрывать. Пересчитывают по частям: одну категорию или один отдел за раз, в часы низкого потока, а остальное в это время торгует. Так делают и в крупных магазинах, когда проверяют выборочно.
Помогает порядок в учёте: если каждая поставка и каждая продажа сразу попадают в товароучётную программу, сверять проще, а расхождений меньше. Сканер и мобильное приложение заменяют ручную запись и снимают часть ошибок пересчёта.
Частые вопросы
Ревизия и инвентаризация — это одно и то же?
Да. В магазине ревизией называют инвентаризацию товара: пересчёт и сверку с учётом. Порядок оформления описей и сличительных ведомостей с 1 апреля 2025 года определяет ФСБУ 28/2023, утверждённый приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н; Методические указания № 49 применяются в части, которая ему не противоречит.
Обязательно ли проводить ревизию в магазине?
Сам график проверок закон не задаёт — его определяет владелец. Но есть случаи, когда инвентаризацию проводят обязательно: например, при смене материально ответственного лица, при выявлении хищения и перед годовой бухгалтерской отчётностью. Перечень — в пункте 15 ФСБУ 28/2023. Если проверок нет вовсе, это не наказывается само по себе, но за недостоверные данные учёта и отчётности штрафуют по статье 120 Налогового кодекса и статье 15.11 КоАП.
Как часто нужно пересчитывать товар?
Зависит от товара и поставок. Скоропортящийся товар в небольшой точке пересчитывают хоть каждый день, остальной — раз в неделю, месяц или квартал. В крупных магазинах чаще проверяют выборочно, по одной категории.
Что делать, если нашлась недостача?
Её объясняют письменно и отражают в учёте. Дальше решают, взыскать сумму с материально ответственного лица или списать в расходы по правилам учёта. Основание — опись, сличительная ведомость и объяснение сотрудника.
Можно ли провести ревизию, не закрывая магазин?
Да. Пересчитывают по категориям или отделам в часы низкого потока, пока остальной зал торгует. Чем аккуратнее ведутся приход и списание в товароучётной программе, тем быстрее проходит сверка.
Кто отвечает за расхождения?
Материально ответственное лицо — обычно продавец или заведующий. Он сдаёт документы и расписывается перед пересчётом, а расхождения объясняет письменно. Размер взыскания ограничен его ответственностью по договору и закону.
Когда ревизия показала, что товар уходит непонятно куда
Чтобы видеть, на каком шаге магазин теряет деньги
Недостача на полке — это след. Причина обычно раньше: закупка не под спрос, реклама приводит не тех покупателей, цена не покрывает расходов, а часть заявок теряется на кассе и в переписке.
Я прохожу путь товара и клиента от рекламы до оплаты, сверяю кабинеты и CRM и считаю каждую потерю в рублях. После этого видно, что исправлять первым.