Регламентация это простыми словами
Коротко
Регламентация — это установление правил, которые определяют порядок какой-либо деятельности. Простыми словами: кто-то решает, как именно должна идти работа, и записывает это так, чтобы все делали одинаково. Правилами могут быть закон для страны, инструкция для отдела или порядок действий для одного сотрудника.
Что значит регламентация
Слово пришло из французского reglement — «упорядочение, распоряжение, предписание». В словарях регламентация определяется как установление правил, определяющих порядок какой-либо деятельности, и как подчинение этой деятельности определённому порядку.
В экономическом словаре регламентация описана шире: это совокупность норм, правил, стандартов и процедур, которые ограничивают и определяют формы деятельности. Туда входят не только законы и подзаконные акты, но и внутренние инструкции, положения, оргструктуры, регламенты предприятий и промышленные стандарты.
Где встречается регламентация
- В праве: закон наделяет участников отношений правами и обязанностями и тем самым задаёт, что можно и чего нельзя.
- В компании: должностные инструкции, положения об отделах, порядок согласования договоров, правила приёма заявок.
- В производстве: технологические карты, стандарты, требования к качеству.
- В быту и в языке: правила дорожного движения, распорядок дня, школьный устав — всё это тоже регламентация.
Чем регламентация отличается от регулирования и описания
Регламентация — это процесс и результат установления правил. Регулирование — более широкое слово: им называют и установление правил, и поддержание порядка, и управление чем-либо. Поэтому фразу «государственное регулирование» не заменяют на «государственная регламентация»: смысл сместится.
От описания регламентация отличается последствиями. Описание рассказывает, как устроен процесс сейчас, и никого ни к чему не обязывает. Регламентация задаёт, как должно быть, и за отклонение от неё наступают последствия — от замечания руководителя до юридической ответственности, если правило установлено законом.
Зачем регламентируют работу в бизнесе
Пока компания маленькая, все договорённости держатся на памяти собственника. Когда людей и процессов становится больше, один и тот же вопрос начинают решать по-разному, и результат зависит от того, кто сегодня на смене.
Регламентация убирает эту зависимость: порядок записан, новый сотрудник читает его в первый день, а спор решается по документу, а не по памяти. Заодно видно, на каком шаге теряются время и деньги, ведь процесс, который описан, можно посчитать и улучшить.
Обратная сторона тоже есть. Если расписать каждое движение и требовать буквы, люди перестают думать и работают по инструкции там, где нужен здравый смысл. Поэтому регламентируют повторяющееся и дорогое, а редкое и творческое оставляют на решение человека.
Что обычно входит в регламент
- Цель: какой результат должен получиться и зачем этот процесс нужен.
- Участники: кто запускает, кто выполняет, кто проверяет и кто отвечает за итог.
- Порядок шагов: что делают сначала, что потом, какие сроки на каждом шаге.
- Входы и выходы: с чем начинают работу и что должно быть на выходе — документ, заявка, готовый заказ.
- Точки контроля: где и кто проверяет результат, что считается браком или ошибкой.
- Что делать, если пошло не так: кому сообщают, кто решает, как исправляют.
Частые вопросы
Регламентация — это простыми словами что?
Это когда устанавливают правила, по которым идёт работа, и записывают их. Правила отвечают на вопросы «кто», «что», «в каком порядке» и «что считается результатом».
Чем регламентация отличается от регламента?
Регламентация — действие и результат: установление правил. Регламент — сам документ, в котором эти правила записаны. Можно сказать так: регламентация заканчивается регламентом.
Регламентация и регулирование — одно и то же?
Нет. Регулирование шире: это и установление правил, и управление, и поддержание порядка. Регламентация — та часть, где задают точные правила и порядок.
Зачем нужна регламентация в небольшой компании?
Чтобы работа не зависела от одного человека и не повторялись одни и те же ошибки. Но начинать стоит с двух-трёх процессов, где потери заметны, а не с описания всего подряд.
Когда регламентация мешает?
Когда правил слишком много и они связывают руки там, где нужен выбор. Признак — сотрудники выполняют инструкцию, хотя видят, что она ведёт к ошибке, и боятся отступить.
Кто пишет регламент?
Обычно тот, кто делает работу, а утверждает руководитель. Регламент, написанный человеком со стороны без участия исполнителей, часто описывает процесс не таким, какой он есть.
Чем регламентация отличается от стандартизации?
Стандартизация задаёт единые требования к продукту, услуге или процессу, часто по общим для отрасли документам. Регламентация задаёт порядок деятельности и может быть внутренней, для одной компании.
Читать в журнале
Когда правила пора не просто записать, а собрать в систему
Чтобы регламенты держались на цифрах, а не на памяти
Регламент сам по себе не показывает, где компания теряет деньги: он лишь фиксирует, как идёт работа. Понять, какие процессы стоит описать первыми и что они изменят, можно только по цифрам бизнеса.
Я собираю цифры компании на одном экране и настраиваю их ежедневное обновление: выручка, заявки, деньги, маржа. По такой панели видно, какой процесс даёт сбой, и уже под него пишется регламент.