Что такое ревизия кассы
Коротко
Ревизия кассы — это пересчёт наличных денег и денежных документов в кассе и сверка полученной суммы с данными учёта. Проводят её по решению руководителя, чаще всего внезапно, чтобы проверить работу кассира и сохранность денег. Если фактический остаток не совпал с учётным, комиссия фиксирует недостачу или излишек.
Чем ревизия отличается от инвентаризации
Инвентаризация кассы — общее название проверки наличных и денежных документов по месту хранения у материально ответственного лица. Ревизией обычно называют внезапную проверку: о ней не предупреждают, дату заранее не объявляют, и проводят её, чтобы застать кассу в обычном состоянии.
Порядок и сроки таких проверок организация определяет сама и закрепляет в учётной политике или отдельном положении о порядке проведения инвентаризации. В положении стоит записать, сколько внезапных ревизий бывает за год и кто входит в комиссию: иначе каждая проверка превращается в спор о том, кто вправе пересчитывать деньги.
Когда ревизия обязательна
Помимо проверок по решению руководителя, инвентаризацию кассы проводят обязательно: перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, при смене материально ответственного лица — назначении, перемещении или увольнении кассира, при выявлении хищений или порчи ценностей, а также при реорганизации и ликвидации организации. Эти случаи перечислены в статье 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и в пункте 15 ФСБУ 28/2023.
Внезапная ревизия в этот перечень не входит: её назначают приказом руководителя, когда нужно проверить кассира. Часто при такой проверке смотрят только наличные деньги, а не все ценности в кассе, — этого достаточно, чтобы поймать недостачу.
Как проходит ревизия
- Руководитель издаёт приказ о проведении ревизии и утверждает состав комиссии. В комиссию не включают кассира — он материально ответственное лицо и при проверке только присутствует.
- До начала пересчёта с кассира берут расписку: его личных денег в кассе нет. Без неё потом не докажешь, что найденная сумма не принадлежит работнику.
- Комиссия пересчитывает наличные и денежные документы, сверяет остаток с данными учёта и показаниями контрольно-кассовой техники.
- Результат оформляют актом: в нём указывают фактический остаток, учётный остаток и расхождение. Акт подписывают все члены комиссии, руководитель и кассир.
- Если нашли недостачу или излишек, у кассира берут письменное объяснение: без него неясно, куда делись деньги и как это исправлять в учёте.
Какие документы оформляют
Строгого бланка закон не устанавливает. Удобно взять готовый: акт о проверке наличных денежных средств кассы по форме № КМ-9, утверждённый постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, или инвентаризационную опись наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 из постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Обе формы с 2013 года не обязательны, но служат готовым шаблоном.
Если акт составляют в своей форме, в нём должны быть обязательные реквизиты первичного учётного документа из статьи 9 Закона № 402-ФЗ: название документа, дата, название организации, содержание операции, натуральные и денежные измерители, должности и подписи ответственных. Акт по итогам ревизии по инициативе руководителя делают в двух экземплярах: один остаётся в бухгалтерии, второй отдают кассиру.
Недостача и излишек
При недостаче работодатель проводит проверку, устанавливает размер и причины ущерба, истребует у кассира письменное объяснение и выясняет, есть ли основания для взыскания. Ущерб в пределах среднего месячного заработка взыскивают по распоряжению работодателя, изданному не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба, без согласия работника. Для взыскания суммы сверх среднего заработка нужны основания полной материальной ответственности; при отказе работника от добровольного возмещения взыскание проходит через суд (статья 248 Трудового кодекса).
Излишек в кассе — тоже нарушение: он означает, что в учёте не отражена выручка или выдана неверная сдача. Излишек принимают к учёту и разбираются, откуда он взялся. Если излишек обнаружит налоговая инспекция при своей проверке, организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 ₽, а руководителю — от 4 000 до 5 000 ₽ по статье 15.1 КоАП.
Частые вопросы
Обязательно ли проводить ревизию кассы, если работаю без наличных?
Если наличных денег и денежных документов в кассе нет, проверять нечего. Но как только появляются наличная выручка, подотчётные суммы или денежные документы, инвентаризация кассы становится обязательной перед годовой отчётностью и при смене кассира.
Можно ли провести ревизию без кассира?
Внезапную ревизию проводят в присутствии кассира: он должен расписаться в акте. Если кассир болеет или в отпуске, порядок передачи кассы и проверки без него стоит заранее прописать в положении о порядке проведения инвентаризации.
Кто входит в комиссию по ревизии кассы?
Состав комиссии утверждает руководитель приказом или закрепляет в положении об инвентаризации. Кассир в комиссию не входит, потому что он материально ответственное лицо: проверять самого себя он не может.
Что делать, если нашли недостачу?
Зафиксировать сумму в акте, провести проверку причин ущерба и истребовать у кассира письменное объяснение. Если установлены основания ответственности, ущерб в пределах среднего месячного заработка можно взыскать распоряжением работодателя в течение месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Сумму сверх среднего заработка взыскивают при наличии оснований полной материальной ответственности: добровольно или через суд.
Нужна ли ревизия кассы при смене главного бухгалтера?
Инвентаризацию кассы проводят при смене материально ответственного лица. Главный бухгалтер деньги в кассе обычно не хранит, поэтому проверку привязывают к смене кассира, а не бухгалтера.
Чем грозит излишек в кассе?
Излишек значит, что наличные не отражены в учёте. Его принимают к учёту и выясняют причину. Если излишек выявит налоговая инспекция, организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 ₽, руководителю — от 4 000 до 5 000 ₽ по статье 15.1 КоАП.
Читать в журнале
Когда наличные в кассе перестали сходиться с учётом
Чтобы видеть, сколько денег в бизнесе на самом деле
Ревизия показывает расхождение в кассе на сегодня. Причина обычно шире: выручка проходит мимо учёта, расходы не записаны, и собственник видит не те деньги, что есть.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: выручка, заявки, деньги, маржа. Тогда расхождение в кассе видно сразу, а не на внезапной проверке.