Что такое расходная накладная
Коротко
Расходная накладная — первичный документ, которым поставщик отпускает товар покупателю или передаёт его внутри компании. В ней перечисляют, что именно отпущено, сколько и по какой цене, ставят подписи того, кто отпустил товар, и того, кто его принял.
Зачем нужна расходная накладная
Расходная накладная фиксирует выбытие товара со склада: продажу, передачу другому подразделению, возврат. По ней списывают товар с учёта и подтверждают, что покупатель получил именно то, что заказал.
Документ подписывают два сотрудника: тот, кто отпустил товар, и тот, кто его принял. Без второй подписи накладная не доказывает передачу.
Руководитель компании утверждает перечень лиц, которые вправе подписывать первичные документы на отпуск товарно-материальных ценностей. Если подписывает не директор, нужна доверенность или приказ о праве подписи.
Какие реквизиты указать
- Название документа и дата его составления. Дату отгрузки при необходимости указывают отдельно: она может не совпадать ни с датой составления, ни с датой перехода права собственности, которую прописывают в договоре.
- Номер накладной. Он нужен для внутреннего контроля; пропуск номера не делает документ недействительным.
- Наименование поставщика и покупателя. Пишут полное или сокращённое название, ошибка в организационно-правовой форме делает документ ненадёжным.
- Перечень товаров: наименование, единица измерения, количество, цена за единицу и общая стоимость.
- Подписи и должности отпустившего и принявшего товар, печати сторон, если их применяют.
Сколько экземпляров и как хранить
Расходную накладную составляют в двух экземплярах: первый остаётся у продавца, второй передают покупателю. Оба экземпляра подписывают и отпускающий, и принимающий.
Форму расходной накладной компания разрабатывает сама, если не использует унифицированный бланк. Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Чем расходная накладная отличается от товарной
| Расходная накладная | Товарная накладная | |
|---|---|---|
| Кто оформляет | Продавец при отпуске товара | Продавец при передаче товара покупателю |
| Подписи | Отпустивший и принявший | Отпустивший и принявший |
| Когда применяют | Продажа, внутреннее перемещение, возврат | Продажа или передача товара |
| Форма | Свободная, если нет своего бланка | Унифицированная форма № ТОРГ-12 или своя |
Частые вопросы
Обязательна ли расходная накладная при продаже?
Обязателен первичный документ, подтверждающий передачу товара, но не обязательно документ под названием «расходная накладная»: подойдут ТОРГ-12, УПД или самостоятельно разработанная форма с обязательными реквизитами части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. В рознице с физлицом достаточно кассового чека. При доставке транспортной компанией дату перехода права собственности определяет договор, и документ подписывают в момент, который в нём указан.
Можно ли составить расходную накладную в свободной форме?
Да. Обязательные реквизиты по части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ: наименование документа; дата составления; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц; наименование должности лица, совершившего сделку и ответственного за её оформление, либо ответственного за оформление события; подписи с фамилиями и инициалами или иными данными для идентификации подписантов.
Кто подписывает расходную накладную со стороны покупателя?
Сотрудник, которого руководитель уполномочил принимать товар. Если товар получает водитель или другой представитель, нужна доверенность или приказ.
Нужна ли печать на расходной накладной?
Если компания применяет печать, её ставят. Отсутствие печати при наличии подписей не лишает документ силы, но контрагент может запросить её для подтверждения.
Читать в журнале
Когда нужен агент, который сам разбирает документы
Автоматизировать проверку накладных
Если накладных сотни в месяц, ручная проверка реквизитов и сумм отнимает время. ИИ-агент может сверять данные из накладных с заказом и учётной системой.
Я собираю агента под конкретную задачу: он подключается к CRM, 1С и почте, проверяет документы на ваших реальных случаях и отдаёт результат.